Как организовать эффективную работу
Как мы уже выяснили, мультизадачность — это путь в никуда. Какие же есть альтернативы успевать много и хорошо? Вот несколько советов, чтобы повысить эффективность работы.
Ограничивайте список дел
Мы входим в ступор, когда нужно приступить к большому проекту или переделать пару десятков дел из to-do списка. Так нельзя — огромный объем работ демотивирует и в конце дня вы чувствуете себя неудачником. Включите в список 3-5 важных задач, а если справитесь с ними раньше, никто не запрещает докинуть пару дел в список.
Синхронизируйте список дел и рабочий график
Посмотрите свои планы на день и оцените, сколько реально времени у вас есть на выполнение дел из списка, с учетом перерывов и перемещений.
Вовремя останавливайтесь
Мы прокрастинируем, когда не знаем, за что хвататься в начале рабочего дня. Чтобы знать, что делать, прекратите работу над задачей, когда точно знаете следующий шаг. Так вы быстро включитесь в работу на следующий день.
Будьте организованны
Высокоэффективные люди организуют свою работу так, чтобы быстро находить нужную информацию и не тратить время на поиск идей и напоминаний
Обратите внимание на систему GTD (Getting Things Done) Дэвида Аллена, которая расставляет все по полочкам и освобождает мозг для осознанной и эффективной работы
Держите в узде вредные привычки
Когда вы постоянно отвлекаетесь, продуктивность и IQ падают. Не давайте себе отвлекаться — прячьте телефон, ставьте мессенджеры в режим «не беспокоить», надевайте наушники, чтобы коллеги не отвлекали разговорами.
Расставляйте приоритеты
Быть эффективным на работе значит уметь говорить «нет»
Подумайте, что действительно важно и какие задачи движут вас к цели. Не беритесь за задачи-пустышки
Используйте методику целеполагания, основанную на данных — Цели и ключевые результаты, OKRs (Objectives and Key Results) как способ сосредоточить усилия на достижении четко определенных измеримых целей.
Самые важные задачи — в первую очередь
Мотивация и креативность утром находятся на пике, поэтому используйте умственную энергию по максимуму в начале дня. Отложите на несколько часов рутинные задачи.
Планируйте завтрашний день сегодня
Составьте вечером текущего дня список дел на завтра. Не для того, чтобы думать о делах ночью, а чтобы утром не терять время и силы на планирование, а сразу включаться в работу. Запланируйте такую задачу, которая содержит посильный вызов. Именно такие задачи — сложные, но выполнимые — вводят в состояние потока и заставляют работать на пике эффективности.
Используйте время ожидания, чтобы победить административные задачи
Ожидание в очереди, на остановке транспорта, в лифте, в банке нужно эффективно использовать. Возьмите с собой книгу, которую давно планировали прочитать, проверьте почту, ответьте в мессенджерах. Как вариант — проветрите голову и понаблюдайте за миром вокруг.
Не беспокоить
Освободите время, в которое никто не будет отвлекать вас. Отметьте этот период на своем календаре, закройте почту и мессенджеры или вообще отключитесь от интернета для надежности
Сфокусируйтесь на важной задаче на час или два
Используйте правильные установки
Не накручивайте себя, повторяя «Мне так много нужно успеть сегодня» или «Я ничего не успеваю». Вместо этого говорите себе: «Сегодня мне нужно сосредоточиться на этих двух задачах». Смена точки зрения творит чудеса с уровнем мотивации и энергичности.
Общайтесь и выясняйте
Всем нам приходится общаться в процессе работы. Чтобы повысить свою эффективность, нужно эффективно взаимодействовать с другими. Лучший способ избежать ненужных переделок и потерянного времени — устранить непонимание и неверное толкование. А для этого нужно задавать вопросы и добывать информацию. Сделайте правильно с первого раза и вы сэкономите кучу времени и сил, не возвращаясь к задачам и не переделывая их.
Находите способы делать то, что нравится
Когда вам нравится то, что вы делаете, когда работа бросает вам вызов и вы справляетесь — то становитесь более вовлеченным и эффективным. Подумайте, какие стороны работы приносят больше всего удовольствия, за какие способности вас хвалят и с какими проектами обращаются коллеги. Будьте креативны при решении рутинных задач — ставьте рекорды скорости, учите что-то новое каждый день, пробуйте новые способы решения задач.
Рекомендации для управления многозадачностью
Создание рабочей среды для концентрации внимания
Создание рабочей среды для концентрации, играет важную роль в эффективном управлении многозадачностью. Вам необходимо создать окружение, в котором концентрация и фокус будут приоритетом. Избегайте мест, где постоянно возникают отвлекающие факторы — шум, яркий свет или постоянное общение с коллегами. Создайте свое рабочее пространство, которое способствует продуктивности и позволяет сосредоточиться на задачах.
Планирование и организация времени
Планирование и организация времени являются неотъемлемыми частями эффективного управления многозадачностью. Разработайте систему планирования, которая соответствует вашему стилю работы. Разделите свои задачи на более мелкие подзадачи и установите приоритеты. Используйте различные инструменты, такие как ежедневные списки дел, календари или помощники по управлению задачами, чтобы лучше организовать свое время
Помните о важности реалистичного распределения задач для избежания перегрузки и повышения эффективности.
Делегирование задач и сотрудничество
Делегирование задач и сотрудничество являются существенными аспектами успешного управления многозадачностью. Разбейте задачи на более мелкие подзадачи и распределите их между членами команды, если это возможно. Делегирование помогает распределить нагрузку и концентрироваться на ключевых задачах. Кроме того, обратитесь к коллегам или сотрудникам за советами или помощью при необходимости. Сотрудничество и обмен идеями могут привести к более эффективному выполнению задач и достижению лучших результатов. Эффективное управление многозадачностью требует создания рабочей среды без отвлечений, планирования и организации времени, а также делегирования задач и сотрудничества. Соблюдение данных рекомендаций поможет вам управлять своими задачами более эффективно, достигать результатов и избегать иллюзии продуктивности.
Важно отметить, что многозадачность имеет свои преимущества и ограничения. В современном мире, где требования к нашей производительности и эффективности высоки, многозадачность может показаться привлекательным решением
Мы стремимся сделать больше в меньшее время, чтобы быть конкурентоспособными и достичь наших целей. Однако, для некоторых людей, многозадачность может стать иллюзией продуктивности, которая на самом деле отнимает у них концентрацию и качество работы.
Хотя многозадачность может быть полезной в определенных ситуациях, она также несет ряд вредных последствий. Многие исследования показывают, что частое переключение между задачами может ухудшать когнитивные функции и снижать продуктивность. Постоянное прерывание работы может приводить к ошибкам, потере времени и утомлению. Примером такого негативного влияния может служить постоянная проверка электронной почты или социальных сетей во время выполнения важных задач. Недостаток фокуса и концентрации может привести к снижению качества выполняемой работы и увеличению вероятности совершения ошибок. Однако, необходимо признать, что некоторые профессии и ситуации действительно требуют от нас способности эффективно выполнять несколько задач одновременно. Например, менеджеры, которым нужно координировать работу команды и одновременно принимать стратегические решения, часто сталкиваются с необходимостью многозадачности. В таких случаях, развитие навыков управления временем и приоритетов становится ключевым. В итоге, многозадачность может быть как ключом к эффективности, так и иллюзией продуктивности, в зависимости от контекста и способностей каждого отдельного человека
Важно уметь адаптироваться и выбирать подход, который наилучшим образом соответствует особенностям задачи и собственным возможностям. Сбалансированное использование многозадачности в сочетании с умением фокусироваться на важных задачах может стать настоящим ключом к эффективности в современном мире работы
Как разумно выполнять параллельно много дел
Иногда многозадачность вполне уместна. Например, если вы долго добираетесь на работу на общественном транспорте или такси — свободное время вполне можно ответить на почту или послушать аудиокнигу. Аналогичным образом, стоя в очереди на Почте России — вполне уместно будет сделать несколько телефонных звонков или также проверить почту (электронную).
Люди, которые идут на работу пешком убивают сразу двух зайцев — они делают самое полезное упражнение из всех возможных (ходьба) и одновременно с этим можно использовать техники медитации — отключения от суеты и получение удовольствие от окружающей природы — чтобы на работе быть более собранным и сосредоточенным.
На работе параллельные дела и задачи тоже можно выполнять. Но подходить к этому необходимо разумно. Например, вы выделяете два часа времени на одну работу и в течение этого времени вы не должны отвлекать свое внимние на второй проект. Потом – делается перерыв и аналогичным образом еще два часа тратится на второй проект. Схема работы должна быть наподобие той, что применяется в университетах. В один день на учебе может быть от двух до четырех пар. За счет того, что в течение одной пары вы работаете только с одним преподаателем — вам удается за семестр изучить от 8 до 10 различных дисциплин. При этом, не следует пытаться в своей работе в рабочий день умещать неразумно большое количество проектов. Чем больше задач ты на себя взваливаешь, тем больше вероятность ухудшения качества работы по каждому из отдельных направлений работы. Это эффект синергии наоборот. Всегда нужно понимать, когда пора остановиться.
Известный видеоблоггер и эксперт в сфере когнитивистики Anastasiya Key рассказывает о том, что постоянное переключение с задачи на задачу приводит к быстрой утомляемости. Человек быстрее устает. Начинающие сотрудники часто пытаются всем понравиться и берут на себя больше работы, чем они реально в состоянии выполнить. В краткосрочной перспективе действительно может наблюдаться прирост работоспособности. В долгосрочной перспективе может наблюдаться снижение работоспособности и даже синдром профессионального выгорания и ухудшение памяти. Расщеплению внимания и постоянному отвлечению от дел также способствует интернет, мобильные гаджеты, вызывающие интернет зависимость.
Инструменты от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»
Мы создаем готовые решения для бизнеса, которые помогают автоматизировать бизнес-процессы и настроить работу внутри компании. Используйте облачное решение КСК.Service&Teamwork, чтобы улучшить коммуникацию внутри команды, эффективно работать как в офисе, так и на удаленке, обмениваться файлами и хранить информацию по задачам в одном информационном пространстве.
Мы создали КСК.Service&Teamwork, чтобы помочь руководителям компаний управлять рабочими процессами более эффективно:
- Теперь ваши сотрудники смогут легко находить свои задачи, планировать их выполнение и четко понимать, какие из них наиболее приоритетные на текущий момент. Это поможет бороться с вынужденной многозадачностью и хаосом.
- На совещания и переписку можно тратить меньше времени, при этом повышая эффективность коммуникации внутри команды.
- Пользователи всегда смогут быть доступны и работать с любых устройств.
- Единое хранилище данных упрощает процесс поиска нужной информации по текущим или прошлым задачам. В облаке хранится все — от файлов до обсуждений в чатах.
Объяснение
Чтобы понять, почему невозможно эффективно трудиться в режиме многозадачности, стоит посмотреть на это с точки зрения психологии. Наш мозг направляет все ресурсы организма на одну цель — обнаружение угроз. Вы не можете сосредоточиться на защите от льва, рассматривая окружающие вас красивые цветы.
Таким образом, мозг направляет все внимание на поиск негативных стимулов: если же вы отклоняетесь от сосредоточения на одной задаче, это приводит к когнитивному диссонансу и стрессу, поскольку идет вразрез с внутренней нейронной обработкой. Следует также учесть ограниченные возможности нашей памяти: когда вы пытаетесь взяться за новую задачу, прерывая процесс выполнения предыдущей, ваш текущий прогресс словно самоуничтожается
В результате вам придется начать все заново. Это вызывает когнитивную путаницу и приводит к потере концентрации, возникновению ошибок и замедлению трудового процесса
Следует также учесть ограниченные возможности нашей памяти: когда вы пытаетесь взяться за новую задачу, прерывая процесс выполнения предыдущей, ваш текущий прогресс словно самоуничтожается. В результате вам придется начать все заново. Это вызывает когнитивную путаницу и приводит к потере концентрации, возникновению ошибок и замедлению трудового процесса.
Из-за многозадачности возникает когнитивный стресс: мы реагируем на эмоции, при этом наши логические рассуждения подавляются. Это приводит к еще большему дефициту задач, ошибкам и медлительности. Как избежать подобных проблем?
Переключение внимания между рабочими задачами
Продолжительность внимания за последние годы сократилось до 47 секунд в одном окне. А если переключаться между рабочими задачами — это не плохо? Когда я пишу статью, я переключаюсь между текстом, письмами, мессенджером, поисковиком и встречами в Zoom. Я держу одну общую картину в уме. Но чередование проще не стало.
Мы с Виктором Гонзалезом изучали переключение внимания между аспектами одной задачи. Для исследования набрали людей, в чьих задачах было более 20 аспектов. Мы установили, что средняя продолжительность работы над одним из них составила всего 10 минут и 29 секунд
Получается, ежедневно люди переключали внимание каждые десять минут
Не все отвлекающие факторы равны. Например, можно подписать документ не глядя. Но другое дело, если коллега попросил помочь проверить расписание. Поэтому мы удалили из данных все незначительно отвлекающие факторы короче двух минут. Продолжительность работы над одной задачей увеличилась до 12 минут и 18 секунд.
Нам нужно время, чтобы собрать умственные ресурсы на конкретную задачу
Переключая внимание, происходит обращение к долговременной памяти, что тоже занимает силы. А если задача забыта, потребуется еще больше
Возвращаясь к отложенной статье, я прилагаю усилия, чтобы вспомнить ее содержание и понять, что писать дальше. Если учесть как часто мы переключаем внимание, умственные ресурсы расходуются быстро.
Навыки многозадачности
Многозадачность предполагает точное знание того, какие дела нужно выполнить и в какой конкретный срок. Она состоит из множества навыков, которые необходимо развивать, чтобы стать более продуктивным специалистом.
1. Организация.
Организация включает в себя управление каждым днем, неделей, месяцем, расписывая каждую задачу подробно. Содержите свое рабочее пространство в чистоте для быстрого и легкого доступа к нужным документам, заметкам и другим вещам. Аналогичным образом организуйте свою компьютерную систему и файлы.
2. Расстановка приоритетов.
Определение приоритетов — это способность оценивать свои обязанности, возможности и выполнять поручения, согласно степени важности дел. Расстановка приоритетов может означать, что сначала вам нужно выполнить самые простые задания, а остальное время посвятить более крупным и сложным делам
Или наоборот: вы начинаете с наиболее важных вопросов, требующих времени, а заканчиваете более простыми
Расстановка приоритетов может означать, что сначала вам нужно выполнить самые простые задания, а остальное время посвятить более крупным и сложным делам. Или наоборот: вы начинаете с наиболее важных вопросов, требующих времени, а заканчиваете более простыми.
Независимо от того, в какой последовательности вы решите расставить приоритеты, ваша цель ― максимизировать свое время и решить поставленные вопросы.
3. Планирование.
Включает в себя распределение вашего времени для соблюдения всех необходимых сроков и целей. Это способность принимать сложные ситуации, разбивать их на управляемые шаги и сроки. Планируя свою повседневную деятельность и учитывая непредвиденные ситуации, решите, где вы сможете выполнить несколько задач одновременно.
4. Делегирование.
Это про снятия с себя части ответственности. Когда просите других помочь вам выполнить работу, чтобы не отставать от графика. В процессе делегирования вы зачастую отдаете дела попроще членам команды, а сами сосредотачиваетесь на тех, у которых более высокий приоритет. Делегирование тесно связано с планированием и определением приоритетов.
Хорошая многозадачность ― это симбиоз аналитического мышления, системного подхода, высокой организованности. Да, сочетание сложное, но совершенствоваться ведь всегда непросто.
Наглядные примеры
Многозадачность — не такой полезный и ценный навык, как кажется на первый взгляд. Исследования показывают, что многозадачность снижает работоспособность человека.
Мы далеки от роботов, поэтому продуктивность работы во многом зависит от умения сосредоточиться на задаче. Мы выполняем цепочку дел последовательно, завершая одно и переходя к другому. По мере достижения целей растет мотивация и желание добиться большого успеха, что позволяет экономить время.
Казалось бы, если заниматься двумя делами одновременно, время на выполнение задач должно сократиться вдвое. Но в подавляющем большинстве случаев требуется вдвое больше усилий, чтобы сосредоточиться и, как следствие, измениться. И шансы на успешное завершение уменьшатся.
Например, вам нужно разложить на столе 10 блюд, полить цветы на подоконнике в 10 горшочках и отправить 10 SMS-приглашений. Включаем режим многозадачности — это значит, что мы делаем все сразу, перескакивая с одного занятия на другое. Ставим 3 посуды, меняем и заливаем 3 цветочных горшка, а потом или одновременно с поливом отправили 3 СМС. Мы вернулись к тарелкам, затем к вазам и снова к сообщениям. И так по кругу. Задачи простые, но выполняя их все сразу, усилия будут накапливаться, все больше и больше времени будет тратиться.
При этом в середине всего действия сработают побочные эффекты многозадачности: вместо отправки SMS возможно, что телефон по какой-то причине поливают водой или тарелку ставят на подоконник, а не на столе.
имеет смысл, что если вы будете выполнять одни и те же простые задачи последовательно: сначала посуда, затем поливать и, наконец, писать текстовые сообщения, дела пойдут быстрее, и ваш мозг не будет перегружен суетливым подбрасыванием.
Усложним нагрузку, а точнее приблизим к реальности. Например, задача написать отчет или создать презентацию. При этом сотрудник проверяет наличие новых сообщений в одноклассниках или ВК, отвечает на смс или просьбы о помощи от коллег по «срочному» делу. В 99% случаев, работая в таком режиме многозадачности, вы заметите, что большая часть времени уходит на переключение внимания с одной задачи на другую, рабочее настроение испарилось, накопилась усталость и только 10-15% времени основная работа сделана%.
В современном мире важность общения сильно преувеличивается — эта идея кажется устаревшей в нашу эпоху. Но, если необходимо выполнить задачу максимально качественно и быстро, следует отключить все раздражители
Это поможет вам сосредоточиться на занятии и завершить начатое.
Минусы работы в режиме многозадачности
1
Сниженная концентрация и внимание. Многозадачность часто распределяет внимание и концентрацию между несколькими видами деятельности
Это может привести к снижению концентрации и неспособности уделить каждой задаче необходимый уровень внимания, которого она требует. В результате могут возникать ошибки или ошибки, ставящие под угрозу качество работы.
2. Снижение производительности при выполнении сложных задач. Хотя многозадачность может быть эффективной при выполнении простых или рутинных задач, она может снижать производительность при выполнении более сложных или требующих когнитивных усилий действий. Такие задачи часто требуют постоянного внимания и глубокой концентрации, что может быть нарушено при многозадачности.
3. Повышенный стресс и ухудшение самочувствия. Постоянное переключение между задачами может привести к повышению уровня стресса и умственной усталости. Это также может негативно сказаться на балансе между работой и личной жизнью, поскольку постоянное стремление к многозадачности может перекинуться на личную жизнь, что приведет к выгоранию и ухудшению общего самочувствия.
4. Отсутствие правильной приоритизации задач. Многозадачность иногда может привести к отсутствию четкой приоритизации. Без сфокусированного подхода важные задачи могут быть пропущены или отложены, что приведет к срыву сроков или неудовлетворительным результатам.
5. Проблемы с общением и сотрудничеством
Многозадачность может препятствовать эффективному общению и сотрудничеству, поскольку рассеянное внимание может привести к недопониманию или непониманию среди членов команды. Это также может препятствовать активному слушанию и мешать межличностным отношениям
Подробнее про недостатки такого подхода к работе рассказываем в статье.
Признаки того, что режим многозадачности вам не подходит
Как определить, что ваш организм работает на износ, и пора отказаться от идеи успеть все и сразу? Мы собрали несколько наиболее распространенных признаков или последствия такого подхода к жизни.
Вы чувствуете, что впустую теряете время
Даже при условии, что вам удается показывать неплохой результат, вы замечаете, что падает ваша вовлеченность в процесс, работать получается не так качественно, производительность постепенно снижается. В одном из исследований Стэндфордского университета говорится, что люди, выбирающие многозадачность, не так хорошо вникают в суть, как те, кто концентрируется на чем-то одном.
Качество работы падает и растут горы незавершенных дел
Начинаете сразу несколько задач, а доводите до конца от силы одну-две, при этом срываете сроки и тратите много времени впустую. В режиме многозадачности вы теряете до 40% продуктивности, тратите больше времени на выполнение дел. С каждым переключением между задачами вам нужно больше напрягаться, чтобы «включиться». В итоге результат получается посредственным.
Вероятность ошибок возрастает
Вы замечаете, что допускаете ошибки «на автомате», делаете опечатки, в тексте присутствуют логические несоответствия. Все это связано тс тем, что когда перегружена лобная часть коры головного мозга, способность к критическому мышлению у вас снижается.
Чувствуете, что мысли и эмоции словно тормозятся
Еще один бонус со знаком минус, который приносит многозадачность. Вы можете замечать, что хуже усваиваете информацию, вам сложнее даются рассуждения по аналогии и умозаключения, тяжелее становится проявлять эмпатию и критически анализировать ситуацию.
Ощущение, что жизнь проходит мимо
Подумайте над таким примером: когда вы прогуливаетесь в парке с другом, разговариваете и одновременно отвечаете на сообщения в смартфоне, замечаете ли вы происходящее вокруг во всех деталях? Вряд ли. Постоянно решая несколько задач одновременно, мы лишаем себя впечатлений и эмоционального опыта, который так важен для вдохновения и мотивации.
Ухудшается память и появляется рассеянность
В процессе разговора вы можете потерять нить рассуждений. Происходит это из-за привычки переключаться с одного дела на другое — это постепенно может привести к нарушению кратковременной памяти. Также, постоянно отвлекаясь, вы упускаете важные детали, которые могут понадобиться для продолжения работы. У многозадачников усиливается зависимость от отвлекающих факторов.
Снижается креативность и теряется энергия
В Иллинойском университете в Чикаго провели исследование, в ходе которого установили, что, метание между разными видами деятельности истощает кратковременную память. В результате у человека почти не остается ресурсов для творчества и креативности. Режим многозадачности чреват серьезными когнитивными издержками. Мозг скользит по верхам, но не вникает глубоко в суть.
Вы живете в постоянном стрессе или испытываете выгорание
При переключении между задачами организм находится в состоянии «боевой готовности». Мы не можем расслабиться и успокоиться, пульс повышается, организм вырабатывает кортизол. Нарушая свои естественные механизмы мотивации и вознаграждения, мы рискуем совсем потерять радость от мыслительных усилий и выгореть. Из-за этого мы можем ощущать постоянную тревожность и даже заболеть депрессией.
Как видим, последствия проживания жизни в режиме постоянной многозадачности могут быть неприятными. Увеличивается когнитивная нагрузка, снижается продуктивность, растет число отвлекающих факторов, все тяжелее становится сосредоточиться.