Электронные трудовые книжки с 2020 года: как подготовиться, что делать работадателям

Переход на бумажные трудовые книжки нового образца

Трудовая в бумажном виде, но по новой форме утверждена Минтрудом РФ (приказ 19.05.2021 № 320н). Изменения начали действовать с начала сентября 2021 года.

Одно из главных изменений – увеличение количества разворотов с 10 до 14 в разделе «Сведения о работе», а также уменьшение числа разворотов с 10 до 7 шт. в разделе «Сведения о награждениях». Кроме этого, в 3-й графе, где указываются сведения о приеме на работу, появилась возможность вписывать часть статьи закона, служащего основанием для увольнения.

Каким же образом стать обладателем трудовой книжки нового образца? Это стало возможно с января 2023 года, но только в случае утери и порчи имеющегося документа. Новую книжку обязан выдать работодатель. Если же с вашей трудовой образца 2003 года все в порядке, менять ее нет необходимости, она является действующей. А для кандидатов, которые заключают трудовой договор в 2023 году впервые, в обязанности работодателя входит открытие ЭТК, подробнее об этом далее.

Для чего нужна трудовая книжка

Необходимость использования трудовой книжки закреплена положениями ТК РФ в ст. 66. При приеме на работу сотрудник должен предоставить ряд документов, таких как паспорт или удостоверение личности, ИНН, номер страхового свидетельства СНИЛС и прочие. Факт работы и наличия стажа подтверждается трудовым договором и трудовой книжкой.

Трудовая книжка представляет собой документ, содержащий информацию о деятельности лица как наемного сотрудника. Записи о приеме на работу, расторжении трудового договора, возможных награждениях и поощрениях заносятся каждым работодателем отдельно.

Впоследствии документ служит основанием для назначения пенсионного обеспечения. Кроме того, содержащиеся сведения нередко необходимы гражданам и при иных условиях, например, при оформлении кредитов, составления резюме.

Трудовую книжку предоставляют сотрудники при оформлении на работу. В случае первичного трудоустройства документ должны завести на работника работодатели. Исключением является факт выполнения трудовых функций по совместительству. В таком случае записи делаются по желанию самого сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка?

Бумажная версия документа со временем может порваться, пожелтеть – по этой причине потеряются многие важные данные, что никогда не произойдет с трудовой книжкой в электронном формате. Данные особенности отличают документ от других:

Вся информация по кадрам будет сноситься в специальную базу;
Как и любой грамотно построенный сайт, он будет иметь навигацию, чтобы быстро находить необходимые сведения по сотрудникам;
Данные никогда не потеряются (за исключением полного сбоя системы, что в наши дни почти не происходит);
Такие отделы как Пенсионный фонд и социальные министерства будут иметь доступ к этим данным, что ускорить их работу, поскольку не будет прямой необходимости постоянно вызывать сотрудника и отрывать его от рабочего места.

Когда для человека впервые создается файл с его данными, каждый следующий работодатель всего лишь вносит изменения и добавляет новое место работы и должность.

Электронные трудовые книжки — законопроект

В январе 2017 года появился законопроект о переходе трудовых книжек в электронный формат. Он постепенно входит в силу, однако возникает множество преград. Чтобы произошел централизованный переход необходимо, чтобы все документы были подготовлены, правильно оформлены приемы на работу и увольнения с указанием причин, организовывались отчисления. Вероятнее всего, будет определен срок, за который все бумаги должны быть приведены в норму.

Важно учесть такой аспект, как причина увольнения сотрудника. В электронной версии может не быть протокола об увольнении с указанием причины, поскольку сотрудник захочет это скрыть (если только увольнение не по собственному желанию и не полная ликвидация)

А если новый работодатель захочет увидеть приказ, то, вероятно, ему это не удастся, поскольку он не обязан предоставлять доступ к своей документации.

Порядок заполнения и представления новых форм.

СЗВ-ТД

Данная форма будет заполняться работодателями на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т. д.) на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

СЗИ-ТД

В этой форме работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).

Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

* * *

Кто заполняет электронную трудовую книжку?

Задача по ведению кадровых документов лежит на работодателе. ЭТК должны быть у всех работников: тех, кто работает в офисе, на удалёнке или по совместительству, и в том числе у тех, кто не захотел отказываться от бумажной трудовой.

Все данные в СФР поступают на основании отчётов по форме ЕФС-1 (единая форма сведений), которые заполняют кадровики или бухгалтеры. Форму нужно сдавать по каждому работнику, с которым заключён трудовой договор, если в его работе произошли кадровые изменения. Например, его перевели на другую должность или уволили. Чтобы данные в системе СФР были актуальными, в большинстве случаев сроки сдачи отчётности по сотрудникам ограничены одним рабочим днём.

Формы и порядок сдачи отчётов в СФР одинаковы для всех — и для крупных корпораций и фирм, и небольших ИП.

Смена бумажной трудовой на электронную

Работник подает заявление в произвольной форме с просьбой перейти на использование электронной трудовой.
Работодатель передает данные в фонд через Кабинет страхователя или через свою учетную программу.
Работодатель отдает бумажную трудовую работнику под роспись, снимая с себя обязанность ее ведения и хранения.
В бумажный документ вносится запись о переходе на электронный формат.

Важно! Предупредите сотрудника о том, что бумажный документ должен быть сохранен. Он по-прежнему имеет юридическую силу, являясь источником данных о трудовой деятельности

В цифровом варианте фиксируются данные начиная с 2020 года, за исключением случаев когда работник попросит перенести все сведения в электронный базу.

Как перейти на ЭТК

1

До 30 июня 2020 года письменно уведомите персонал о
том, что книжки теперь будут электронными, а также об их праве сохранить бумажную версию.

3

Возможно, что при переходе на ЭТК вам придётся
поменять ряд локальных актов, например, правила внутреннего трудового распорядка. Сделайте это
до конца 2020 года.

4

Обеспечьте стабильный интернет и зарегистрируйтесь в
сервисах, через которые будете подавать сведения о работниках. Вы можете отчитываться через
электронный на сайте ПФР или использовать систему
электронного документооборота, если уже подаёте отчёты через неё.

Если до конца этого года сотрудник находится на
больничном, в декрете, в отпуске или по каким-то ещё причинам отсутствует и не может написать
заявление, он вправе сделать это потом после возвращения на работу или при трудоустройстве на
новое место. Однако вы всё равно обязаны сообщить ему о переходе на ЭТК: заказным письмом, по
электронной почте с уведомлением или любым другим способом в письменной форме.

Могу ли
я отказаться от перехода на ЭТК, если я работодатель?

Нет, все без исключения работодатели обязаны перейти на
электронные книжки.

Можно
ли оформить сотруднику ЭТК и сохранить бумажную трудовую книжку?

Только по инициативе работника, если он захочет оставить
стандартную книжку и напишет заявление.

Не
потеряют ли сотрудники стаж работы при переходе на ЭТК?

Нет, стаж никуда не денется. Сведения о работе останутся
в старой книжке. Сотрудник может запросить у вас справку о работе у вас или выписку у ПФР,
например, через личный кабинет на сайте Пенсионного Фонда.

Работники не хотят переходить на ЭТК – вести двойную отчётность?

Да. Вам придётся подавать сведения в ПФР по новой форме,
а также дополнительно делать записи в бумажные трудовые книжки работников.

В
бумажной книжке я мог увидеть все прежние места работы кандидата. Видны ли они в
ЭТК?

В ЭТК — нет. Запросите эту информацию у кандидата – он
обязан вам её предоставить при трудоустройстве.

Я
временно перевожу работника на другую должность. Надо ли делать запись в ЭТК?

Нет. В ЭТК фиксируются только перевод сотрудника на
постоянную работу или окончательное увольнение. Вносить сведения о временной перестановке кадров
закон не обязывает.

Сотрудник работает у меня по совместительству. Кто должен подавать отчёт в ПФР
– я или основной работодатель?

Оба. Основной работодатель подаёт сведения о своём месте
работы, а вы – о своём.

У моей
организации изменилось название. Нужно ли менять сведения в ЭТК всех работников?

Нет. В ЭТК вносятся данные только о деятельности
конкретного сотрудника. Об изменениях регистрационных данных вы сообщаете в Пенсионный Фонд —
дублировать информацию не нужно.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

титульный лист – ключевые данные о работнике;
сведения о работе – это вся история трудового пути;
сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
дата, в которую была открыта трудовая книжка;
подпись того человека, который заполнял страницу;
печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

Номер записи, согласно порядку нумерации.
Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
заявление от работника;
копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Где посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде?

У работодателя. Он должен выполнить просьбу в течение трёх рабочих дней.
На . Ищите документ в разделе «Справки и выписки».
На сайте СФР. Нужно авторизоваться на сайте ведомства, а затем выбрать сервис «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и следовать подсказкам на экране. Выписку отправят через пару минут на электронную почту.
В отделении СФР. Нужно прийти в любое удобное отделение клиентской службы с паспортом и подать соответствующее заявление.
В МФЦ. С собой нужно иметь только паспорт. Сотрудник центра выдаст документ в бумажном виде, на котором будет стоять отметка о цифровой подписи СФР. Этого достаточно, чтобы документ считался подлинным.

Материал по теме

Пособие по безработице: его размер и как получить?

Плюсы и минусы

Как видим, на государственном уровне проделана большая работа по введению ЭТК в обиход. ПФР утверждает, что она оправдана, ведь у электронных аналогов трудовых книжек множество плюсов:

Теперь информацию из своей трудовой книжки гражданин может отслеживать в любое время. Раньше ему пришлось бы обращаться для этой цели к работодателю, ответственному за хранение документа.
У работодателя отсутствует проблема хранения трудовых книжек в сейфе и ответственности за них, своевременной выдачи на руки.
При заполнении процент ошибок резко снижается, по сравнению с бумажным аналогом. Практически исключены опечатки, а значит, и риск штрафов при проверке Рострудом.
Отчисления в ПФР рассчитываются для работника автоматически, с использованием сведений из базы ЭТК.
Электронные сведения о трудовой деятельности, сохраненные в базе ЭТК, можно использовать для оформления пособий в соцзащите, дистанционного трудоустройства и иных подобных ситуаций. Для них ранее требовалась выписка из трудовой книжки либо сам бумажный документ.
Для чиновников упрощается вопрос обработки данных и контроля по ним.

Важный вопрос – безопасность данных. Постороннее вмешательство в электронную БД, ее некорректная работа могут привести к искажению сведений о стаже, о льготных периодах и других важных сведениях, участвующих в назначении пенсии. Многие работники и кадровики указывают на потенциальную опасность такой ситуации.

ПФР на своем официальном сайте неоднократно утверждал, что введение ЭТК абсолютно безопасно, система защиты сведений отличается высочайшим уровнем надежности. С другой стороны, потеря бумажной трудовой книжки, оформленной без участия электронного аналога, является реальной проблемой для работника. Восстановление требует больших затрат времени и сил.

Как передавать Социальному фонду сведения о сотрудниках

Все данные о трудовом стаже и любых кадровых событиях работодатели передают вместе с отчётностью. Раньше для этой цели подавали СЗВ-ТД. После объединения Пенсионного и Социального фондов в одно учреждение прежнюю форму отменили. Теперь по данным о сотрудниках отчитываются в ЕФС-1.

Формат подачи документа зависит от количества людей в штате:

если у компании или ИП числится не больше 10 человек, можно отчитаться в бумажном или электронном виде, на своё усмотрение;
при наличии 11 и больше сотрудников форма подаётся только в цифровом виде.

Заполнять каждый раз весь документ не нужно. Можно подавать отдельные разделы с теми данными, которые нужно сообщить.

Сроки сдачи ЕФС-1 следующие:

Характер кадрового события	Дедлайн для сдачи отчёта
Приём/увольнение, заключение/окончание ГПХ-договора	Следующий рабочий день после издания приказа о приёме/увольнении или после заключения/расторжения ГПХ-договора
Смена должности, оформление электронной ТК, переименование компании, судебный запрет занимать какую-то должность и т.д.	25 число следующего месяца

Если кадровых событий в текущем месяце нет, сдавать форму не нужно.

Посмотрим на примере. Сотрудник подал руководству заявление о переходе на ЭТК. Работодатель подаёт ЕФС-1. В отчёте заполняет:

Титульный лист;
подразделы 1 и 1.1 Первого раздела.

Титульный лист содержит поля для информации о работодателе:

регистрационный номер в Социальном фонде;
название компании, полное и сокращённое, или ФИО предпринимателя;
ИНН;
КПП;
код деятельности по ОКВЭД;
ОГРН или ОГРНИП;
контактный телефонный номер. Заполняется без знаков препинания и пустых ячеек между цифрами;
электронная почта.

Подраздел 1 Первого раздела включает сведения о сотруднике, по которому отчитываются:

ФИО;
СНИЛС;
ИНН;
дата рождения;
код статуса. Например, гражданин России — ГРН, иностранец на ПМЖ без гражданства — ПЖИГ, временно находящиеся в стране высококвалифицированные специалисты — ВКС;
код гражданства. Для россиян проставляют код 643. Если у человека нет гражданства, указывается код 000.

В подразделе 1.1 передают информацию о трудовой деятельности застрахованного лица. Очень похоже на то, как заполняли предыдущий СЗВ-ТД, но немного иначе.

В этом подразделе указаны два варианта:

Подано заявление о продолжении ведения ТК.
Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Так как нужно отчитаться о втором, при заполнении формы выбирают этот вариант. Галочки ставить не нужно — напротив выбранной строки пишут дату, когда работник подал заявление.

Форма отчёта регламентирована постановлением Правления ПФР № 245п. В документе можно подробнее прочитать о порядке заполнения ЕФС-1 при каждом из возможных кадровых событий.

Пропустить сроки подачи отчёта или не предоставить его в фонд совсем — это нарушение. Об этом обязательно сообщат Трудовой инспекции. За нарушение порядка подачи сведений о страховом стаже должностных лиц штрафуют на 300-500 рублей в соответствии со %20%D0%B2%20%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D1%8B%20%D0%9F%D0%B5%D0%BD%D1%81%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE%20%D1%84%D0%BE%D0%BD%D0%B4%D0%B0 «статьёй 15.33.2 КоАП РФ»). Если они продолжат нарушать закон, инспекторы могут приехать для личной проверки.

Состав ЭТК

Электронный документ сохраняет практически всю информацию о трудовой деятельности человека из бумажного варианта книжки:

Фамилию, имя, отчество;
Место рабочей деятельности — название компании, организации, ИП;
Профессиональный статус, должность, квалификация, специальность;
Даты приема на работу, перевода в другое подразделение, расторжения договора;
Данные о переквалификации и новой специальности, получении разрядов и прочую информацию, которая влияет на уровень зарплаты/дохода работника;
Вид деятельности в компании, предприятия;
Причины расторжения трудового договора с указанием конкретной статьи ТК;
Данные о невозможности/запрете исполнять должностные обязанности по решению суда.

Чем отличается цифровой формат от бумажного? В ЭТК указывается СНИЛС, посмотреть данные о сотруднике и получить выписку можно в любое время на сервисах фонда или через портал Госуслуг. Документ по форме СТД-ПФР заверяется ЭЦП-подписью и имеет реальную юридическую силу. Бумажный вариант отличается тем, что фиксирует информацию о награждениях сотрудника, а также ряд других важных сведений. Например, вахтовый метод не указывается в новой форме отчета, который отправляет работодатель на сервер ПФР. Эти данные передаются отдельно.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

По сути, это информация о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, с какой работы уволился, когда и по какой причине. Эти данные заносятся в базы данных Социального фонда (СФР). Вот для чего они нужны:

Правильно посчитать трудовой стаж и назначить гражданину пенсию.
Подтвердить опыт, необходимый для новой работы. Потенциальный работодатель по сведениям из ЭТК может узнать, где работал соискатель, причём трудовую книжку, в отличие от резюме, нельзя подделать.

С 2020 года в России ЭТК заводится для каждого, кто работает по трудовому договору. Отказаться от неё невозможно, но сотрудникам, у которых до начала реформы уже был традиционный документ, можно написать соответствующее заявление и сохранить его. Информация из ЭТК просто дублируется в бумажную — по желанию владельца. Для тех же, кто получил первую официальную работу в 2021 году или позже, трудовые книжки существуют в электронном формате, без исключений.

Критика нового трудового документа

Безусловно, осуществить такой переход в мгновение ока не получится. Кроме того, у многих возникает вопрос, касающийся сохранности личных данных и последствий возможного сбоя в системе. Однако представители власти убеждают, что поломки в системе не приведут к потере информации о трудовом стаже. Все потому, что еще с 2000 года ведется персонифицированный пенсионный учет россиян, а сразу две системы одновременно слететь не могут.

Тем не менее, с введением электронных трудовых книжек усложнится оформление банковских займов – раньше, когда для получения кредита следовало принести целую кипу документов, можно было исхитриться и подделать сведения относительно стажа или оплаты труда. Теперь банкам достаточно будет ознакомиться с данными трудовой книжки, представленной в электронном виде, и отправить запрос по электронной почте (или же совершить контрольный звонок).

Представители профсоюзов считают, что не стоит сразу переводить все системы трудового документооборота в цифровой формат. Сначала обе системы – бумажная и электронная – должны существовать параллельно. В ответ представители Роструда заявили, что на проект является пилотным. Пока что предприятия и организации могут переходить на новый формат на добровольной основе.

В Министерстве труда заявили, что уже в 2018 году отменят трудовые книжки в привычном для всех виде и заменят их электронными аналогами. По словам представителей Минтруда, введение электронных трудовых книжек должно облегчить жизнь и работодателям, и простым гражданам.

Эту идею ведомство вынашивает уже давно, но только сейчас решило ее реализовать. Отменить обычные трудовые книжки раньше министерство не могло из-за того, что несколько крупных работодателей и профзоюзов не определились со своей позицией по этому вопросу. Но сейчас все стороны пришли к согласию, и вскоре россияне смогут забыть о бумажных книжицах.

На протяжении очень многих лет трудовая книжка была главным документом для всех работников. Она содержит записи обо всей деятельности и трудовом стаже человека, включая сведения о занимаемых должностях и причинах увольнений. Без трудовой книжки невозможно устроиться на официальную работу, к тому же, ее использует Пенсионный фонд (ПФ) для расчета размера пенсии.

Но сегодня роль трудовой книжки несколько изменилась и ее уже не считают столь необходимой. Так, последние 15 лет учетом трудового стажа россиян занимается ПФ вместе с фондом Социального страхования, а информацию о занимаемых ранее должностях указывает сам работник в резюме. Учитывая это, становится очевидным, что обычные трудовые книжки безнадежно устарели.

Даже потенциальная экономия для работодателей при более детальном рассмотрении кажется не такой уж существенной. Так, организациям все равно не обойтись без отдела кадров и специалиста, который будет проверять сведения о работниках.

Но представители Минтруда успокаивают: время исправить возможные недочеты еще есть. В ведомстве заявляют, что при создании системы учтут все замечания и постараются сделать ее как можно более эффективной.

Согласно планам министерства, сначала нововведение опробуют небольшие предприятия с численностью штата около 15 человек, а только после этого с системой познакомят крупные организации. Такой подход позволит выявить возможные ошибки в технологии без больших потерь и вовремя их ликвидировать.

Оценить все плюсы и минусы электронной системы можно будет после 2018 года, а пока россиянам не следует спешить выбрасывать бумажные трудовые книжки.

Трудовая книжка – это важнейший бумажный документ каждого трудящегося лица. В ней отражен рабочий стаж и места работы человека по порядку. Как и любое изменение, внедрение трудовых книжек в электронном виде несет как положительные, так и отрицательные стороны. Они являются совершенно идентичными обычным документам и даже имеют ряд преимуществ:

Такой документ будет легко восстановить;
Потеря в системе важных сведений практически невозможна;
Своего рода протекция от нерадивых руководителей, которые по каким-то причинам не делают отчисления в Пенсионный Фонд;
Ведение документации для руководителя станет более систематизировано.

Следует обратить внимание, что перевод удостоверения рабочего в электронную версию будет удобен для сотрудников сферы власти и бизнеса, поскольку фиксирование данных будет более точными, разные организации будут иметь к ним доступ, чтобы удостовериться в правильности и корректности заполнения

Последние материалы

Как найти свое хобби, если ничего не интересно?

Инструкция Подумайте, чем вам особенно нравится заниматься. Возможно, вы вкусно готовите и постоянно изобретаете новые . Почему бы не начать совершенствоваться в этой области? Начните изучать национальные , запишитесь на кулинарные -классы, коллекционируй.

Тест «Конфликтная ли Вы личность?

Тест «Конфликтная ли Вы личность?»
Инструкция:

В каждом вопросе выберите по одному ответу, наиболее соответствующему Вашему поведению.
Вопросы:

. В общественном транспорте начался спор на повышенных тонах. Ваша реакция?
а) не принимаю участия;.

Тест покажет «Конфликтная ли вы личность?

Тест «Конфликтная ли Вы личность?»
Инструкция:

В каждом вопросе выберите по одному ответу, наиболее соответствующему Вашему поведению.
Вопросы:

. В общественном транспорте начался спор на повышенных тонах. Ваша реакция?
а) не принимаю участия;.

Можно ли забеременеть если он в меня не кончает Можно ли забеременеть если он в меня

«Можно ли забеременеть, если в тебя не «кончаются», задают неопытные девушки вопрос в поисковых системах. Несмотря на широкий выбор контрацептивов пары предпочитают предохраняться от беременности путем прекращенного полового акта. Многие годы, прерванный.

Преимущества электронной трудовой книжки

Цифровизация данных на серверах ПФР в перспективе имеет очевидные плюсы. Рассмотрим, какие улучшения несет переход на электронный формат:

Комфортный, простой и быстрый доступ к данным. Получить нужную информацию о работнике, стаже, квалификации можно на портале Госуслуг или через онлайн-сервисы пенсионного фонда. Формирование выписки занимает несколько минут. Обычная ТК находится в архиве отдела кадров у работодателя. Чтобы сделать копию с бумажного носителя или получить выписку нужно: подать заявление, дождаться рассмотрения и одобрения (что занимает 2-3 дня).
Снижение количества ошибок. Преимущество перед бумажной версией — в унифицированной форме отчета СЗВ-ТД. Работодатели четко соблюдают регламент, правила заполнения документа. В противном случае сведения не будут приняты.
Безопасность данных. Цифровые ячейки пользователей надежно защищаются на сервере фонда, их нельзя потерять (резервное копирование данных), носитель не придет в негодность из-за внешних факторов: влажности, старения, огня и т.д.
Комфортное начисление пенсий и социальных выплат. Для обработки данных о работниках не нужно документального «бумажного» подтверждения. Все сведения передаются по электронным каналам между ведомствами. Сотруднику не надо тратить личное время, чтобы получить выплаты или оформить пенсию.
Удаленное трудоустройство. Это преимущество приобретает большую актуальность из-за пандемии коронавируса. Наличие информации о трудовом стаже гражданина РФ в базе пенсионного фонда позволит поступить на работу без личного посещения отдела кадров.

Работники со стажем вправе сделать выбор в пользу привычной книжки, но при этом все сведения с текущего года будут также подаваться в цифровую базу. В чем плюсы бумажного формата? Этот документ учитывает весь стаж, награждения и поощрения работника, сведения о вахтовом методе (если такой период был). В некоторых ситуациях удобнее сохранить старую версию, чтобы не потерять важные данные.

Плюсы электронной трудовой книжки.

Итак, многие нововведения направлены на автоматизацию, улучшение и упрощение работы с документами. Рассмотрим, какие же имеет преимущества электронная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки:

1. Отсутствие физического носителя.

Поскольку, все данные хранятся в цифровом виде, а бумажный носитель отсутствует, то трудовую книжку невозможно потерять или испортить ни по вине работодателя ни силами самого владельца.

2. Не нужно сдавать и возвращать книжку.

С электронной версией не нужно заботится о передаче и получении книжки от работодателя. Как правило, этот вопрос ранее не отличался пунктуальностью. К тому же, лицам, находящимся на дистанционной работе, нет необходимости ездить в офис или отправлять книжку по почте.

3. Снижение количества ошибок в сведениях.

Заполнение формы СЗВ-ТД с помощью средств вычислительной техники минимизирует неточности и человеческие факторы при формировании данных о кадровых мероприятиях. Если в последующем будут выявлены ошибки их легко можно исправить, направив бланк повторно с соответствующими отметками.

Пример формы СЗВ-ТД.

4. Снятие ответственности с работодателя за хранение.

В свою очередь, после перехода на электронные книжки, организации возвращают бумажный аналог владельцу и долее не отвечают за хранение данного документа.

5. Минимизация расходов работодателя на хранение книжек.

Поскольку отсутствует бумажная документация, то для нее не требуется приобретение носителей (самих книжек), а также средств для обеспечения их сохранности (сейфы и т.д.). Вместе с тем, не понадобится и книга учета движения книжек, которая обычно также ведется в бумажном формате.

6. Удаленное оформление пенсий.

С использованием электронных книжек не нужны лишние документальные подтверждения при оформлении пенсий, что позволяет проводить эту операцию дистанционно.

7. Интеграция электронных книжек с Госуслугами.

Сейчас многие государственные услуги можно оформить через интернет с использованием электронных данных без бумажных документов. И в ряде случаев для этого можно использовать цифровые сведения о трудовой деятельности.

8. Аналитика для работодателей и государственных учреждений.

Хранение трудовых сведений в единой базе данных позволяет использовать инструментарий для построения аналитических и статистических отчетов. Что смогут производить как организации работодатели, так и надзорные органы.

9. Безопасность хранения персональных данных.

Хранение записей о трудовой деятельности персонала в электронном виде сводит к минимуму вероятность ее кражи и попадания к третьим лицам.

Дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка потеряна или испорчена, нужно оформить ее дубликат.

Работник обращается за дубликатом трудовой книжки к работодателю по последнему месту работы. Если порча или утеря документа произошла по вине самого гражданина, нужно написать официальное заявление. В дополнение приложить документы, которые подтвердят: где и кем был ранее трудоустроен гражданин. Срок рассмотрения пакета документов – 15 дней.

Когда сотрудник получит от работодателя новый документ о своем трудовом пути, на титульнике сверху будет сделана подпись: «Дубликат». Информация с мест работы, где ранее был трудоустроен гражданин, будет вписана согласно сведениям, подтвержденным бумагами.

В тех случаях, когда работодатель с малой долей ответственности относится к сохранности документов, в том числе и трудовых книжек, и по его вине происходит их утеря либо порча, восстанавливать данные – сугубо его обязанность.