Интеграция и внедрение CRM
Использовать Мегаплан можно в облаке и продлевать лицензии, а можно сразу приобрести коробку на свой сервер. Особенность бизнес-модели SaaS (Software as a Service), по которой работает компания, заключается в том, что не нужно скачивать и устанавливать на компьютер никаких программ. Вся работа ведется в браузере, а пользователь вносит ежемесячные платежи за пользование системой. Это позволяет компаниям значительно экономить и не связывать себя какими-либо обязательствами.
Мегаплан можно кастомизировать в облаке, то есть настраивать интерфейс под задачи компании и связывать с любыми другими учетными системами и сервисами. Через модуль интеграций API можно связать Мегаплан с программой колл-центра, сервисом рассылки или IP-телефонией. Для этого нужно настроить автоматический обмен данными между ними, синхронизировав потоки событий.
Как пользоваться
Переносить в Мегаплан рабочие проекты можно начинать сразу после регистрации аккаунта. В среднем на это уходит пара дней: интуитивно понятный интерфейс поможет быстро перенести данные в систему и легко освоиться в функционале. В первую очередь, нужно добавить сотрудников, поставить задачи и перенести базу клиентов.
Добавление сотрудников. Если людей немного, их можно добавлять в Мегаплан по одному, если лениво — сразу группой. Импортировать список сотрудников со всеми атрибутами из вашей учетной системы можно через службу каталогов Active Directory.
Все добавленные сотрудники получат на почту приглашение в Мегаплан c данными для входа и первую задачу — заполнить личную карточку. В ней они укажут мобильный телефон, электронную почту, время работы, возраст, день рождения, даже напишут и о своем отношении к алкоголю и табаку. Сотрудник может загрузить фотографию, выбрать аватар и написать несколько слов о себе.
Добавление клиентов. Если клиентская база большая, ее можно импортировать из Экселя или почты. Мегаплан заведет досье на каждого клиента: название компании, имя и фамилия контактного лица, должность, телефон и почта для связи. Карточка клиента в дальнейшем будет аккумулировать все запланированные и завершенные коммуникации с ним.
Постановка задач и назначение ответственных. Текущую работу можно перенести, поставив задачи сотрудникам или создав проекты из нескольких задач. В задачах устанавливается крайний срок, назначаются соисполнители, аудиторы и определяется приоритет. Если в проектах обычно участвуют одни и те же сотрудники, можно объединить их в группу. В следующий раз, создавая новый проект, не придется тратить время и добавлять каждого по отдельности.
После того как основные данные внесены в Мегаплан, можно заводить обсуждения, обмениваться документами и работать над совместными проектами. Чуть больше времени уйдет на перенос всех : для этого нужно будет настроить схему сделок под специфику и условия компании, то есть определить ее основные этапы. Подробная воронка продаж помогает анализировать работу отдела продаж, находить проблемные точки и видеть упущенную прибыль.
Доступные версии
На сайте разработчиков Supasoft CRM доступны для скачивания сразу несколько версий этой системы управления отношений с клиентами. Из них две — бесплатные, носящие название Supasoft CRM Free Lite. По замыслу создателей, использовать бесплатно можно версии для работы на локальных компьютерах. Одна из этих версий требует установки, а вторая портативна и может запускаться с флешки. Функционально они примерно одинаковы.
Полноценная (платная) версия Supasoft CRM позволяет работать с единой базой, находящейся на сервере, на нескольких ПК. Для реализации этой задачи используется СУБД Firebird. Ее придется скачать отдельно (ссылка имеется на сайте Supasoft)
Обратите внимание, для бесплатных локальных версий CRM — установка СУБД не требуется. Все, что необходимо уже есть в составе установочного пакета или архива с портативной версией
Отличие платных и бесплатных версий состоит исключительно в работе через сеть. Для бесплатной Supasoft CRM Free Lite — это невозможно. Все остальные функции идентичны.
Самописная CRM: что это и для чего нужно
Самописная CRM — система управления взаимоотношениями с клиентами, разработанная конкретной компанией исключительно под собственные потребности и бизнес-процессы.
Преимущества:
- Возможность настройки любого, даже самого специфического процесса;
- Отсутствие лишних модулей и сценариев, которые загромождают интерфейс и снижают скорость работы системы;
- Максимально персонализированный интерфейс;
- Отсутствие необходимости приобретать пользовательские лицензии.
Недостатки:
- Длительная и дорогостоящая разработка;
- Сложная техническая поддержка;
- Отсутствие специалистов на рынке с опытом работы в данной системе;
- Со временем система станет устаревшей.
Приступать к разработке персонализированной CRM имеет смысл, если вам нужен высокий уровень настройки, который готовые системы дать вам не могут. С чего и как начать проект, если решили построить систему управления взаимоотношениями с клиентами с нуля? Ниже рассмотрим подробнее.
Для чего бизнесу нужна CRM‑система
CRM позволяет оптимизировать процессы: помогает сотрудникам работать точнее, эффективнее и интенсивнее, не пропускать сделки и задачи и, как следствие, повышать продажи.
Вот как выглядит эта связь. Количество сделок зависит от того, как менеджеры работают с клиентами — как они общаются, какие товары предлагают и на каких условиях. В CRM можно оценить это и исправить проблемы — например, если менеджеры предлагают неподходящие продукты.
Также на продажи влияет ход процесса — как долго обрабатываются заявки и обращения клиентов, не затянут ли процесс на этапе обсуждения или заключения сделки, насколько просто клиенту взаимодействовать с компанией и многое другое.
Универсальность
Второе не менее важное преимущество Мегаплана — универсальность. Наша система управления проектами может использоваться в любом бизнесе независимо от его направленности
Производит ли организация открытки, товары народного потребления или занимается управлением персоналом — все данные бизнес-процессы имеют в своей основе схожую схему. Управление компанией и общение с клиентами представлены общими задачами, которые и поможет решить Мегаплан. Также универсальность нашей автоматизированной системы управления поможет и в развитии бизнеса.
Стоит отметить, что именно развитие новых направлений для большинства компаний представляет наибольшую сложность. И проблема не только в том, что и руководителю, и коллективу необходимо будет изучить новую сферу деятельности и внедрить ее в бизнес-процессы компании
Важно наладить и продумать схемы взаимодействия: кто за какой этап работы должен отвечать, как выстраивать иерархию обязанностей и как должен быть организован процесс управления организацией. Конечно, только Мегаплан не поможет решить этот вопрос, но с ним разработать и внедрить новую схему работы станет проще и быстрее
Доступные версии
На сайте разработчиков Supasoft CRM доступны для скачивания сразу несколько версий этой системы управления отношений с клиентами. Из них две — бесплатные, носящие название Supasoft CRM Free Lite. По замыслу создателей, использовать бесплатно можно версии для работы на локальных компьютерах. Одна из этих версий требует установки, а вторая портативна и может запускаться с флешки. Функционально они примерно одинаковы.
Полноценная (платная) версия Supasoft CRM позволяет работать с единой базой, находящейся на сервере, на нескольких ПК. Для реализации этой задачи используется СУБД Firebird. Ее придется скачать отдельно (ссылка имеется на сайте Supasoft)
Обратите внимание, для бесплатных локальных версий CRM — установка СУБД не требуется. Все, что необходимо уже есть в составе установочного пакета или архива с портативной версией
Отличие платных и бесплатных версий состоит исключительно в работе через сеть. Для бесплатной Supasoft CRM Free Lite — это невозможно. Все остальные функции идентичны.
Система — конструктор
Однако созданием самих разнообразных баз, функционал приложения, разумеется, не ограничивается. Отдельные объекты — это всего лишь кирпичики, элементы системы, которую можно построить с помощью Supasoft CRM. А вот связи между ними позволяют получать довольно сложные алгоритмы взаимодействия данных. Делается это с помощью опций, содержащихся во вкладках «Родительские связи» и «Дочерние связи». Отображение новых связанных данных в карточке клиента также может быть настроено (вкладка «Набор деталей»).
Фактически, для каждого клиента или иного объекта в Supasoft CRM (кто нам мешает взять за основу не справочник клиентов, а что-то другое?) можно создавать любое количество заметок, контактов, примечаний и связей. Кроме того, структура, поддерживаемая программой, позволяет использовать справочники и создавать историю взаимодействия с клиентами.
Есть в приложении также и инструментарий для создания всякого рода отчетов. Это благодатное поле деятельности для любого, кто хочет анализировать полученную и сохраненную информацию! Любые данные, занесенные в CRM, могут быть использованы в отчетах. Предметом таких построений может быть что угодно, например, отчеты по продажам, по платежам, по встречам с клиентами… При настройке нужно определить, что должно быть в строках, а что в столбцах итоговой таблицы, а также какие именно расчеты произвести на основе указанных данных.
В приложении реализованы и так называемые «Шаблоны документов», которые позволяют автоматически заполнять поля и таблицы информацией из базы данных в документах формата MS Word. Таким образом, пользователь получает в свои руки инструментарий для подготовки разного рода документов, например, счетов, договоров, заявок, накладных и т.п. Согласитесь, что автоматизировать создание такого рода бумажек просто необходимо.
Самое приятное, что практически все, что добавлено в базу (объекты, поля, связи, карточки и т.д.), становится доступным для поиска, сортировки, использования в отчетах и иных манипуляциях с данными. То есть в приложении попросту не существует неиндексируемых и жестко заданных элементов. Все можно изменить, настроить и использовать.
Для того же, чтоб изменения не выполнялись кем попало, в приложении реализованы права доступа, что позволяет избежать изменения структуры базы данных неопытными пользователями. Кроме этого, на базе портативной версии легко создать готовый продукт для использования в какой-то организации. Можно заранее создать структуру и связи, необходимые для деятельности того или иного сотрудника, после чего выставляются соответствующие права доступа, запрещающие простому пользователю изменять важные основополагающие конструкции и убирается отображение пункта «Конфигуратор» в меню.
Возможности CRM‑систем
В самих словах customer relationship management заложены сведения о возможностях, которые дают CRM-системы. Они помогают лучше узнать клиентов, прослеживать их покупательский путь, развивать отношения с ними и управлять процессами.
C (customer) — это клиент, потребитель. CRM накапливает, хранит, структурирует, обновляет данные о клиентах, позволяет разбить клиентов на сегменты, чтобы анализировать каждый из них отдельно. Например, у компании могут покупать физические лица, дистрибьюторы и другие компании.
CRM помогает лучше узнать клиентов. Например, с её помощью можно определить, из каких каналов приходят клиенты, какие вопросы они задают, на каком этапе принимают решение о покупке. Эта информация нужна для принятия операционных и управленческих решений.
Пример того, как источники лидов отображаются в CRMСкриншот: «Битрикс24»
R (relationship) — взаимоотношения. CRM показывает, как компания развивает отношения с клиентами и взаимодействует с ними. То, как меняется статус клиента от интереса к покупке, отношение клиента к компании, как долго клиент остаётся покупателем товаров и услуг, сколько прибыли приносит. Это нужно, чтобы определить ценность клиента.
Ценность клиента — это метрика, которая показывает, сколько прибыли клиент принёс компании за всё время сотрудничества. С её помощью выясняют, какие клиенты приносят мало прибыли или не окупают затраты на работу с ними. Компания может отказаться от менее ценного клиента в пользу ценного — либо обслуживать первого по остаточному принципу.
Ещё в CRM-системе можно выстраивать взаимоотношения с клиентами с помощью разных инструментов. Например, в CRM-систему можно интегрировать телефонию, чтобы сотрудники звонили из системы и записывали звонки. Также можно интегрировать почту, мессенджеры и другие каналы связи.
M (management) — управление. CRM‑система помогает организовать процессы и собирает данные для отчётов. Также с помощью CRM-системы можно устанавливать и отслеживать достижение KPI — ключевых показателей эффективности.
Например, CRM-система помогает понять, почему сотрудники заключают так мало сделок, на каком этапе происходит срыв, что сотрудники делают не так. Проанализировав эту информацию, можно понять, каких компетенций не хватает сотрудникам.
Как работает система управления?
Любой бизнес может развиваться только при условии автоматизации процессов. А любая автоматизация начинается с создания четкой структуры и схемы работы организации, в которой каждый сотрудник находится на своем месте, а его нагрузка распределена максимально эффективно. Руководитель в любой момент сможет проконтролировать работу каждого подчиненного или отдела, увидеть степень выполнения задач и проектов. Из таких звеньев складывается работа любой организации. Мегаплан позволяет свести все бизнес-процессы в одной системе, одинаково удобной и понятной как для сотрудников, так и для руководителей.
Что значит «эффективная автоматизация бизнеса»? Это когда все бизнес-процессы, которые могут быть автоматизированы, перепоручены автоматике, а человек выполняет только ту часть работы, которую нельзя ей доверить. Это можно сравнить со строительством дома: зачем нанимать сотню землекопов, если с этой же работой гораздо лучше справится экскаватор? И по этому принципу работает любой бизнес.
Но компания — это, прежде всего, люди
Очень важно наладить взаимодействие между ними, объединить в одну систему. Поэтому эффективное управление бизнесом — это не только автоматизация бизнес-процессов, но и отладка взаимодействия между сотрудниками до такой степени, что любой контакт, на любом уровне должен проходить безупречно, а работа компании должна напоминать точный часовой механизм
Эту цель преследует любая автоматизированная система управления предприятием.
Мегаплан — это не просто система, позволяющая автоматизировать бизнес. Она также помогает в управлении персоналом: наладить связи внутри команды проекта, между отделами, определить зону ответственности и обязанности каждого
Важно, что это не усложняет систему управления организацией: она остается такой же простой и понятной для каждого
Зоопарк бизнес-софта
Системы управления проектами
— программные решения, которые позволяют управлять проектами, то есть планировать занятость членов команды и ресурсы, расставлять приоритеты, определять очередность работ, ставить дедлайны. Как правило, в центре таких систем не стоит клиент, а стоит проект — внутренний или внешний.
Системы управления задачами
— лайт-версия предыдущего типа. По сути, коллективный планировщик с задачами, сроками, статусами, ответственными и напоминаниями. Опять же клиент в таких системах выступает всего лишь как атрибут задачи.
Офисные пакеты
— привычные нам текстовый редактор, табличный редактор и редактор презентаций. Не имеет никакого отношения к CRM, но часто выступает в роли хранилища клиентской базы (холивар на эту тему уже был).
Бухгалтерские и финансовые программы и учётные системы
— вечный конкурент CRM-систем, их же головная боль. С одной стороны, в центре учётных систем стоят финансы и денежные потоки, с другой, их пытаются правдами и неправдами приспособить под ведение клиентов. С третьей — с этим всем нужно интегрироваться, если бизнес предъявляет такие требования к CRM. Основная проблема в том, что у сисадминов, продажников и бухгалтеров совершенно разные сущности и объекты, с которыми они работают. Поэтому взаимопонимания достичь удаётся редко.
ERP
— огромные сложные системы планирования ресурсов предприятия. Используются в компаниях с многочисленными финансовыми потоками, в производственных корпорациях, на заводах и т.д. От CRM отличаются тем, что ставят в центр не клиента, а ресурсы и производственные процессы компании. Однако ничто не мешает объединить возможности CRM и ERP в одной системе.
CMS
— система управления контентом сайта и/или блога. Не имеет никакого отношения к CRM, путают по созвучию.
BPM-системы
— системы проектирования и моделирования бизнес-процессов компании. Позволяют автоматизировать буквально всё: от мелкой рутины до крупных производственных процессов. В чистом виде нужны только крупным специализированным компаниям. В центре таких систем — внутренние бизнес-процессы компании, их отладка и безупречное функционирование. Как модуль CRM — очень интересная и нужная штука даже для небольших фирм. Обязательно настраивайте бизнес-процессы, полезно их пересмотреть и автоматизировать.
Виртуальные АТС и комплексный VoIP
— тот тип ПО, про который говорят «нам звонилки хватит». Действительно, многие операторы IP-телефонии имеют собственные контакт-менеджеры и даже минимальные CRM. Как правило, функциональности начинает быстро не хватать, поэтому лучше брать нормальную развитую CRM и интегрировать её с телефонией и виртуальной АТС. Получается хорошо. А главное, востребовано почти всеми клиентами — настолько, что, например, мы разработали и собственный SIP-фон, и свой VoIP-коннектор для маршрутизации телефонии.
Биллинговые системы
— системы, в которых учитываются и анализируются платежи клиентов (не путать с процессинговыми платёжными системами). При необходимости интегрируются с CRM-системой.
Аналитические системы
— встречаются, в основном, в крупных компаниях. Это системы обработки поступающих от клиентов данных. могут быть вендорскими, а могут самописными. Самый простой вариант — все данные накапливаются в СУБД, и программисты готовят заказные выгрузки для сотрудников: пишется SQL-запрос, выгружается массив, передаётся заинтересованному менеджеру. Самый сложный — дорогие импортные решения типа SAP.
ECM-системы (они же СЭД)
— системы электронного документооборота с формированием, хранением, согласованием и архивированием документов. Обычно используются сами по себе, крайне редко бывают интегрированы с CRM или входят в её состав.
Корпоративные порталы и корпоративные социальные сети
— раньше были нацелены исключительно на общение сотрудников внутри компании и ведение корпоративной базы знаний, сегодня обросли возможностями CRM и вплотную к ним приблизились. Большой минус — множество отвлекающих моментов во время работы в интерфейсе и ограниченность CRM-ного функционала. Плюс — всё в одном, сотруднику не нужно переключаться между программами.
Так что, внедряя корпоративное ПО, главное, не перепутать и выбрать нужные решения исходя из размеров и потребностей бизнеса.
Телефония в CRM Битрикс24
Очень часто случается, что клиент уходит из-за того, что менеджер с ним общался, но вел себя не согласно
регламентам. А как это отследить? В Битрикс24 вы можете интегрировать ip-телефонию с записью разговоров.
Если у вас есть call-центр, то тогда вам нужно видеть, сколько минут проговорил менеджер с клиентом –
телефония в Битрикс поможет.
Также функция звонка прямо из CRM всегда была очень удобной, так как не требует от менеджера постоянного
ввода телефонных номеров. Но еще одним большим плюсом Битрикс24 является возможность звонить по
интегрированной телефонии с мобильного приложения. Особенно удобно для сервисных сотрудников и ИТ-служб,
специалисты которых не любят показывать и оставлять свои контакты клиентам. Звоните через Битрикс24 и не
беспокойтесь о сохранности личного номера.
Цели, задачи системы Мегаплан
Главная задача программы – упростить работу компании, структурировать все процессы от запуска до реализации готовой продукции. Мегаплан позиционирует свой продукт, как понятный, максимально простой интерфейс с индивидуальными опциями, согласно выбранному тарифному плану. Всего программный продукт представлен 4-мя тарифами:
- Совместная работа (от 300 рублей/месяц с человека);
- Совместная работа «+» (390+ рублей/месяц с человека);
- Клиенты + продажи (от 500 рублей/месяц с человека);
- Клиенты и продажи «+» (от 700 рублей/месяц с человека).
СРМ Мегаплан способна организовывать работу как малого, так и большого количества работников в офисе (от 4 до 500 человек), распределять обязанности между менеджерами, контролировать сроки выполнения задач, управлять клиентами, получать отчеты по проделанным работам.
Соберите систему под себя на конструкторе
Есть способ создать систему под себя с нуля, но при этом не уходить с головой в программирование. Одни называют это «low code», другие — «no code»-системами, но суть не в этом. Главный принцип здесь таков: есть много готовых запрограммированных кубиков с любыми действиями и возможностями, и из этих блоков вы строите именно ту систему, которую хотите.
Такой вариант подходит, если ваши процессы слишком сильно отличаются от процессов других компаний в сфере, или если вы занимаетесь чем-то, для чего нет готового коробочного решения.
Например, недавно мы автоматизировали работу городского провайдера. Для них нет отдельной специальной «CRM для провайдеров интернета», но при этом им нужно контролировать оплаты, и есть достаточно много технических данных, которые необходимо хранить про абонентов.
Такие системы бывают настолько простыми, что можно обойтись вообще без программиста. Обычно логика следующая: чем проще конструктор и чем легче в нём разобраться, тем меньше на нём можно собрать. Но если вас эти ограничения устраивают и функций хватает — смело пользуйтесь. Начать можно с airtable.com.
Более гибкий и функциональный бизнес-конструктор есть на ozma.io. В нём можно собирать сложные формы из десятков полей, создавать любые новые объекты, настраивать автоматические уведомления, автоматически создавать из системы договора, сканировать QR-коды.
Минусы:
- Дороже, чем готовая коробка, заточенная под ваш тип бизнеса.
- Придётся заниматься внедрением. Вашему интегратору или ИТ-отделу надо будет настраивать процессы под ваш бизнес и учитывать требования каждого отдела.
Список обязательных модулей и функций
Модуль управления клиентами и продажами. Ведение базы клиентов с возможностью их сегментировать, настраивать ответственных сотрудников по каждому заказчику, фиксировать этапы продаж по воронке, историю отношений, автоматически напоминать о необходимости позвонить клиенту.
Модуль задач. Постановка и контроль выполнения задач сотрудниками, в том числе работающими удаленно.
Финансы. Возможность фиксировать все сделки и анализировать финансовые показатели.
Аналитика и отчеты
Важно, чтобы были стандартные отчеты и возможность настраивать индивидуальные. Малому бизнесу обычно хватает стандартных отчетов.
Интеграция с необходимыми программами и сервисами, в частности, 1С, телефонией, сайтом.
Кому подходит Мегаплан?
Всем организациям, которым необходима гибкая и удобная система управления. Независимо от того, работает в компании несколько человек или сотня сотрудников. Производство и сфера обслуживания, розничные и оптовые продажи, дизайн и реклама — в любой из этих областей возникают задачи, которые гораздо проще решить с информационной системой управления. Но только такой системой, которая позволяет эффективно наладить процесс вне зависимости от рода деятельности компании. С Мегапланом возможно управление организацией любых масштабов, целой компанией или только некоторыми отделами. Но в любом случае все бизнес-процессы будут под контролем.
Если вы все еще выбираете систему для автоматизации бизнес-процессов, Мегаплан позволит справиться и сделает работу простой и удобной. Независимо от того, сколько человек у вас в компании — три или триста — Мегаплан справится. Замените электронные таблицы на современную систему организации бизнеса!