Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

«Автофокус»

Кто придумал. Марк Форстер, эксперт по самоорганизации и личной эффективности.

В чём заключается: сначала нужно записать все ваши дела (все — это значит всё, что вы хотите когда-либо сделать). Потом неспешно читайте этот список, пока не остановитесь на какой-то задаче — это должно произойти как бы само собой, интуитивно. Если почувствовали, что хотите заниматься этой задачей, — займитесь ей, и делайте это до тех пор, пока вам хочется. Если вы закончили дело — вычеркните его из списка, а если нет — перенесите в конец списка. После этого продолжайте работать со списком задач, каждый раз выбирая себе дело по душе.

Кому подходит: творческим людям, которым тяжело следовать строго определённому плану. А также тем, кто предпочитает интуитивный подход рациональному. Но когда нужно чётко соблюдать сроки и есть много внешних обязательств, «Автофокус» может не подойти.

Обзор приложений для тайм-менеджмента

Не стоит отказываться от технических новинок, учась управлять временем. Успешные люди охотно используют их и считают одним из лучших изобретений человечества.

Обзор на самые интересные варианты приведён в списке:

Clear. Приложение было создано около 10 лет назад и представляет собой виртуальный блокнот, в котором можно фиксировать дела и вычёркивать сделанные.
1-3-5 List. Приложение работает по типу техники «1-3-5»

В нём дела сортируются по степени важности, выделяя одну первостепенную задачу, три средних и пять малозначительных. RescueTime

Интересный вариант, с помощью которого можно сделать полноценный анализ временных затрат за день. Причём программа способна отправлять предупреждения, отметив незапланированный расход времени.
Trello. Софт доступен уже около 10 лет. Он подходит тем, кто предпочитает визуализировать задачи максимально ярко. Приложение выглядит как гигантская доска, на которой размещаются карточки с делами по степени важности. После отметки о выполнении оставшиеся задачи автоматически переходят из одной категории в другую.
Loop — Habit Tracker. Максимально функциональный софт помогает не просто грамотно распоряжаться временем, но и выработать полезные привычки надолго.
focus@will – необычное приложение, подбирающее по результатам предварительного тестирования лучшее музыкальное сопровождение для выполнения той или иной работы.

https://www.youtube.com/watch?v=10pTEiXr2w4 Рабочие приемы в тайм- менеджменте

Запросы жонглирования от других

Большинство офисов приходят со своей долей отвлекающих факторов, поэтому ваш работодатель может поинтересоваться вашими навыками тайм-менеджмента в этом отношении. Вопрос, который вы можете получить, звучит так: «Как вы справляетесь с ситуацией, когда болтливый коллега начинает говорить с вами именно тогда, когда вам нужно закончить проект?» Вас также могут спросить, как бы вы расставили приоритеты для запросов от нескольких разных менеджеров одновременно. По сути, любой вопрос, сформулированный таким образом, ищет вашу способность очерчивать границы вашего времени и общаться с людьми, когда вам нужно работать.

Главные 5 лайфхаков управления своим временем

Поняв, что такое тайм-менеджмент, что это значит «планировать» и как нужно ставить перед собой цели можно осознать особенности этой методики в полной мере.

Но на практике оказывается, что вырабатывать полезные для управления временем навыки сложнее, чем кажется на первый взгляд. Есть несколько полезных лайфхаков, которые помогут справиться с этой задачей:

1. Цели нужно разделять на две группы: первостепенные и второстепенные. Первостепенные задачи формулируются и расставляются так, чтобы они обязательно выполнялись в течение дня. Второстепенные цели не ограничиваются количеством. В теории тайм-менеджмента считается, что перечень необходимо составлять таким образом, чтобы 20% из них исполнялось точно, а остальное – в зависимости от внутренних ресурсов и желаний человека.
2. Нельзя забивать свой график слишком плотно. В ежедневном плане обязательно должно быть свободное время на случай форс-мажорной ситуации. Если она не случится, то в этот период можно заняться второстепенными целями. Также рекомендуется выделять один раз в отчётный период (одна или две недели) свободный день для того, чтобы дать себе отдохнуть, оценить себя и доделать те задачи, на которые не хватало времени за прошедшее время.
3. Мотивирование должно быть разнообразным. Нельзя в качестве мотиватора устанавливать исключительно материальные или нематериальные блага. Кроме того, нельзя лишать себя чего-то (например, любимых сладостей) и превращать их в стимул для повышения эффективности. Также не рекомендуется полностью переводить мотивацию в имущественную сферу. Этим можно быстро перенасытиться, и тогда степень заинтересованности в выполнении задачи упадёт ниже первичного уровня.
4. Расставляя приоритеты нельзя фокусироваться исключительно на одной сфере жизни. Если в первых номерах всегда будет только учёба и работа, то сил для эффективного труда не останется. В перечне обязательно должны быть пункты, которые касаются личного развития, быта и досуга.
5. Планирование должно приносить удовольствие. Нужно выбрать самую удобную методику, которая превратится в хобби. Это может быть ведение электронного журнала или бумажного ежедневника, работа в мобильном приложении или с помощью облачных технологий. Также для планирования можно использовать свои социальные сети, например – оставлять ежедневно по одной записи в своём блоге о выполненных целях для отслеживания прогресса.

Не отвлекайтесь

Мы живем во время триумфа технологий, гаджетов и других полезных приспособлений. Нередко, когда мы выполняем какую-либо работу, мы начинаем отвлекаться на телефон, на многочисленные сообщения в вайбере и whats’up. Что уже говорить о проверке новостей социальных сетей: инстаграмма, вконтакте, ютюба и так далее. Чтобы добиться продуктивного выполнения задания, старайтесь как можно меньше отвлекаться на смартфоне. Если вы любите проверять новости друзей, установите определенно время, когда вы сможете зайти и все проверить. Это поможет вам лучше концентрироваться. Как говорится, делу – время, а потехе – час.

Чтобы научиться управлять временем, нужно расставлять приоритеты и правильно организовывать свою деятельность. Используйте рекомендации, указанные в статье. Через несколько недель посмотрите, изменился ли ваш распорядок дня. Скорее всего, вы будете удивлены тем, что у вас появилось намного больше свободного времени. Успехов и удачи!

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

• Постановка целей
• Планирование и распределение времени
• Делегирование задач и управление ресурсами
• Анализ затрат времени
• Фиксация времени
• Приоритизация
• Составление списков
• И многие другие

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

В России об управлении временем впервые начал говорить революционер и общественный деятель А. К. Гастев, который в 20-х годах XX столетия был директором центрального института труда. Он начал развивать идеи о личной эффективности человека и об эффективном использовании времени. Уже в начале 70-х годов появился первый метод, позволявший управлять личным временем, под названием «Хронометраж». Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

• Анализ
• Разработка и составление стратегий
• Целеполагание
• Планирование и приоритизация
• Реализация процесса
• Контроль достижения целей

Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск

Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь

Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.

На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:

• Стратегическое планирование
• Тактическое планирование
• Оценка личной эффективности
• Оценка управленческой эффективности
• Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
• Определение основных факторов для выработки собственного плана
• Умение расставлять приоритеты
• Инструмент «Mind Mapping»
• Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
• Анализ достигнутого
• Изучение методик совершенствования процесса достижения целей

Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.

Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

Каждый день с утра составлять список дел.
Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Советы по управлению рабочим временем

Эта группа советов поможет организовать конкретно рабочее время, стать эффективнее и повысить как личные деловые показатели, так и выстроить работу целой команды.

Совет 1: Выстройте четкое планирование на каждый день, неделю, месяц

Залог успешной и продуктивной работы внутри большого коллектива — четкая постановка целей и задач. Каждый сотрудник выполняет лишь небольшую, но важную часть работы, которая в конечном счете приводит к достижению глобальных целей компании.

Чтобы у сотрудников не было «расфокуса», а было только четкое видение личных задач, важно проработать с каждым подчиненным его индивидуальный план работы. Если каждый сотрудник будет знать свои глобальные и мелкие задачи на месяц, неделю и день, то он сможет более сфокусировано и оперативно их выполнять

Самое большое внимание следует уделить ежедневному планированию. Каждому сотруднику следует прописывать рабочий план на день в уже совершенном виде (не «Собираюсь подписать 3 контракта», а «Подписал 3 контракта»)

В конце дня важно отметить все выполненные дела. 

`pc`

{{/pc}}

`mobile`

{{/mobile}}

Только в этом случае сотрудники смогут стать наиболее продуктивным и будут иметь возможность в индивидуальном порядке детально отслеживать свою результативность. Каждый наглядно сможет изчать свой прогресс: 

• что не получилось сегодня и почему?
• сколько задач было «закрыто» на прошлой неделе и сколько планируется закрыть сегодня?
• мы видим рост продуктивности или снижение?

Совет 2: Используйте корпоративные инструменты  

Чтобы повысить эффективность работы целого коллектива, важно правильно организовать деятельность каждого сотрудника. Зачастую это достигается с помощью единых удобных и функциональных пространств для общения, в которых работает весь коллектив

Например, сегодня наиболее сбалансированный и популярный инструмент для бизнес-коммуникации — это корпоративные мессенджеры.

Такие приложения, благодаря своему богатому функционалу, станут ультимативными инструментами по тайм-менеджменту на рабочем месте. Корпоративные мессенджеры позволяют:

• полностью избавиться от лишнего информационного шума и хаоса в чатах, а также разделять рабочие и личные переписки (чтобы не отвлекаться на новости, личные сообщения, паблики с развлечениями и не тратить время зря);
• отслеживать продуктивность команды — например, мессенджер Compass есть профили сотрудников, в которых отображается подробная статистику активности по дням, среднее время ответа и т.д.;
• создавать отдельные чаты и пространства под все текущие цели и задачи.

`pc`

{{/pc}}

`mobile`

{{/mobile}}

Совет 3: «Уходите в поток» для решения больших задач

Если вы столкнулись с очень объемной и сложной рабочей задачей, то следует грамотно распределить свое время для ее выполнения. Многие задачи требуют большой фокусировки. При этом у сотрудника, помимо основного дела, есть еще масса «мелких» задач и отвлекающих факторов, которые отрывают его от главного фокуса и не дают качественно завершить задачу.

В случае, если вы понимаете, что не справляетесь с большим поручением, целесообразно будет применить тактику «потока». Вам необходимо примерно понять, сколько сфокусированного рабочего времени понадобится на большую задачу. После чего следует отключить все уведомления, предупредить коллег, отложить все дела и бросить силы на выполнение задачи.

Принцип заботы о себе: внутренняя и внешняя ценность

Что для вас ценно? Откуда проистекает ваша самооценка? Поскольку стиль есть самовыражение, то важно строить свое самоуважение на прочной основе, а не на преходящих физических свойствах или внешних факторах. Основной принцип заботы о себе — найти разницу между внутренней и внешней самооценкой. Наши друзья, возлюбленные (и даже мы сами) очень часто придают первостепенное значение отношениям, материальным благам и символам статуса

Нет абсолютно ничего плохого в том, чтобы гордиться достижениями вашего возлюбленного, но это не тот источник, откуда вам следует черпать самоуважение. Не стоит также впадать в зависимость от других внешних элементов, будь то работа, роскошная машина, дизайнерская сумочка или дорогое жилье в нужном вам районе. Парень может расстаться с вами, работу можно потерять, а машину разбить в лепешку. Если ваша самооценка основана на преходящих вещах или на неподвластных вам факторах, будет очень трудно противостоять проблемам, которые жизнь вам, безусловно, пошлет. Так рождается неуверенность, которая может стать главным врагом женщины. Поэтому не позволяйте другим говорить вам, кто вы такая и чего достойны. Приравнивать эту внешнюю ценность к внутренней — все равно, что строить карточный домик: все может рухнуть в мгновение ока

Наши друзья, возлюбленные (и даже мы сами) очень часто придают первостепенное значение отношениям, материальным благам и символам статуса. Нет абсолютно ничего плохого в том, чтобы гордиться достижениями вашего возлюбленного, но это не тот источник, откуда вам следует черпать самоуважение. Не стоит также впадать в зависимость от других внешних элементов, будь то работа, роскошная машина, дизайнерская сумочка или дорогое жилье в нужном вам районе. Парень может расстаться с вами, работу можно потерять, а машину разбить в лепешку. Если ваша самооценка основана на преходящих вещах или на неподвластных вам факторах, будет очень трудно противостоять проблемам, которые жизнь вам, безусловно, пошлет. Так рождается неуверенность, которая может стать главным врагом женщины. Поэтому не позволяйте другим говорить вам, кто вы такая и чего достойны. Приравнивать эту внешнюю ценность к внутренней — все равно, что строить карточный домик: все может рухнуть в мгновение ока.

А вот внутреннюю самооценку у вас никто никогда не отнимет. Ваши достижения, черты характера, уникальные качества и умения останутся с вами, что бы ни случилось. Именно на этих элементах стоит сосредоточиться, когда вам нужно набраться уверенности в себе. Может быть, вы хорошо шьете, рисуете, мастерите; или вовсе не занимаетесь рукоделием, но замечательно готовите; или никогда не готовите, но знаете лучшие рестораны с доставкой еды на дом и безошибочно угадываете время, когда туда лучше всего звонить, — все, что у вас хорошо получается и чем вы гордитесь, может стать источником глубинной уверенности.

Изюминка может заключаться даже в простом проявлении учтивости.

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента

Если вы хотите стать более эффективным на своей нынешней работе или успешно найти новую работу, воспользуйтесь следующими советами, чтобы развить свои навыки тайм-менеджмента:

1. Решите, какие задачи нужно выполнить

Определите, что означает «эффективный» для вашей должности и вашей компании. После того, как вы определили задачи, необходимые для вашей работы, установите реалистичные цели, основанные на ожидаемом качестве работы и сроках, которые вам даны.

Установление сроков для ваших целей, естественно, поможет вам упорядочить ваши задачи. Как правило, при работе над достижением целей лучше отдавать предпочтение нескольким важным задачам, чем выполнять множество менее важных задач ( правило 80/20 ).

2. Разработайте систему тайм-менеджмента

После того, как вы решили, что собираетесь делать, выясните, как спланировать работу.

Независимо от того, используете ли вы существующие системы управления временем или создаете собственную систему, убедитесь, что ваша система учитывает такие факторы, как:

• сколько различных видов работы у вас есть
• насколько или какой подотчетности вам нужно сосредоточиться
• как часто на вашей работе возникают срочные дела
• время суток, в которое вы любите работать
• количество часов целенаправленной работы, которое вы можете выполнять

Проводите регулярные обзоры того, что работает и не работает в вашей системе тайм-менеджмента. Возможно, вам придется попробовать множество систем, прежде чем вы найдете лучшую для себя.

3. Используйте технологии

Хотя технологии иногда отвлекают, они также могут быть использованы для повышения производительности. Программное обеспечение доступно для всех аспектов работы, от организации и планирования до фокусировки.

Примеры инструментов тайм-менеджмента включают в себя:

• цифровые доски для канбан и скрам
• виртуальные ноутбуки
• программное обеспечение для планирования
• трекеры помидоров
• трекеры времени , которые фиксируют, сколько времени вы тратите на разные задачи
• фокусные приложения

Как управлять временем – взгляд Глеба Архангельского

В России пионером ТМ по праву считается Глеб Архангельский. Нельзя назвать его новатором в сфере управления временем, но первые книги о ТМ на русском языке написал именно он. Понятные тексты со множеством примеров из практики делает его настоящим гуру грамотного управления личными ресурсами.

Рассмотрим основные принципы методики Архангельского.

Глеб Архангельский – гуру российского тайм-менеджмента

Принцип 1. Самоорганизация

Качественную и эффективную систему тайм-менеджмента каждый должен разработать для себя сам. Организация личного времени – индивидуальное мероприятие, «индпошив». Слепое заимствование приемов и методик у других не приведет к полноценному управлению ресурсами. Систему надо подстраивать под свой характер, свои потребности и род деятельности.

Принцип 2. Не поддавайтесь стереотипам

Есть множество стереотипов о планировании, организации рабочего времени и прочих важных вещах. Единственный критерий работоспособности вашей личной системы ТМ – повышение эффективности. Если методы действительно помогают вам действовать продуктивнее, значит, они работают – но только в отношении вас.

Принцип 3. Эффективное мышление

В этом моменте Архангельский перекликается с Брайаном Трейси: правильное мышление – важнейший стимул для саморазвития.

Мышление становится эффективным, когда вы занимаетесь самообразованием и хотите стать первым в том, чем занимаетесь. Конкуренция подстегивает вас и помогает оптимизировать время, находя его в достаточном количестве для самых главных вещей.

Принцип 4. Все можно усовершенствовать

Нет предела совершенству ни в мире технологий, ни в мире человеческой самоорганизации. Не останавливайтесь на достигнутом – в работе, во всех аспектах жизни всегда есть моменты, которые можно оптимизировать, улучшить или (при необходимости) убрать из своего списка.

Принцип 5. Информационная самодисциплина

Нас окружает переизбыток ненужных сведений. Современная техника сделала человека зависимым от внешней информации. Нередко люди уже не выбирают, что им читать и смотреть, а лишь пользуются навязанными извне предложениями.

Решите для себя – действительно ли вам нужно видеть напоминания из соцсетей и мессенджеров, важно ли просматривать все подряд письма в почте, нужна ли рассылка, которая приходит вам ежедневно уже в течение месяцев?

Ограничивайте источники информации – большая часть новостей, которые вы просматриваете, ни имеет к вам никакого отношения и не несет для вас никакой практической пользы. Сократите время просмотра новостей до минимума и выбирайте только то, что действительно ценно для повышения вашей эффективности.

Посмотрите выступление Глеба Архангельского на “SYNERGY INSIGHT FORUM”:

https://youtube.com/watch?v=cW-8bulBgXE