Матрица эйзенхауэра: пример заполнения, суть метода, как делить задачи по квадрату срочности и важности

Важно и срочное: термины и уточнения

Важность и Срочность. Срочные дела
требуют немедленного, незамедлительного участия или решения

Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела

Срочные дела
требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела
подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Чем вам поможет матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Бывший президент США Дуайт Эйзенхауэр придумал несложную конструкцию, которая и называется матрицей. Ее суть заключается в рациональном распределении задач на срочные и неважные, что представляет собой одну из вариаций тайм-менеджмента. Этот тип распределения задач считается одним из самых популярных за счет своей эффективности и простоты реализации. Не придется тратить много времени на записи и думать, что куда распределить, поскольку в этой матрице все предельно понятно, в чем вы и сможете убедиться далее.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Квадрат A: важные и срочные дела

Если у человека все в порядке с планированием, то этот квадрат будет пустой. Важные и срочные дела появляются только тогда, когда не организована работа отдела, когда долгое время не решаются текущие задачи. Часто в квадрат попадают дела из-за неумения человека правильно расставить приоритеты или из-за лени. Допустимо редкое появление в этом квадрате задач. Форс мажоры из-за внешних, не зависящих от сотрудников обстоятельств так или иначе встречаются почти во всех фирмах. Но если квадрат заполняется почти ежедневно, это повод задуматься о самодисциплине.

Матрица Эйзенхауэра: A: важные и срочные дела

Как было выяснено ранее, нужно стараться сделать так, чтобы в квадранте А ничего не находилось. Для этого необходимо, чтобы задачи из остальных квадратов выполнялись своевременно. Некоторые виды задач стоит вписывать в первый квадрат и это:

Задачи, без которых невозможно выполнение намеченных целей.
Задачи, невыполнение которых влечет за собой неприятности.
Задачи, влияющие на здоровье.

Не стоит забывать о такой вещи, как делегирование. Если в квадрате А появляются дела, которые можно перепоручить кому-то, то обязательно стоит это сделать. Так у вас появится время на решение других срочных и важных задач.

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра по критериям, элементам: определение из Википедии, суть, упражнение, инструменты

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра – таблица, которая помогает потратить время с пользой. Ведь иногда время уходит просто в никуда, и его не хватает на неотложные дела. Такая матрица работает по критериям, элементам, которые являются важными или не очень. Это помогает человеку распределить свои дела правильно, чтобы все успеть. Определения такой матрицы в Википедии нет, но есть объяснение, что такое управление временем:

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Суть инструментов этой программы заключается в том, чтобы человек понял, какие дела важные и правильно расставил приоритеты. Такие упражнения сначала кажутся сложными, но потом человек привыкает и ему уже сложно работать без этой матрицы.

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Матрица выглядит как четыре квадранта. Также в ней есть две оси:

Ось срочности (по горизонтали)
Ось важности (по вертикали)

Каждый квадрант отличается по уровню важности и срочности. В них нужно записать свои дела, распределяя их по важности и срочности. Так создается ясное представление о том, что нужно сделать в первую очередь

Что делать нужно, но можно отложить. И что делать лучше не нужно. Все это просто и понятно

Так создается ясное представление о том, что нужно сделать в первую очередь. Что делать нужно, но можно отложить. И что делать лучше не нужно. Все это просто и понятно.

Как составить матрицу и пользоваться ею

Мы уже упомянули, что матрица состоит из четырех квадратов — в каждую ячейку помещают задачу в зависимости от ее приоритетности.

Посмотрим, как эта технология тайм-менеджмента выглядит на практике:

Квадрат «А» со срочными и важными делами. Назовем его «Незамедлительно исполнить!»
Сюда мы определяем наиболее приоритетные задачи, которые нужно решать в ближайшее время, а лучше — здесь и сейчас. Таких задач жесткие дедлайны, а полученный результат критично важен для развития бизнеса. Откладывание дел из первой ячейки может стать причиной упущенной выгоды. Для многих работа с первым квадратом самая сложная, так как срочные и важные дела могут появиться извне и помешать текущим планам.
Если при распределении задач их количество всегда преобладает в ячейке «А», скорее всего, есть недочеты в планировании времени. Приоритеты расставляются неправильно, силы расходуются нерационально, а навык делегирования не натренирован.
Что делать с задачами?
Ответ — выполнять как можно быстрее. Если постоянно их откладывать, может пострадать репутация компании

Управленцу бизнеса важно научиться делегировать срочные и важные задачи, подбирая специалистов, обладающей необходимой экспертизой.

Квадрат «В» с важными и не срочными делами. Назовем его «Реши, когда сделаешь это!»
Этот квадрат является стратегической частью матрицы Эйзенхауэра, подходи для долгосрочного планирования и развития

Сюда записываем дела, которые крайне важны, но не требуют незамедлительного реагирования. Пометка «не срочные» не означает, что у задач нет дедлайна — есть, просто не горящий.
Многие предприниматели называют этот квадрат стратегическим или квадратом потенциала — речь идет о делах, которые нужно выполнять обдуманно, планомерно и с большой настойчивостью. Сюда попадают задачи, решение которых напрямую влияет на развитие компании в долгосрочной перспективе.
Что делать с задачами?
Ответ — четко планировать и выделять специальное время для их выполнения. Помните, что нередко дела из ячейки «В» перекочевывают в «А», как раз из-за привычки откладывать на потом.

Квадрат «С» со срочными и не важными делами. Назовем его «Делегируй!»
В эту ячейку матрицы попадают дела, которыми нужно заняться срочно, но на достижения главных целей они особо не влияют. Не зря квадрат «С» называют еще квадратом помех, иллюзий и суеты. К таким делам можно отнести телефонные звонки, планирование мероприятий, отправка электронных писем. Часто это несложные поручения, не требующие личного внимания руководителя и занимающие много времени, поэтому их можно и нужно делегировать.
Из-за срочности дел этот квадрат легко перепутать с квадратом «А», где находятся тоже срочные, но очень важные дела. Наш мозг часто воспринимает срочные дела, как важные по умолчанию.
Что делать с задачами?
Ответ — время, которое тратится на обработку задач из этого квадрата, нужно свести к минимуму. Делать это можно двумя способами: делегировать другим исполнителям или автоматизировать, используя специальное программное обеспечение. Например, в КСК Технологии есть продукт КСК.ИК — интеллектуальный конвейер, который помогает автоматизировать постановку поручений, их контроль и много других бизнес-процессов.

Квадрат «D» с не важными и не срочными делами. Назовем его «Сделай это позже или никогда!»
Многим нравится называть этот квадрат мусорной корзиной, что неплохо отражает его суть. Все дела, попадающие в этот список, не приносят никакой особой ценности для бизнеса. Их можно отложить или забыть про них и никогда не делать. Иногда сюда попадают даже вредные дела, которые пожирают время и не дают абсолютно никакого результата.
Что делать с задачами?
Ответ — выполнять в последнюю очередь (используем остаточный принцип) или вспомнить, почему этот квадрат называют мусорной корзиной. Если что-то оказалось в мусоре, важность этого можно поставить под сомнение. Эйзенхауэр был уверен, что дела из мусорной корзины можно навсегда удалить из своего списка и не распыляться.

Совет! Для визуализации матрицы Эйзенхауэра каждый квадрат выделяйте определенным цветом, который будет связан с уровнем приоритетности. К примеру:

серый — не важно, не срочно;
красный — срочно;
желтый — не срочно, но важно;
зеленый — срочно, но не важно.

Составляя матрицу Эйзенхауэра для бизнес-целей, вы заметите, что большинство дел попадают в квадрат «А» и «С», а самые ощутимые результаты для бизнеса приносят дела, оказавшиеся в ячейке «В», которые редко определяют, как срочные, но всегда важные.

Выше мы рассмотрели, как распределяют дела в четырех ячейках таблицы Эйзенхауэра. Дальше обсудим, как работать с этой информацией.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела из квадрата С мешают добиться человеку поставленных целей. Они не приносят практической пользы, а, напротив, отвлекают сотрудника от действительно полезных задач

Работник впустую распыляет свои силы и внимание, из-за этого падает эффективность и концентрация

Применяя метод, важно понимать разницу между срочными не важными делами из квадрата С и срочными важными делами из квадрата А. В противном случае несрочные дела могут выйти на первый план, в то время как действительно важные задачи останутся невыполненными

Всегда важно уметь отделять второстепенное от главного и правильно расставлять приоритеты

В противном случае несрочные дела могут выйти на первый план, в то время как действительно важные задачи останутся невыполненными

Всегда важно уметь отделять второстепенное от главного и правильно расставлять приоритеты

Матрица Эйзенхауэра: C: срочные, но не важные дела

В квадрант С смело можно отнести бесконечные встречи, планерки, собрания, не приносящие практической пользы. В эту же категорию добавляются дни рождения знакомых (не друзей, семьи и близких), домашние дела, не требующие срочного решения: замена микроволновки, покупка разбитой вазы, подклеивание отошедших обоев. Таким образом, в квадрат С попадают все дела, которые не двигают вас к цели, а наоборот тормозят путь.

Характеристика квадрантов

Квадрант А: важные и срочные

В это поле должны записываться дела, которые относятся к приоритетным сферам жизни человека и не терпят отлагательства. Эти сферы – обычно семья, карьера (для студентов – учеба), здоровье и безопасность.

Эти дела соответствуют следующим утверждениям:

Невыполнение этого пункта в ближайшее время значительно отдалит вас от одной из долгосрочных целей вашей жизни.

Несвоевременное обращение за медицинской помощью может иметь тяжелые последствия.

Квадрант В: важные и несрочные

У преуспевающих людей большинство дел лежит именно в этом квадранте. Это повседневные занятия, которые неизменно служат делу достижения главных целей во всех сферах жизни. Они все важны, но спешка отсутствует, как в случае с квадрантом А.

Успешный человек не доводит свои важные дела до состояния аврала, а выполняет их постепенно. У него чаще всего есть время обдуманно принимать решения, по кирпичику выстраивая здание своего будущего.

В эту зону вписывают все повседневные дела, напрямую касающиеся приоритетных сфер жизни: работы, семьи, саморазвития, здоровья.

Для них действует единый критерий:

Выполнить задачу нужно обязательно, но ее можно ненадолго отложить, если появится что-то важное и срочное. Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А. Ваша цель – не допустить этого

Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна

Ваша цель – не допустить этого

Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А. Ваша цель – не допустить этого

Квадрант С: Неважные и срочные

Эти дела лежат в некотором отдалении от ваших основных приоритетов, но их выполнение делает вашу жизнь комфортнее и может со временем сослужить вам хорошую службу.

В этой области лежат встречи и разговоры, на которые вы идете из вежливости или по необходимости, в том числе дни рождения не очень близких людей, внезапно появившиеся домашние дела, некоторые задачи по работе.

Дела этого квадранта имеют такие характеристики:

Быстрое выполнение этой задачи поможет .

Опосредованно выполнение этих дел может принести пользу основным целям, хотя это не гарантировано.

Вполне вероятно, вы найдете кому перепоручить дело из этого квадранта

Какое-то неважное срочное дело за вас может сделать супруга, знакомый, коллега, подчиненный

Квадрант D: Неважные и несрочные

Все дела этого квадранта можно условно разделить на собственно дела и развлечения. К делам относятся задачи, выполнение которых гарантирует ваш комфорт, делает вас и вашу жизнь более красивой (например, уход за своим внешним видом), но при этом дело может подождать какое-то время.

Для женщины это может быть визит к мастеру маникюра, для мужчины – мытье машины. Разумеется, эти дела важны сами по себе, но не по отношению к вашим главным сферам жизни.

Ко второй группе относится приятное времяпрепровождение. Обычно считается, что от этих дел нет никакой пользы, их называют «пожирателями времени», представляют их как дела, которые люди делают хотя лучше бы не делали, а избавиться от них – похвальная цель.

Во-первых, человек не робот, ему нужно делать что-то просто так, для души.

Во-вторых, неважные и несрочные дела способны приносить пользу. Многие компьютерные игры развивают мышление, общение в соцсетях учит выражать мысли, танцы в клубах помогают размяться. Кроме того, давно известно, что смена деятельности – это лучший отдых.

Главное условие по этому квадранту – не позволить ему завладеть большей частью вашего времени и оставить без внимания основные дела, двигающие вас вперед по жизни.

Какие проблемы решает Матрица Эйзенхауэра

Бывают такие дни на работе, когда сел, встал и уже 6 часов. Задачи наваливаются одна на другую, не успеваешь даже перекусить. В конце дня испытываешь не радость от того, что все сделал, а разбитость и усталость. И дело тут не в низкой мотивации… Возникает такое состояние потому что трудящийся не понимает, каким образом рутинные задачи приближают его к цели, и какая она, и есть ли она вообще.

Для такого состояния в тайм-менеджменте есть специальное название: проблема целеполагания. Последствия проблемы могут быть фатальными. В жизни будет присутствовать только работа, редкого отдыха будет недостаточно для восстановления, а результат будет непонятен и сомнителен.

Ставьте цели о помните о них

Поговорка Сизифов труд хорошо объясняет это состояние. Приговорённый царь Сизиф изо дня в день поднимал огромный камень вверх. Камень сразу скатывался, достигнув вершины горы. И хоть обычные люди никогда не слышали таких приговоров, иногда кажется, что они просто пропустили оглашение.

Проблема не в том, что кто-то прикладывает мало сил или недостаточно времени уделяет работе. Основной недостаток — отсутствие или неверная цель и приоритеты. Метод Эйзенхауэра позволяет решить эту проблему, помогая систематизировать задачи в зависимости от уровня приоритета.

Квадратом Эйзенхауэра пользуются миллионы людей по всему миру. Это эффективный инструмент в тайм-менеджменте. Полезен он не только руководителям мировых корпораций и крупных фирм, но и менеджерам среднего звена, а также обычному персоналу. Родоначальником этого метода был генерал Второй мировой войны, 34-й президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как и любой президент, он был каждый день очень занят. Ему требовалось ежедневно выполнять множество дел. Он самостоятельно оптимизировал свои дела, корректировал график в зависимости от типа задач. В дальнейшем на основе его личного опыта и возникла матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра

Основа метода состоит в том, чтобы уметь правильно распределить все дела, понимать разницу между важным и срочным делом. Также создатель метода выявил, как можно уменьшить время на занятия, которые не приносят результата. Давайте рассмотрим на практике, как это все работает и внедряется в жизнь.

Не срочные, но важные задачи

Задачи Q2 не имеют сроков исполнения, но помогают вам достичь важных личных, учебных и рабочих целей, а также выполнить вашу миссию как человека. Задачи Q2 сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.

Вот примеры не срочных, но важных задач:

Тренировка
Время на семью
Чтение книг
Хобби
Обслуживание автомобилей и дома
Создание бюджета и плана сбережений
Подписка на рассылку новых статей Bowandtie=)

По словам Кови, мы должны стремиться тратить большую часть времени на мероприятия Q2. Поскольку они обеспечивают длительное счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть пара ключевых проблем, которые мешают инвестировать достаточно времени и энергии в задачи Q2.

Вы не знаете, что действительно важно для вас. Если не знаете, какие ценности и цели наиболее важны, вы, не будете знать, на что должны тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого будете заниматься только актуальными задачами

Если чувствуете, что не хватает жизненной миссии или не уверены, каковы ваши основные ценности, мы советуем поработать над определением жизненного плана и ценностей.

Правило Миллера. Сочетайте его с принципом Эйзенхауэра при составлении списков задач

Как только что говорилось, у всех есть склонность сосредоточиться на том, что актуально в данный момент. Это наш режим по умолчанию. Трудно быть мотивированным, чтобы сделать что-то, когда нет срока, нависшего над головой. Отход от этой позиции требует силы воли и самодисциплины. Качеств, которые не приходят естественным образом и должны культивироваться и формироваться.

Поскольку мероприятия Q2 не требуют внимания, мы держим их в тени и говорим себе: «Я доберусь до них после того, как позабочусь об этом неотложном деле». Мы даже откладываем в сторону выяснение того, что является самым важным в жизни. Что только увековечивает цикл, в котором все, о чем мы заботимся, состоит из неотложных задач.

Для преодоления предвзятости, мешающей сосредоточиться на деятельности Q2, мы должны жить своей жизнью сознательно и активно. Мужчина не может запускать жизнь по умолчанию.

Создатель метода Эйзенхауэра

Родился Дуайт Дэвид Эйзенхауэр в 1890 году в обычной семье. В 1909 году окончил школу, затем 4 года учебы в военной академии. С особым пристрастием Эйзенхауэр изучал биографию Линкольна и великих мира сего. Родители во всем поддерживали сына. Поддержка близких в юности положительно скажется на карьере Эйзенхауэра в будущем.

Отставка 1948 года не стала окончанием активной деятельности. После Эйзенхауэр становится ректором Колумбийского института, а в начале 1953 года занимает пост президента США — на этот пост потом его избирали неоднократно. Перед политиком встает вопрос эффективного управления временем, и Эйзенхауэр решает его.

Как достичь баланса в матрице

Стивен Кови писал, что квадрат В, важные, но несрочные дела – это показатель качества. Время, которые было использовано на выполнение задач из второго квадрата, намного повышает эффективность в целом. Происходит встреча умения планировать, действий с профессиональным и личным ростом.

Для того чтобы оценить свое место по матрице Эйзенхауэра, наблюдайте за своими задачами и временем. Полезно вести ежедневник, в котором вы будете отображать список всех целей и потраченное время на выполнение каждой из них. Возьмите для анализа несколько дней. Например, неделю. Распределите выполненные дела по квадратам. Перед тем, как вписывать каждую задачу, ответьте на вопросы по ней:

Было ли это срочно для вас?
Было ли это важно для вас?

При выборе критериев ориентируйтесь только на свои долгосрочные цели, не берите пример с других.

Как правильно распределить задачи в таблице

Выберем основное из вышеперечисленного для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределяйте задачи в таблице согласно 4 квадрантам:

Первостепенные важные и срочные дела, которые следует выполнить безотлагательно.
Важные, но не срочные задачи, которые следует выполнить при первой возможности. Они имеют большое влияние на конечную цель, но не «горят».
Не важные и срочное задачи, которые с малой вероятностью могут повлиять на положительный исход чего-либо.
Не важные и не срочные дела мы позволяем себе тогда, когда хотим расслабиться и отвлечься.

Вы станете мастером, когда в списке срочных и важных задач квадранта А будет стоять прочерк. Спешка угнетает, не дает перевести дух, и качество выполненной задачи зачастую оставляет желать лучшего. Не спешите огорчаться, если первое время в квадранте А список дел будет больше, чем в остальных квадрантах. Вы не первый, кто учится на своих ошибках. Учитывая опыт, в дальнейшем вы сумеете справиться с трудностями и довести заполнение таблицы Эйзенхауэра до автоматизма.

Работа с каждым квадратом матрицы Эйзенхауэра

После того, как ваши задания отсортированы по соответствующим четвертям,
проведите хронометраж дня.
Узнайте, на что тратится ваше время.
Довольны ли вы своим балансом квадрата?

Если вы проводите много времени в первой четверти, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков.
В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю.
Если большинство ваших проблем К1 поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении баланса чрезмерной рабочей нагрузки.
Если есть определенный клиент, который создает много активностей в К1, работа может не стоить такого стресса.

Если вы проводите время в третьей четверти, делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:

Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы проводите время в четвёртой четверти, вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:

Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.