Как я веду ежедневник по системе bullet journal?

Где собрать матрицу Эйзенхауэра

В блокноте или тетради. Самый простой способ построить матрицу Эйзенхауэра — сделать её на бумаге. Можно разлиновать листы самостоятельно или взять специальный ежедневник. Главное, чтобы вам были понятны границы между квадратами.

Вот как может выглядеть матрица Эйзенхауэра на бумагеИллюстрация: Skillbox Media

В офисном редакторе. Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах — в виде таблицы в формате XLS. Вот матрица, оформленная в сервисе «Р7-Офис»:

Скриншот: «Р7-Офис»

Если вы работаете в команде, для постановки задач можно использовать специальные сервисы. Строить матрицу в них не очень удобно, зато можно присваивать задачам статусы и отслеживать ход их выполнения.

Trello. Популярный сервис с виртуальной доской в основе. На доске можно передвигать задачи, если изменился их статус, и ранжировать их по приоритетности. У сервиса есть бесплатная версия — её вполне достаточно для начала работы. В ней можно одновременно вести до 10 досок для различных проектов. Если нужно больше, можно взять платную версию. Её стоимость — от 5 до 17,5 доллара в зависимости от функциональности.

Cerebro. Сервис создан для компаний, которые часто взаимодействуют с визуальными материалами: дизайн-студий, архитектурных бюро, создателей графики и анимации. В Cerebro есть интеграции с графическими и видеоредакторами. Комментарии к задачам можно оставлять не только текстом, но и, например, видео или голосом. Сервис бесплатен, если в команде до пяти пользователей. Если в команде до десяти человек, услуги обойдутся в 300 рублей в месяц за пользователя. Можно подключить неограниченное количество пользователей — это будет стоить от 1450 до 2950 рублей в месяц за человека в зависимости от функциональности.

Вот как можно расположить рабочие задачи в сервисе CerebroСкриншот: Cerebro 

Yandex Tracker. Сервис также работает в формате досок. В Yandex Tracker продуманная система аналитики. В разделе «Статистика» можно найти сводную информацию по задачам из каждой очереди. Также есть учёт временных затрат — функцию можно использовать, например, для расчёта почасовой оплаты сотрудников. Сервис бесплатен, если в команде до пяти пользователей. Если их больше, сервис будет стоить от 185 до 258 рублей в месяц за пользователя в зависимости от их общего числа.

Вот как выглядит работа с задачами в Yandex TrackerСкриншот: Yandex Tracker 

Bullet Journal трекер привычек. Трекер привычек

Одна из причин возвращения к системе «bullet journal» стало желание вернуть былые привычки. В начале года стартовал вызов 52 привычки , и я решительно взялась за внедрение оных. Но моей решительности хватило где-то до апреля, потом пошли большие беговые нагрузки и привычки канули в лету. Привычки оказались как хомяки, стоит отвлечься и все, они разбежались, кто куда, попробуй собери.

Сейчас же, с приходом холодом, уже бег сошел на нет, и самое время заняться привычками. Так подумала я, открывая пустой блокнот. В результате один из первых заполненных разворотов оказался именно трекер привычек. Он рассчитан на спринт, что уже завершился в эти выходные. Но сути своей не изменяет, в новом спринте к этим привычкам добавилось несколько новых.

Зарядка Простые упражнения для бодрости духа, размять спину, плечи и шею, кручу руками и головой, наклоны и прогибы.

Медитация 5 минут сижу в позе лотоса и концентрируюсь на дыхании. Первые дни было тяжело, каждые 30 секунд открывала глаза и проверяла будильник. Теперь сижу смирно все 5 минут, осталось только мысли побороть.

Чистый стол Очистить рабочее место перед отходом ко сну, иначе на утро невозможно к нему подобраться. В начале спринта кнутом себя заставляла, сейчас уже почти на автопилоте.

Фитнес Пробежки сошли на нет, в мороз я не могу выгнать себя на улицу, поэтому отмечаю дни, когда занималась дома или ходила в бассейн. В противном случае к весне я буду колобком. Похоже колобком я все же буду, если в новом спринте не возьмусь за дело.

Уход за собой Здесь маски для тела, волос и лица. Нет желания делать каждый день, но 1-2 раза в неделю точно хочется. Пока это самый полезный трекер, перестала откладывать на потом и вернулась регулярность.

Фотографии И самый внимательный мог заметить совсем одинокий пустой трекер «Фотографии». На телефоне почти закончилось место, 20 000 снимков и я отчаянно пытаюсь заставить себя разобрать эту гору. Отчаянно, потому что ничего не пока не получается, я себя не слышу. В новом спринте этот трекер переехал на отдельный разворот и стал большой декабрьской целью, может так я себя услышу.

Определитесь с целями

Что вы хотите отслеживать в своём журнале: рабочие достижения, прогресс в учёбе, личные планы, путешествия, бизнес-идеи или всё сразу? Будет это творческий дневник или список рутинных задач? Когда вы ответите себе на этот вопрос, будет легче определиться с форматом вашего bu-jo.

Вы можете заполнять журнал чем угодно, главное, чтобы это приносило пользу и удовольствие. Если вы заводите bu-jo для личных целей и не собираетесь постить его фотографии в соцсетях, то можно не думать о внешнем оформлении, а вот если ваша цель — прославиться в Инстаграме, то придётся потратиться на хорошие канцтовары и посмотреть пару видеоуроков по каллиграфии.

Чтобы правильно вести ежедневник, нужно выбрать подходящий для себя блокнот

Ежедневники бывают двух видов:

1. Датированные.

   Их выбирают деловые люди с плотным графиком, которым за день нужно успеть сделать множество дел, провести несколько встреч и т.д.

   А еще датированные дневники часто покупают люди таких профессий, как парикмахер, мастер маникюра, массажист и т.д., чтобы вести запись клиентов.

2. Недатированные.

   Такие дневники выбирают для работы люди творческих профессий, у которых один день может быть расписан под завязку, а другой – быть почти свободным.

   В этом случае не имеет смысл оставлять чистым целые листы, проще расставлять даты самостоятельно.

Если вы уже определились, датированный или недатированный вам нужен ежедневник, то обратите внимание еще на несколько правил при выборе блокнота:

1. Он должен вам нравиться внешне.

   Присмотритесь к его обложке, тону бумаги, цвету дат – все это должно выглядеть гармонично и быть приятно глазу.

   Попробуйте его также на ощупь – вам должно быть приятно прикасаться к нему.

2. Он должен быть качественным.

   Если учесть, что ежедневник покупается как минимум на год и используется каждый день, то не стоит покупать дешевенький блокнот – к концу года он будет выглядеть ужасно.

3. Он должен быть среднего или маленького размера.

   Конечно, объемные блокноты выглядят внушительно, но учтите, что вам придется носить этот том с собой каждый день.

   Зачем таскать лишнюю тяжесть?

В последнее время деловые люди все чаще отказываются от бумажных блокнотов в пользу ноутбуков, планшетов и смартфонов.

Вы вполне можете последовать их примеру, если любите современные технологии.

Основные ошибки людей, которые решают вести ежедневник

Все, что вам нужно для качественной работы, – выучить основные правила и не допускать наиболее распространенных ошибок.

Например:

1. Неумение анализировать информацию еще на начальной стадии.

   Составляя список дел, вы сразу же должны понимать, насколько реально выполнить все задачи, на чем нужно сосредоточиться, чем можно пожертвовать, чтобы сделать главное и т.д.

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   Какой толк составлять список из 20–30 пунктов ежедневно, если не успеваешь выполнить и половину из них.

2. Перегруженность записей.

   Помните, что вы – взрослый человек, а значит, вы должны записывать в блокнот дела, которые действительно важны.

   Не стоит вносить пункт «Съесть мороженное», чтобы увеличить список.

3. Нежелание вести дневник каждый день.

   Ленясь делать записи и успокаивая себя отмазками: «Ой, сегодня у меня мало планов, и так запомню, что нужно делать», вы никогда не научитесь правильно вести ежедневник.

Пример ведения ежедневника,

приведен в следующем видео:

5 правил для тех, кто хочет правильно вести ежедневник

Если вы хотите получать от планирования своего времени как можно больше пользы, наверняка вам пригодятся вот эти дельные советы, которыми в свое время пользовалась и я.

Вот 5 основных правил ведения ежедневника:

1. Выберите систему ведения записей.

   Дела, которые вам предстоит делать в течение дня можно группировать по времени, по месту их выполнения, по приоритетам и т.д.

   Скажу из своего опыта, что наиболее удобный – временной принцип классификации.

2. Отведите несколько листов в конце ежедневника (обычно производители продумывают этот момент), чтобы записывать туда контактные данные или другую важную информацию, которая должна быть под рукой.

3. Обязательно выделяйте 1–2 дела, которые у вас в приоритете и выполнить которые нужно, несмотря ни на что.

   Можно выделять их при помощи цветного маркера или обычного подчеркивания.

4. Чтобы каждый ваш день проходит максимально эффективно, учитесь ставить временные рамки напротив каждой из позиций списка и не нарушайте их.
5. Вычеркиваете то, что вы уже успели сделать – это такое удовольствие, по себе знаю.

Поверьте, если вы будете знать, как правильно вести ежедневник, то будете успевать намного больше, чем все ваши знакомые, поэтому и ваш путь к успеху будет короче.

Bullet Journal коллекции. Что такое Bullet Journal и почему ты просто обязана его завести?

Анастасия Григорьева

Кто там жаловался, что ему нечем заняться?

Лето – оптимальное время для того, чтобы изменить что-то в своей жизни. А еще лучше – поменять саму жизнь! Представь, что теперь ты будешь все успевать, помнить обо всех днях рождениях и достигать своих целей в два раза быстрее. Звучит, как какое-то волшебство, правда? Знакомься, твоего волшебника зовут Bullet Journal и все, что тебе понадобится – это блокнот, ручка и линейка.

Что это такое?

Bullet Journal – изобретение Райдера Кэрролла, который в течение долгих лет искал способ, как организовать свое время максимально эффективно. Его инновация заключается в том, что, в отличие от всех ежедневников, ты получаешь вещь, которая соответствует тебе на все 100%. То есть это не та обычная история, когда какой-то дядя создал за тебя блокнот со всей информацией. Здесь ты сама себе и дизайнер, и составитель, и пользователь

Ты сама распределяешь свое время, сама определяешь, что в твоей жизни действительно важно, а что может подождать. Блокнот требует совсем немного усилий: полчаса в первый раз для его составления и максимум десять минут ежедневно на заполнение

Зато на выходе получаешь четкую картину того, что и когда нужно сделать. А еще видишь, какая ты умница и сколько всего успеваешь В общем, Bullet Journal – это и креатив, и польза в чистом виде!

Фото: tumblr.com

Что для этого нужно?

Мы уже сказали раньше, все, что тебе потребуется – это минимальный набор канцелярских принадлежностей. Особенно творческие личности идут дальше – украшают ленточками, наклейками, вырезками из журналов, собственными рисунками и даже гербарием! Но об этом всем позже

На первом этапе важно определиться с главным – блокнотом. В идеале это должен быть толстенький блокнот A5

Объемный, потому что он прослужит тебе минимум год (при регулярном заполнении!), а маленький – чтобы было удобно всегда носить с собой. Среди пользователей Bullet Journal любимчики – блокноты фирмы Moleskine и Leuchtturm, потому что удовлетворяют всем требованиям, но при этом качественные и стильные.

Фото: tumblr.com

Как это работает?

Несмотря на то, что Bullet Journal – это плод твоей фантазии, некоторые базовые элементы все же должны быть использованы во избежание хаоса. Во-первых, это – нумерация . Она необходима, чтобы облегчить себе поиск информации в дальнейшем. Рекомендуется сразу пронумеровать весь блокнот, но можно ограничиться и, скажем, первыми 50 листами. Во-вторых, это часть блокнота под названием Index (оглавление) – она нужна, чтобы можно было классифицировать все части Bullet Journal. Третий необходимый элемент – это так называемая часть Key . Она представляет собой лист с указанием условных знаков, которые ты используешь в своем блокноте. Самые распространенные знаки среди пользователей Bullet Journal:

• Точка – задача.
• События – кружочек.
• Стрелочка – перенос задачи или события на другой день или месяц.
• Тире – мысли и заметки.
• Восклицательный знак – важные или срочные дела.

Четвертая из самых необходимых частей Bullet Journal – это « Коллекции ». Коллекции включают в себя любую информацию, которую ты считаешь нужной – список сериалов, которые хочешь посмотреть, рецепт тортика, wish list из одежды и косметики и вообще все, что душе угодно

Обрати внимание на пятую часть блокнота, так как она и является основной. Она представляет собой ежедневник, а также календарь с планами на месяц и на год

Как следует из названия, ежедневник заполняется каждый день – благодаря этой системе ты можешь отслеживать, сколько успела выполнить за день, а на что не хватило времени. Планы, которые по каким-то причинам не были осуществлены, переносятся на следующий месяц и отмечаются отдельно в календаре. Годовой календарь – это уже долгосрочные цели и желания, на выполнение которых требуется больше времени.

Где искать идеи?

Основная цель Bullet Journal – это ведение блокнота на регулярной основе, иначе весь смысл этой затеи теряется. Для этого блокнотик должен радовать глаз – тебе вряд ли захочется постоянно пользоваться вещью, которая выглядит неопрятно. Украшение Bullet Journal – это действительно затягивающий процесс, потому что ты ни в чем не ограничена! Так что лови идеи, настраивайся на волну вдохновения и не забывай делиться с нами результатами в комментах Совсем нет вдохновения? Не беда, как и где его найти,.

FAQ

Q: Что такое бизнес-ежедневник и зачем его вести?

A: Бизнес-ежедневник — это инструмент, который помогает предпринимателям и экспертам вести записи о своей работе, планировать задачи и достигать поставленных целей. Ведение ежедневника помогает организовать рабочий день и повысить продуктивность.

Q: Как начать вести ежедневник?

A: Для начала выберите подходящий ежедневник и инструменты для его ведения. Создайте первую страницу и установите ясные цели и приоритеты. Постепенно заполняйте свой ежедневник, планируя задачи и делая записи о важных событиях и мыслях.

Q: Как организовать рабочий день в ежедневнике?

A: Планируйте задачи, устанавливайте приоритеты и распределяйте время на выполнение каждой задачи. Используйте техники управления временем, чтобы эффективно использовать свое время. Организуйте свой ежедневник так, чтобы он отражал вашу рабочую структуру и потребности.

Q: Как использовать ежедневник для достижения целей?

A: Установите ясные цели и разбейте их на более мелкие задачи. Записывайте свои цели и делайте записи о прогрессе, чтобы отслеживать свои достижения. Используйте ежедневник как инструмент для планирования и организации своих действий.

Q: Как поддерживать мотивацию при ведении ежедневника?

A: Найдите способы поддерживать мотивацию, такие как отмечание достижений и награды за выполнение задач. Установите регулярные время для обзора и анализа прогресса. Используйте еженедельник для отслеживания своих достижений и планирования следующих шагов.

Q: Какие трюки и хитрости помогут эффективно вести ежедневник?

A: Используйте цветовую кодировку, символы и заметки, чтобы быстро ориентироваться в своем ежедневнике. Создайте систему разделов и категорий, чтобы удобно организовать свои записи. Избегайте перегрузки информацией и стресса, делая только необходимые записи.

Q: Как выбрать электронный ежедневник?

A: Исследуйте различные приложения и программы, предлагающие электронные ежедневники. Выберите тот, который соответствует вашим потребностям и стилю работы. Используйте электронные инструменты для повышения эффективности ведения ежедневника.

Q: В чем преимущества электронных ежедневников?

A: Электронные ежедневники позволяют быстро и легко вести записи, делать планирование и организацию. Они обеспечивают гибкость и возможность управлять своим ежедневником с разных устройств. Кроме того, они предлагают дополнительные функции, такие как напоминания и синхронизацию данных.

Как правильно вести ежедневник

Разделение графика на жесткий и гибкий

Жесткий график — это привязка задания к определенному времени и невозможность его выполнения в любое другое время. К таким заданиям чаще всего относятся поручения, приказы или встречи. Гибкий график — это любые задачи, которые можно выполнить в любое время или отложить на определенную дату. К гибкому графику также относятся все ежедневные задачи, которые не расписаны по времени и должны быть выполнены в течение дня. К ним относятся, например, проверка электронной почты, сортировка документов или хобби.

Ошибка, которую совершают многие люди, не умеющие заполнять календарь, заключается в том, что они делят время по часам между гибкими задачами. Такой строгий распорядок дня приводит к нервным срывам, особенно если не все удается сделать вовремя. Например, вы можете опоздать на работу, что повлияет на ваш график, который записан в личном календаре. Это повлияет на вашу мотивацию и продуктивность, поэтому следует выполнять только те задачи, которые необходимо сделать вовремя.

Приоритет задач

Вторая наиболее распространенная ошибка — просто делать дела по мере их поступления, не учитывая важность каждой задачи. Когда вы составляете план, вам необходимо учитывать важность каждой задачи

Если перед вами стоят серьезные и срочные задачи, не откладывайте их на потом, чтобы заняться мелкими, неважными делами, которые были поручены вам недавно, но находятся выше в вашем списке. Используйте таблицу Эйзенхауэра в качестве руководства и присвойте каждой новой задаче определенный приоритет важности. Пример ранжирования важности может выглядеть следующим образом:

А – высокая важность. Если не выполнить эту задачу точно в срок, это повлечет опасные последствия

К задачам с такой степенью важности следует приступать безотлагательно. Если важных задач несколько, то помечайте их А1, А2 тоже по приоритету.
Б – средняя важность. При не выполнении задания этой категории серьезных или опасных последствий не будет, но их стоит выполнить для упрощения своей жизни. Например, покупка продуктов, это дело, которое можно отложить, но если отложите, то не сможете приготовить на ужин свое любимое блюдо. Это не опасно, но выполнение этой задачи даст вам возможность удовлетворить свою потребность.
В – низкая важность. Задачи этой категории вам не так нужно делать, и не выполнение их, последствий не принесет, но выгодно скажется на вашем здоровье или на профессиональной деятельности, если вы сделаете это. Примеры – повесить картину, посетить спортзал, убрать в квартире и другие подобные дела.

Вместо букв можно также использовать специальные символы, которые отображаются рядом с заданием. Пример:

красный треугольник – задача высокой важности;
желтый квадрат – средняя важность;
зеленый круг – низкая важность.

Неприятные дела – «Лягушки»

В вашем списке дел всегда найдется неприятная, а иногда и ужасная задача, которую необходимо выполнить. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». В календаре такие задачи должны стоять на первом месте, и с них следует начинать свой день.

1. Эти задачи неинтересные и требует приложения большого количества сил для их выполнения.
2. Утром человек находится на пике своих сил.
3. Выполнив самую сложную задачу утром, вы наполнитесь энергией и будете готовы к выполнению остальных дел, без ощущения нависшей над вами тяжелой задачи, которую вы откладываете.

Значение квадратов в матрице

Перед распределением задач по матрице необходимо объективно оценить степень важности и срочности каждой из них. После оценки задача автоматически попадает в один из четырех квадратов

Квадрат А («Красный») – важные и срочные дела.

Это кризисный или авральный квадрат. Здесь находятся задачи, которые необходимо решить в ближайшее время. Невыполнение задач влечет за собой негативные последствия и влияет на цели и ценности. В этот квадрат могут попасть задачи, которые откладывали до наступления дедлайна, форс-мажоры, непредвиденные ситуации. Все задачи из этого квадрата необходимо решать в ближайшее время.

Например, посетить врача с острой болью, подменить коллегу, оперативно подготовить отчет, закрыть проект за пару часов до дедлайна. Эти дела требуют немедленного решения и не могут быть отложены на какой-то период.

Идеальный вариант – отсутствие задач в этом квадрате. Это обозначает, что человек вовремя выполняет все текущие дела, умеет планировать и расставлять приоритеты, не затягивает дедлайны.

Если же в квадрате больше всего задач, то следует обратить внимание на проблемы с делегированием, расставлением приоритетов. Как правило, такая ситуация сигнализирует о перегрузке

Квадрат B («Зеленый») – важные и не срочные дела.

Это стратегический квадрат. Задачи из этого квадрата не нужно решать в экстренном порядке, так как невыполнение не влечет каких-либо негативных последствий. Чаще всего эти задачи долгосрочные. Выполнение происходит поэтапно и может длиться не один год.

Например, изучение иностранных языков, повышение квалификации и приобретение новых навыков, поездка в конный клуб, посещение тренажерного зала. Эти задачи не связаны с решением каких-то проблем. Они помогают продвигаться к долгосрочным целям, связанным с личным ростом.

Заполнение этого квадрата может вызвать затруднения, так как нет понимания о возможных последствиях невыполнения

Да и важность цели сложно оценить. Но этот квадрат отвечает за дальнейший рост и развитие

Поэтому считается самым главным в матрице.

Задачи этого квадрата необходимо регулярно добавлять в ежедневный список. Ведь при невыполнении эти задачи переходят в «красный» авральный квадрат.

Квадрат C («Желтый») – не важные и срочные дела.

Это иллюзорный квадрат. Эти задачи нужно решить быстро, так как есть негативные последствия. Но выполнение таких задач не влияет на цель и ценности. Если у человека есть сложности с определением цели, то этот квадрат легко перепутает с «кризисным».

Например, проверка электронной почты, подготовка рассылки по базе контактов, ответ в мессенджерах, бытовые дела. Такие рутинные дела не приближают к цели, а только отнимают время на выполнение.

Выполнение задач этого квадрата создает иллюзию занятости, продуктивности. Чаще всего их начинают выполнять при постоянном откладывании дел кризисного и стратегического квадрата. В итоге продуктивность понижается, а действия не приводят к поставленной цели.

Квадрат D («Серый) – не важные и не срочные дела.

Это мусорный квадрат. Эти задачи не несут никакой ценности и срочности. Их легко и приятно выполнять. Но такие задачи требуют на выполнение много времени, а результата не принесут никакого.

Идеальный вариант – отсутствие задач в этом квадрате. Это говорит об умении планировать и исключать дела, не продвигающие к цели.

Если же в квадрате есть несколько дел, то их лучше не выполнять вообще или отложить на некоторое время. Как правило, актуальность таких задач теряется со временем.

А можно ли придумать свое оформление?

Если у вас есть идеи для оформления ежедневника — это еще круче. Но имейте ввиду, что это займет намного больше времени, чем вам кажется. Ведь каждый блок, каждую таблицу и обозначения вам нужно будет чертить самостоятельно. 

Как это сделать? В первую очередь выбрать специальный блокнот. Он может быть в линейку, в клетку или без каких-либо других разлиновок, но для первого раза я бы очень рекомендовала выбрать вариант Блокнот в точку. Точка дает разметку для ровных записей. Когда вы делаете записи в таком блокноте — можете не беспокоиться за ровные буквы и четкие рисунки. 

Далее вам нужно определиться с разметкой страницы: они должны быть поделены так, чтобы в них осталось место для дат, чисел и самих записей. Также желательно сделать нумерацию каждого листа и оглавление, так вам будет проще найти записи в дальнейшем. Все остальное — уже дело вкуса и фантазии. 

За долгие годы у меня появилась своя структура оформления недели. Она настолько удобная и простая, что очень редко изменяю ей. Смотри видео ниже.

Все инструменты, которые я использую для оформления можно найти у нас в каталоге в разделе Канцелярия.

• Черные и разноцветные капиллярные ручки
• Маркер для выделения записей (у меня снова Stabilo)
• Ручку-стиралку или карандаш, если боюсь ошибиться