Как организовать удаленную работу: советы руководителям

Общаться с коллегами

Удаленная работа повышает ценность живых встреч. Каждое обсуждение получается продуктивным. На моей прошлой работе руководители проводили одно-два собрания в неделю. Любое из них без потерь заменило бы информационное письмо или короткое объявление внутри команд.

С удаленной работой такого нет: коллеги не отвлекают в течение дня, созвоны заменяют собрания, живые встречи проходят продуктивно.

Недостаток в том, с удаленной работой вы не видите коллег вживую, и это плохо сказывается на взаимопонимании. А без взаимопонимания сложно решать задачи сообща.

Мне помогает вот что:

Созвоны. Старайтесь чаще звонить, чем переписываться. Переписка — худший способ общения: адресат замечает сообщение не сразу, неправильно понимает интонацию, тратит время на ответ. Переписка создает ложный образ: в письме коллега кажется недружелюбным, а в жизни оказывается обаятельным. Это портит отношения. С созвонами такого не произойдет. Причем, необязательно созваниваться с видео, даже голосовой звонок поможет правильно понять друг друга.

Дедлайны. Если вы ставите задачу, укажите дедлайн. Так вы поможете коллегам спланировать работу. Но дедлайн не должен быть «голым». В задаче опишите, почему поставили такие сроки и что будет, если к ним не успеть.

Приложения на смартфоне. С коллегами я общаюсь в Мегаплане и Телеграме, потому что они интегрированы. Я не отключаю уведомления из Телеграма на телефоне, чтобы оставаться на связи, даже если под рукой нет ноутбука. Чтобы это сработало, договоритесь с коллегами, по какому каналу вы отвечаете оперативно.
Удаленная работа требует больше усилий, чтобы наладить отношения с коллегами. Если вы их приложите, получите преимущество: в рабочих дискуссиях удаленная работа дает время успокоиться, обдумать решение и предложить свое видение без эмоций.

Из чего складывается рабочая среда?

Важная особенность удаленной работы — риск дискоммуникации, когда руководитель не знает, понял ли сотрудник задачу и на месте ли он вообще

Чтобы это не происходило и работа не простаивала, важно выстроить общую и четкую систему правил

Как контролировать удаленных сотрудников? Это невозможно: ты не можешь заглянуть им через плечо. Но если работа выстроена логично, если есть постоянная здоровая коммуникация, контроль и не нужен. Например, по скорости реакции человека на сообщения можно быстро вычислить, находится ли он у компьютера в данный момент.

Александр Устинов,
основатель и CEO брендингового агентства и digital-продакшена BeaversBrothers Global

Правила и регламенты должны создавать понятную рабочую среду, в которой сотрудники будут делать свою работу, а не отвлекаться, например, на поиск файлов и рабочих чатов. Хорошая система включает три блока правил, которые касаются выполнения работы, инструментов и общения.

Правила выполнения работы. У каждого сотрудника свои должностные обязанности, но, помимо этого, он должен четко понимать, как транслировать результаты своей работы остальной команде, например:

сохранять драфты и готовые работы в нужные папки;
единообразно называть рабочие каналы и файлы (например, «Название клиента. Название проекта»);
различать вопросы, по которым нужны созвоны, и вопросы, по которым достаточно сообщения в чат;
работать ритмично в рабочее время (а не ждать ответа от техподдержки в три часа ночи, потому что утром дедлайн проекта).

На удаленке сотрудник, особенно новичок, часто не осознает себя частью команды и не всегда понимает, как его часть работы укладывается в общую концепцию проекта.

Правила работы с инструментами. Сотрудники могут по-разному относиться к инструментам работы в компании: кто-то никогда их не видел, а кто-то привык к другим. Поэтому лучше заранее прописать и проговорить даже очевидные особенности:

В календаре — как ставить и принимать встречи, учитывать часовые пояса, комментарии владельцев;
В каналах — как называть, что и в каких каналах обсуждать (например, для чего нужны чаты «Шутки», «Рабочие задачи», «Проекты»), когда необходимо ставить тег сотрудника;
Облачное хранилище — что и в какие папки складывать, как и кому выдавать доступ;
Сервис для отслеживания задач — как двигать сроки, заполнять карточки;
Сервис для созвонов — как назначать созвоны, подписывать имя в аккаунте.

Иногда регламенты кажутся излишней констатацией очевидных вещей, но только так все будут чувствовать себя в едином рабочем пространстве и одинаково понимать происходящее.

Правила общения. В удаленной команде всё развалится без гигиены общения, даже если техническая инфраструктура и регламенты будут идеальными.

Представьте, что у вас крутой руководитель, который во всех смыслах профи, но грубоват в общении. В офлайне его другие черты будут компенсировать коммуникационные барьеры, но в онлайне вы увидите только коммуникационный след и вряд ли сможете работать так долго.

Александр Устинов,
основатель и CEO брендингового агентства и digital-продакшена BeaversBrothers Global

Правила общения должны быть основаны на двух принципах: понятность и вежливость. Сотрудники должны четко и без двусмысленностей доносить свои мысли, ставить техническое задание, при этом правильно реагировать на комментарии и не бояться задавать вопросы.

Правила можно и нужно фиксировать в виде регламентов и документов, но руководитель играет ключевую роль в том, чтобы сотрудники всё поняли и начали применять. Нужно дать вводные на первом личном звонке, а потом по необходимости напоминать. Если спустя продолжительное время сотрудник так и не начнет выполнять правила — это повод расстаться даже с профессионалом. Он не может синхронизироваться с командой, а на удаленке это критично.

Организация деятельности удаленной команды

Для слаженной работы коллектива важно, чтобы каждый сотрудник имел четкое представление о деятельности компании и разбирался в ней. Для этого в вакансии нужно подробно указывать требования к кандидату

С отозвавшимися на объявление претендентами рекомендуется провести видеособеседования.

Подобрав команду специалистов, необходимо правильно организовать их совместную работу, нацелив усилия каждого на общий результат. Для этого нужно сформулировать глобальные задачи компании, а также рассказать об обязанностях каждому сотруднику. После этого можно начинать первый рабочий день с удаленной командой. Чтобы обеспечить оперативное взаимодействие каждого члена коллектива, необходимо обеспечить их доступными средствами коммуникации:

Мессенджеры
IP-телефония
Облачное хранилище

Даже самый опытный специалист начинал с самого нуля, сталкиваясь с большими трудностями по мере своего продвижения по карьерной лестнице

Поэтому при найме новичков нужно уделить им особое внимание, чтобы облегчить и ускорить процесс адаптации в новом коллективе. Эффективнее всего приставить ко вновь нанятому работнику опытного куратора, который введет в курс дела и будет помогать в решении возникающих трудностей

Чтобы осуществлять регулярный контроль деятельности удаленных сотрудников и обсуждать возможные предложения по улучшению качества работ и повышению эффективности труда, необходимо проводить видеосовещания и конференции. Общение с коллегами в непринужденной обстановке даст не только профессиональный результат, но и сблизит коллег, поднимет корпоративный дух.

Хорошая и дружная атмосфера в коллективе — залог более эффективной и результативной его работы. Еще одним отличным способом станет совместная поездка на отдых или организация другого развлечения. Все зависит от фантазии руководителя и выделенного на мероприятия бюджета. После этого каждый специалист продолжит работать с максимальной отдачей.

Как управлять, ставить задачи и осуществлять контроль удаленных сотрудников?

Постановка задач – альфа и омега управления сотрудниками вообще. При организации удаленной работы сотрудников значимость этого вопроса многократно увеличивается. В живом общении мы можем переспросить, подойти и посмотреть, что и как делает другой человек. В виртуальном пространстве мы опираемся только на письменный источник.

Задание должно быть коротким, конкретным и не допускать разных толкований. Помните: все, что может быть неправильно понято – будет неправильно понято!

Что рекомендуется сделать для эффективной работы и контроля удаленных сотрудников:

Различать общие правила и конкретное техзадание. Первые должны быть продуманы, оформлены памяткой, доведены до сведения сотрудников (во многих компаниях по ним даже проводят «зачет»). Дублировать их в каждом задании не нужно. Если что-то стало повторяться в задачах слишком часто – анализируем и выводим в общие правила.

Конкретные техзадания можно формулировать по принципу SMART. Лишние слова и обороты исключаются. На практике встречались с руководителем, который ввел правило 12 слов для задания.

Контролировать работу удаленных сотрудников эффективно с помощью системы «трех точек». При выдаче задачи определите три контрольные точки:
Обратная связь сразу после или через небольшой промежуток (все ли ясно по ТЗ, обеспечен ли сотрудник средствами выполнения, посильна ли задача).

Промежуточная обратная связь примерно на середине «дистанции»

Важно проконтролировать, что работник правильно выполняет работу до того, как будет сделана большая часть задания.

Приемка готового результата. В случае ошибок – разбор и постановка задач на доработку.

Используйте шаблоны для типовых задач

Они полезны, когда нужно организовать удаленную работу сотрудников. Например, такие шаблоны реализованы в CRM-системе Мегаплан. Они позволяют экономить время менеджеров. Кроме того, в шаблонах отточены формулировки, имеются ссылки на инструкции и другие документы, поэтому задачи выполняются быстрее и с высоким качеством.

В 99% случаев все остальные телодвижения в сфере контроля удаленных сотрудников – от лукавого. Стремление бесконечно держать руку на пульсе, проверяя все и вся – проявление особой формы ОКР, «зуда контроля», свойственного многим руководителям. Если ваши подчиненные нуждаются в постоянных «пинках», значит, либо вы ошиблись при подборе, либо что-то не так в организации удаленной работы сотрудников. В остальных случаях адекватные профессионалы сами стремятся вовремя и качественно выполнить работу. При хороших коммуникациях о форс-мажорах и затруднениях они вас предупредят.

Минимизируйте совещания, проверки, попытки контролировать каждый чих удаленщиков. Ваш труд как руководителя имеет более ценное применение – стратегия развития, мотивация, аналитика и многое другое.

Что в первую очередь нужно для организации удаленной работы?

Введите правила

На удаленке больше отвлекающих факторов, поэтому команде важно объяснить, что дистанционная работа ничем не отличается от офисной и сотрудники должны также дружить с дисциплиной, как если бы они работали оффлайн. Важно создать правила для всей команды

Например, быть на связи с 9:00-18:00, не опаздывать на онлайн-встречи, не работать по выходным. Для каждой команды нужны свои правила, которые помогают повысить дисциплину и продуктивность

Важно создать правила для всей команды. Например, быть на связи с 9:00-18:00, не опаздывать на онлайн-встречи, не работать по выходным

Для каждой команды нужны свои правила, которые помогают повысить дисциплину и продуктивность.

Ставьте задачи правильно

Важно, чтобы задачи были понятны, поэтому проверяйте, что вы дали полную информацию для выполнения задачи, расписали действия и требуемые результаты, указали дедлайн. Если вы обсуждаете проект на онлайн-встрече, назначьте ответственного, который запишет договоренности и разошлет документ всем участникам

Тогда все решения будут зафиксированы и у каждого будет план действий

Если вы обсуждаете проект на онлайн-встрече, назначьте ответственного, который запишет договоренности и разошлет документ всем участникам. Тогда все решения будут зафиксированы и у каждого будет план действий.

Контролируйте

Для каждого подчиненного подберите оптимальный вид контроля, опираясь на характер сотрудника и вид работы. Это может быть итоговый контроль, когда руководитель проверяет работу после сдачи. Предварительный контроль, когда до сдачи остается 1/3 отведенного времени. Также используется поэтапный, периодический и выборочный контроль. Подробнее о том, как контролировать удаленных и офисных сотрудников, мы писали ранее.

Общайтесь с командой

Руководителю важно поддерживать коммуникацию со всеми сотрудниками на удаленке. Введите «1:1», или созвоны один на один с каждым подчиненным

Это позволит вовремя решать проблемы, выяснить, что не устраивает в процессах, а также выстроить более тесную связь с командой. Такие встречи можно проводить раз в неделю или две.

Что такое вынужденная удаленка

В законе прописали исключительные случаи, когда компании обязаны временно перевести персонал на дистанционную работу. Это нужно сделать, когда:

1. Решение о переводе на удаленку принял орган государственной власти или местного самоуправления.

2. Здоровье или нормальные жизненные условия населения находятся под угрозой.

Сам факт исключительных обстоятельств должна подтвердить федеральная власть или органы местного самоуправления. Собственно, так и произошло с пандемией коронавируса.

Для перехода на вынужденную удаленку хватит локального нормативного акта, составленного с учетом мнения профсоюза. Опишите в акте причину, срок перевода, список работников, которые пойдут на удаленку, порядок выдачи им оборудования или компенсации расходов, способы взаимодействия. Компания при этом должна научить сотрудников пользоваться оборудованием и ПО, если с этим есть сложности.

Если дистанционная работа невозможна — такая ситуация, например, в ресторанном и строительном бизнесе, — компания обязана оплатить простой по независящим от сторон причинам. За время, пока работник не выполняет свои обязанности, нужно компенсировать не менее 2/3 тарифной ставки или оклада.

Удалённая работа: плюсы и минусы

Безусловно, в постоянной и временной дистанционной работе есть множество плюсов, как для работодателей, так и для сотрудников. Прежде всего, подобный формат позволяет существенно экономить на офисных расходах (на аренде офиса, оплате коммунальных и эксплуатационных расходов и т.д.), а также на оборудовании и связи (особенно, если в команде работает много фрилансеров, которые самостоятельно обеспечивают себя всем необходимым для работы).

ПО ТЕМЕ — Удаленная работа: плюсы есть

Дистанционный формат также позволяет работодателям подбирать сотрудников не только из своего города, но и со всей страны, или (при международных масштабах деятельности) со всего мира.

Для сотрудников — это возможность больше проводить времени со своей семьёй и не тратить время на дорогу в офис (у кого-то этот путь туда-обратно занимает более 2 часов в день или более 10 часов в неделю).

Удалённый формат работы также позволяет вести более здоровый образ жизни: сотрудники могут больше спать, поскольку им не нужно рано вставать, чтобы добраться до работы, и тратить больше времени на прогулки и физкультуру на свежем воздухе (а в плохо проветриваемых офисах со множеством людей может быть не самая здоровая атмосфера).

Для кого-то удалённая работа открывает также огромные возможности для совмещения трудовой деятельности и путешествий. Хотя, это больше прерогатива фрилансеров, но и удалённые офисные сотрудники, которым нужно быть на связи восемь часов в день, могут трудиться не только из дома, но и из любого региона планеты.

Главный же минус удалённой работы — это сложность самоорганизации. Далеко не все могут эффективно работать в расслабленных домашних условиях, при отсутствии внешнего контроля со стороны начальства, и не у всех есть отдельные кабинеты, где можно сконцентрироваться на выполнении рабочих задач (хотя, в офисах отвлекающих факторов может быть ещё больше).

Кто-то также жалуется на изоляцию, и отсутствие возможности переключиться на что-то другое, которая существовала при разграничении жизни на дом и офис.

Проще всего организовать удалённую работу мини-компаниям офисного формата с количеством сотрудников до 10 человек (особенно, если половина из них фрилансеры). Гораздо сложнее это сделать организациям, в которых трудятся несколько десятков или сотен человек.

Перевод сотрудников на удалённую работу включает в себя несколько аспектов (организационный, технический, контролирующий и психологический), и каждому из них нужно уделить особое внимание.

Как обмениваться документами

До 2021 года для оформления любых документов с удаленщиками подходила только усиленная квалифицированная электронная подпись. Теперь процедуру упростили и добавили другие формы обмена.

Чтобы закрепить трудовые отношения, подойдет как обычный, так и электронный трудовой договор. Для электронного обмена работодателю всё еще понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная. Оформление каждой стоит от 2500 руб.

С помощью электронной подписи можно заключить и расторгнуть:

трудовые договоры,
допсоглашения,
договоры о материальной ответственности,
ученические договоры.

Как решать конфликтные ситуации между подчиненными на удаленке

Спорные ситуации в любом коллективе — норма, ведь все люди разные. В больших компаниях конфликты неизбежны, и удаленка — не исключение. При этом грамотный менеджер и хороший руководитель знают, что любую конфликтную ситуацию также легко превратить в опыт, точку роста как сотрудника, так и компании в целом.

Каким образом следует гасить внутреннее напряжение, накопившееся у участников спора? В первую очередь, предлагать им выражать свои эмоции письменно. Для этого человеку нужно:

обозначить протест, несогласие с действиями;
обосновать, что не нравится в решениях, проектной деятельности;
указать на ошибки, минусы коллеги.

Затем необходимо также в письменной форме предложить ему искать пути улучшения труда, рабочих процессов, карьеры, взаимоотношений. А после прийти к консенсусу, адекватному решению, найти выход из ситуации.

Также в процессе решения конфликта может выясниться, что причиной спора послужил стресс, испытываемый сотрудником в процессе ежедневной деятельности на дистанционной работе. Чтобы этого не происходило, руководителю после перевода офиса на дистант рекомендуется внимательнее относиться к подчиненным, интересоваться жизнью коллег, устраивать совместные чаепития по видеосвязи и больше шутить.

***

Перевод работников на удаленку

Есть базовые варианты для того как правильно организовать удаленную работу сотрудников, хотя рекомендуется лучший практический подход, который выдержит испытание временем и приведет к отличным результатам при разумном уровне усилий. Но стоит иметь в виду, что лучший подход изначально может быть сложным и трудоемким для реализации.

Организация удаленной работы сотрудников – вопросы, которые необходимо принять во внимание:

Какие инструменты полезны для контроля работы – как создать эффективную основу для удаленного цифрового доступа?
Какие инструменты необходимы команде для безопасной организации и обмена документами и информацией?
Работа в определенные рабочие часы или гибкий график? Учет пропускной способности (сколько работников должно быть оптимально продуктивными)?
Как персонал будет отслеживать прогресс проекта, и оценивать результаты?

Предприятие, желающее внедрить программу удаленной работы или перевести работников на дистанционный режим, должен разработать конкретные руководящие принципы, чтобы все сотрудники понимали, что от них требуется, когда они работают дистанционно. Ключевые элементы работы по внутренней политике, которые должны быть доведены до всего персонала, включают в себя:

Устройства удаленной работы и надлежащие технологии: компьютер или планшет, смартфон (любое оборудование для доступа в Интернет). В целом все то, что продиктовано конкретными бизнес требованиями. Электронная почта, телефонная конференция, доступ к внутренним сетям – инструменты, жизненно необходимые сотрудникам в любом случае: работают они в офисе или дом на время стал им рабочим пространством. Кроме того, существует целый ряд аксессуаров, в значительной степени упрощающих работу, при минимальных затратах, как веб-камера для веб-конференций, качественная гарнитура.

Безопасный доступ к бизнес-активам и онлайн сервисам при удаленке: он обеспечивается защищенной сетью Wi-Fi и навыком работать с виртуальной частной сетью (VPN) которая устанавливается на ПК (ноутбуке или мобильном устройстве). VPN служит буфером между подключением Wi-Fi и мобильным устройством (или ноутбуком), эффективно обеспечивая работнику безопасный доступ к ИТ-ресурсам. Любые передаваемые данные шифруются для защиты от взлома и перехвата киберпреступниками и конкурентами.

Внедрение коммуникационных программ: поддержка связи с удаленными сотрудниками, которые работают через домашний офис, посредством команд Skype, Slack и других служб обмена сообщениями

Удаленный сотрудник может чувствовать себя изолированным от остальной части команды, поэтому важно поддерживать связь по телефону, электронной почте, обмену сообщениями, посредством видеоконференций. Ожидается, что использование бизнес-приложений при работе дистанционно будет примерно аналогичным, как если бы удаленная команда находилась в офисе

Контроль удаленной работы – необходимо: четко сформулированная внутренняя политика удаленок и конкретные ожидания в работе, что включает:

инструкции ежедневного графика работы сотрудника;
политику сверхурочной работы компании;
описание выделенного рабочего пространства;
инструкции для сообщения о повреждениях оборудования компании;
защиту конфиденциальной информации компании.

Компьютер сотрудника может быть открыт для кибератаки, если он не использует защищенный Wi-Fi или VPN, его компьютер может быть открыт для кибератаки.

Оборудование

Как правило, не у всех сотрудников есть доступ к корпоративным мобильным компьютерам. А с мобильного телефона можно решить не любую задачу. Поэтому не исключено, что они могут попробовать воспользоваться домашними компьютерами. Для компаний, в которых не используется политика BYOD, это может стать серьезной угрозой.

Решение. Во-первых, если уж сотрудникам приходится работать из дома, то лучше по возможности обеспечить их корпоративными лэптопами и телефонами. И все эти устройства, разумеется, должны быть защищены при помощи соответствующих решений. Причем эти решения должны обеспечивать возможность удаленного уничтожения корпоративной информации, разделения личных и корпоративных данных и ограничения установки приложений. По-хорошему, они также должны проверять наличие последних критических обновлений ПО и операционной системы.

Если же по каким-то причинам сотрудникам приходится использовать личные устройства, то самое время развернуть у себя политику BYOD, в рамках которой возможно управлять корпоративными данными на личных устройствах — например, создавая отдельные разделы для деловых и личных данных. Помимо этого, следует настоятельно рекомендовать установку домашних антивирусных программ, хотя бы бесплатных. В идеале — позволять подключать такие устройства к корпоративным сетям только после проверки на наличие защитного решения и свежих обновлений операционной системы.

Инструменты для удаленной работы

Коммуникация

Для коллективного труда подойдут Slack, Microsoft Teams, чат в Telegram (для небольших команд). Для видеозвонков — Zoom, Google Hangouts, Skype, Bluejeans и Gather.

Еще напомним, что виртуальное рабочее пространство нужно оберегать от спама. Не скидывайте в рабочий чат или диалог последние новости о коронавирусе или смешные фотографии вашей собаки. Сделайте еще один чат для неформального общения и развлекайтесь там.

Планирование задач

Самые популярные — Trello и Asana. В них легко можно создавать проекты и задачи, прикреплять туда же различные файлы, назначать сроки выполнения и отслеживать прогресс. Еще к ним можно добавлять расширения и тогда функционал платформ становится огромен.

Среди других удобных инструментов выделим Sunsama (интегрируется с Trello, Slack и календарем), Wunderlist, сверхпопулярный Todoist и Evernote. Последний сервис вмещает в себя целое рабочее пространство: можно создавать заметки и списки, хранить файлы и общаться.

Тайм-менеджмент

Отметим RescueTime — сервис для контроля времени и анализа работы за компьютером. Он помогает отследить, на что вы тратите время в течение рабочего дня. Для приверженцев методики Pomodoro есть приложение Focus Booster или расширение Strict Workflow, основанные на этом методе планирования времени.

Чтобы сократить время на согласование звонков и видеоконференций, используйте Calendly. В сервисе вы можете выставить свободное время для общения, разбив его на удобные интервалы, и синхронизировать со своим календарем. Вам останется только выслать ссылку на Calendly людям, а они выберут удобное для них время из предложенного.

Визуальное сопровождение

Общаясь удаленно, иногда непросто четко объяснить, что имеешь ввиду — нужно показывать

В Slack, например, есть рисование на экране — удобно использовать, чтобы обратить внимание слушателей. Также можно использовать инструменты Miro, Figma, Screen Sharing.

Дополнительные инструменты

Рекомендуем использовать Stayfocusd — расширение для Chrome, позволяющее установить блокировку сайтов на определенное время. Аналог — Productivity Owl, он еще и анализирует вашу продуктивность по попыткам зайти на заблокированные сайты.

Также отметим Clearly (скрывает все отвлекающие элементы на сайтах) и f.lux (регулирует цветовую температуру экрана для здоровья глаз).

Ну и для ненавистников звенящей тишины можем посоветовать видео или аудио с определенными звуками — шумом опенспейса, вагона метро, звуками в кофейне или библиотеке.

Фото Pexels

Корпоративная почта онлайн

Довольно часто в компаниях используют корпоративную почту Microsoft Outlook, клиент которой устанавливается на компьютерах сотрудников. Для удалённой работы у этого почтового сервиса есть довольно удобная веб-версия, но возможность и правила её использования вам необходимо уточнить у технических специалистов.

Наберите в адресной строке https://outlook.live.com/.
Введите в домене @outlook или @hotmail адрес своей почты.
Укажите личные данные: имя, фамилию, дату рождения.
Пройдите проверку captcha, чтобы показать системе, что вы не робот.

Веб-версию Outlook можно гибко настраивать: выбирать оформление, вести журнал бесед, создавать заметки и быстрые сообщения. Для корпоративной работы в веб-клиенте можно образовывать группы, например «Продвижение», «Юристы», «Логистика», и добавлять в них нужные адреса. К Outlook легко подключаются учётные записи облачных хранилищ OneDrive, Dropbox, и Google Диска для обмена файлами. А для планирования работы в клиенте предусмотрен удобный календарь.

Сегодня многие компании переводят своих сотрудников на постоянную удалённую работу, а облачные технологии позволяют решать дистанционно десятки бизнес-задач. Как это работает?

Узнать больше

Конференц-связь

Если нужно провести срочное совещание или групповую планёрку, удалённых сотрудников можно подключить к обсуждению с помощью голосовой конференц-связи.

Эту услугу сейчас предоставляют почти все провайдеры. Её удобство заключается в том, что для участия в конференции не требуется интернет — нужен только мобильный или стационарный телефон. У сотовых операторов сама эта услуга, как правило, бесплатная, а звонок оплачивается по тарифу.

Процесс настройки конференц-связи зависит от конкретного провайдера. Как правило, услуга подключена по умолчанию. Абоненты МТС могут это проверить через приложение «Мой МТС», а если услуги не оказалось, там же её подключить.

После этого останется набрать номер одного из участников совещания и через цифровую клавиатуру на мобильном устройстве добавить остальных собеседников.

Бизнес онлайн: технические особенности организации работы на удалёнке

Большое значение для эффективной удалённой работы имеет и техническая составляющая. Представителям малого бизнеса и компаниям с количеством сотрудников до 10 человек, никаких серьёзных технических систем для перехода на «удалёнку» не потребуется, достаточно будет бесплатных инструментов, находящихся в свободном доступе в интернете.

ПО ТЕМЕ — Как грамотно организовать процесс удаленной работы

Компаниям с количеством сотрудников около ста человек и больше уже потребуются особые технические решения, без которых вряд ли получится организовать эффективную удалённую деятельность. Задача системных администраторов и IT-отдела компании заключается в том, чтобы внедрить эти системы в компанию, на компьютеры сотрудников и научить их ими пользоваться.

Одной из самых эффективных систем для организации удалённой работы является сервис для управления бизнесом Битрикс24, который включает полный комплекс решений по взаимодействию с клиентами и управлению сотрудниками (в том числе, Единый контакт-центр и облачную АТС с городскими и федеральными номерами).

Этот сервис позволяет принимать все звонки, сообщения и заявки с сайта, выставлять задачи и инструкции удалённым сотрудникам, а также контролировать, кто что из них сделал в течения дня. Совсем не обязательно, чтобы кто-то постоянно находится в офисе, и реагировал на поступающую в компанию информацию. Всё это можно делать через Битрикс24. Достаточно установить эту систему на компьютеры сотрудников, и снабдить их наушниками с микрофоном.

ПО ТЕМЕ — CRM Битрикс24 — внедрение, настройка

Помимо Битрикс24, для организации полноценного онлайн-бизнеса можно использовать системы автоматизации удалённого бизнеса Мегаплан, amoCRM и другие.

Для организации удалённой работы большой команды потребуется также сохранить все офисные документы в цифровом облачном пространстве (Google Drive, Яндекс Диск, Облако. Mail.ru Dropbox и т.д.), чтобы сотрудники могли в любое время их там посмотреть и скачать. Объём до 15 ГБ в Google Drive и Яндекс Диск предоставляется бесплатно, если нужно больше, то стоит это не очень дорого (100 ГБ — 139 рублей в месяц и т.д.)

Чтобы принимать из дома звонки, как из офиса, с сохранением городских номеров, помимо Битрикс24, можно также воспользоваться решениями, предлагаемыми мобильными операторами (МТС, Билайн, Мегафон) или виртуальной АТС МангоОфис.

Полезными для организации удалённой работы могут также сервисы для постановки задач и контроля сроков Asana, Todoist, Microsoft Планировщик, облачная программа для управления проектами небольших групп Trello, корпоративная платформа Microsoft Teams, сервисы для совместной работы и управления проектами Wrike, Tokbox, Gotomeeting, сервис для видеозвонков Zoom (или Skype), системы электронного документооборота «1С:Документооборот», СБИС, онлайн-сервис для дизайнеров Figma и т.д.

Постановка задач и контроль

В удаленной команде важно четко формулировать задачи и на каждом этапе контролировать их выполнение. Для этого существует множество полезных сервисов:

В таск-менеджерах (Redmine, Trello, Asana, Basecamp) можно ставить задачи, следить за их выполнением, анализировать эффективность и загруженность сотрудника.
Тайм-трекеры и системы мониторинга (CrocoTime, Большой Брат, Yaware.Online, Стахановец) следят, чем сотрудник занимался в течение дня: в каких приложениях работал, какие сайты посещал, сколько отдыхал.
Для управления продажами, ведения единой базы клиентов нужна CRM. Выбираем одну из самых популярных: Битрикс24, Мегаплан, amoCRM. В любой из них есть встроенный таск-менеджер.

В нашем SMM-агентстве продажники используют AmoCRM, а копирайтеры и дизайнеры Basecamp, т.к. там удобно делиться документами.

Если команда небольшая, можно подобрать многофункциональный сервис, который подойдет всем. В бесплатной версии того же Битрикс24 есть CRM, внутренняя соцсеть, групповой чат, таск-менеджер, встроенное онлайн-редактирование в Google Docs и MS Office Online, календарь с планировщиком.

Коммуникации

Наладить коммуникации внутри команды – это, пожалуй, самое сложное в удаленном офисе. Когда все сидят в одной комнате, какая-никакая корпоративная культура и общее инфополе образуются сами собой. Но когда участники команды разбросаны от Бали до Калининграда, то возникает недопонимание и раскоординированность. Сроки горят, внутренние конфликты множатся, клиенты требуют деньги обратно.

Чтобы этого избежать, директор вводит в агентстве такие практики:

Проводит раз в неделю регулярные онлайн-встречи с обсуждением клиентов, проблем, организационных вопросов. Это сближает команду и помогает «сверить часы» по ключевым вопросам.
Для ежедневной оперативной связи настраивает сервисы онлайн-переписки и видео-звонков Skype или Google Hangouts. Заводит групповые чаты в Skype или Slack (вместо ветки из 30 писем сотрудники видят простой текст и быстрее решают вопросы).
Создает единую базу знаний с полезной информацией (шаблон коммерческого предложения и договора, успешные клиентские кейсы, перечень клиентских возражений с рекомендованными ответами, полезные статьи об SMM и пр.)
Вводит стандарт по использованию корпоративной почты, а не личной. Адрес формата @.ru не вызовет у клиента подозрений. Эту услугу предоставляют и Яндекс, и Гугл, и Мэйл.ру.

Как бороться с выгоранием персонала

Нередко дистанционная занятость приводит к эмоциональному выгоранию и даже депрессии, поскольку многие люди нуждаются в ежедневном живом общении. Чтобы не пришлось бороться с последствиями выгорания, следует давать людям ежедневное подтверждение того, что они продолжают оставаться частью большого коллектива и не живут только работой.

Снизить уровень стресса помогают следующие рекомендации:

позволять небольшие поблажки, которые не мешают рабочему процессу (слушать музыку во время выполнения задач, пятнадцать минут в день в рабочее время общаться с коллегами на нерабочие темы и т.д.);
устанавливать гибкий график, но с требованием соблюдения дедлайнов;
развивать профессиональные навыки персонала, улучшать эффективность работы с помощью онлайн-курсов, тренингов, коуч-сессий, вебинаров и пр.;
развивать корпоративную культуру, командный дух, сплоченность коллектива с помощью рассылок, виртуальных досок почета, геймификации, поощрений корпоративными скидками и др.;
коммуницировать не только в рабочих, но и тематических чатах по интересам;
проводить мозговые штурмы;
организовывать различные мероприятия в нерабочее время: совместный просмотр свежих новинок кинематографа в Zoom, коллективные онлайн-занятия спортом, йогой и т.д.;
создавать корпоративные энциклопедии, базы знаний, в которых будут содержаться ответы на вопросы от новеньких подчиненных.

У сотрудников должно быть четкое понимание того, что они не остались один на один со своими проблемами, что всегда могут обратиться к коллегам и руководителю за помощью и советом.

***