Эффективный тайм-менеджмент

Книги по управлению временем

Чтобы освоить тайм-менеджмент в совершенстве, вам следует
прочитать следующие книги:

1. Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю». Прочитав данную книгу, сможете избавиться от лишнего, изменить жизнь и повысить ценность своего времени.
2. Майкл Бреус «Всегда вовремя». Книга поможет пересмотреть приоритеты и составить идеальное расписание.
3. Фергус О’Коннел «Делай меньше». Как раз расскажет вам, что продуктивность о качестве, и поможет избавиться от желания все успеть и делать больше.
4. Тимоти Пичил «Не откладывай на завтра». Автор уже научил тысячи людей бороться с прокрастинацией, научит и вас. Книга короткая, легко читается, и советы сразу можно применить в жизни.
5. Брайан Моран, Майкл Леннингтон «12 недель в году». Научитесь работать эффективно, чтобы за 12 недель успевать больше, чем другие за год.
6. Хэл Элрод «Магия утра». Автор учит начинать день так, чтобы продуктивность стала закономерной.

Читайте, перенимайте опыт успешных людей, развивайтесь и
научитесь управлять временем, ведь это самый важный ресурс.

Как внедрить корпоративный тайм-менеджмент

Использование тайм-менеджмента в корпоративных целях следует начинать именно с руководящего состава. В дальнейшем (спустя 2-3 месяца) стандарт распространится и на другие подразделения компании, как внешними силами, так и с помощью внутренних механизмов. Рассмотрим процесс введения ТМ на небольшой группе, состоящей и 10-15 топ-менеджеров,5-10 их заместителей и 5-10 представителей секретариата.

Схема типового проекта внедрения тайм-менеджмента для сотрудников приведена рисунке.

Сам проект включает в себя несколько стадий.

1. Диагностика

Для определения масштабов проблемы проводится анкетирование и интервью с самыми загруженными ТОПами и менеджерами среднего звена.

Дополнительно можно произвести хронометраж работы конкретного менеджера. Внешний консультант следит за процессом и фиксирует все действия сотрудника, после чего анализирует полученную информацию вместе с руководителем.

2. Вводный корпоративный тренинг для топ-менеджеров

Как правило, на мероприятие отводится два дня, но не каждый руководитель может высвободить столько времени в и без того насыщенном графике. Тогда тренинг разбивается на 2 раза по 1 дню или 4 раза по 4 часа.

С помощью обучения ТОПы должны:

• Узнать основные принципы и приемы ТМ.
• Ознакомиться с успешным опытом других компаний.
• Понять структуру базовых элементов ТМ-стандарта.
• Принять главные правила и договоренности, на которых и будет происходить внедрение стандарта в компании.

Подробнее

3. Коучинг для топ-менеджеров

Большинство ТОП-менеджеров попадают в ловушку собственных плотных графиков. У них просто не хватает времени, чтобы заняться правильной организацией времени. Выбраться из ситуации поможет только серьезная работа с консультантом и применение ТМ-стандарта на практике. Конечно, можно попытаться освоить все самостоятельно, но в большинстве случаев это не приносит результатов. Взаимодействие с консультантом можно сравнить с персональной тренировкой в зале: весь комплекс можно осилить и без тренера, но велика вероятность, что упражнения будут выполняться с ошибками. И вообще не факт, что будут выполняться, ведь не так уж и просто найти силы и время на зал.

4. Работа с секретариатом

Данная стадия реализуется одновременно с предыдущей. Помимо топ-менеджеров, консультанты работают с личными помощниками и секретарями, помогая сотрудникам освоить главные принципы тайм-менеджмента. Этот этап особенно важен, ведь в результате «настройки» секретариата высвобождается время ТОПов, хотя они не тратят на процесс ни одной минуты.

5. Создание пилотной версии ТМ-стандарта

Проведя подготовительные работы, консультанты и сотрудники формулируют тексты регламентов и «докручивают» их с учетом специфики работы компании.

6. Применение стандарта на уровне менеджеров среднего звена

Конечно, проведение персональных консультации со всеми рядовыми сотрудниками нерентабельно. Для внедрения тайм-менеджмента проводят тренинги, сформированные в соответствии с уже подготовленным стандартом.

Подробнее

7. Утверждение конечной версии стандарта

Принятие итогового варианта происходит на собрании топ-менеджеров, где они делятся собственным опытом применения стандарта и, при необходимости, вносят правки в пилотную версию. Здесь же определяется стратегия дальнейшего масштабирования стандарта, принимаются приказ о внедрении стандарта, приказ о создании рабочей группы внутри компании, которая будет поддерживать и актуализировать стандарт. Также на совещании оценивают показатели эффективности, которые замеряли в начале проекта.

Из рассказа председателя совета директоров одного из петербургских заводов: «На завод привели внука, устроили для него экскурсию. После экскурсии он говорит: «Дед, я понял, чем занимается слесарь, очень интересно мне все объяснили. Я понял, чем занимается мастер: когда мастер уходит, слесари начинают перекуривать. Я понял, что мастер нужен, чтобы слесари работали. А ты, дед, чем занимаешься на заводе?»».

Как объяснить шестилетнему ребенку, чем занимается председатель совета директоров? Я ему сказал так: «Ты знаешь, внук, я делаю две вещи: думаю и переживаю».

8. Оценка эффективности

Внедрение тайм-менеджмента освобождает время руководства и дает возможность подумать о приоритетных вопросах, а также снижает количество причин для переживаний. К тому же, применение стандартов существенно увеличивает продуктивность деятельности компании: рабочее время используется рационально, задачи выполняются в срок, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь.

Подробнее

Типы тайм-менеджмента

«Планировать нужно только рабочее время» ― такое часто можно услышать. Это не так. Выделяют 3 вида тайм-менеджмента:

• социальный, 

• личный,

• профессиональный.

Социальное планирование используется для управления межличностными отношениями в команде. Наверно, это не самый распространённый вид тайм-менеджмента, так как им чаще всего пользуются руководители. Этот вид применяют тогда, когда нужно организовать слаженную работу коллектива. Нужно правильно распределить обязанности и дела, чтобы все члены команды работали эффективно и при этом не перетрудились.

Личный, или персональный тайм-менеджмент, предусматривает самосовершенствование, время на хобби и прогулки, стремление к личным целям. 

Профессиональное планирование – это эффективное использование рабочего времени

Важно правильно организовать свои рабочие дела так, чтобы выполнять все задачи качественно, быстро и при этом оставалось время на личные дела и отдых

Советы

Чтобы грамотно управлять временем, повысить личную
продуктивность, уровень заработка и продуктивность, воспользуйтесь следующими
советами:

1. Объективно оценивайте собственное время. В сутках 24 часа, вам надо еще поесть, поспать, отдохнуть, так что не стройте много планов.
2. Нехватка времени – это неправильное его распределение, поэтому если что-то не успеваете, перечитайте принципы тайм-менеджмента.
3. Планируйте на день не более 5 дел, из них важных – не более 3. Тогда вы сможете выполнить их качественно, без спешки.
4. Занимайтесь спортом, это помогает зарядиться энергией и улучшает когнитивные процессы.
5. Не пренебрегайте отдыхом и сном. Лучше перенести дела, но отдохнуть, но не наоборот.
6. Самые объемные и сложные дела – с утра первым делом.
7. От первого часа после пробуждения зависит продуктивность всего дня, поэтому проведи его с умом.
8. Не гонитесь за количеством, главное – качество.
9. Не сравнивайте себя с другими, у каждого человека свои цели, мечты и темп их достижения.
10. Хвалите себя за успехи, покупайте себе подарки.
11. Делегируйте все, что можно делегировать.
12. Выявите те дела, что дают минимум результата, и вычеркните их, чтобы не тратить время.
13. Ставьте цели, разбивайте их на более мелкие и локальные, обязательно пишите дедлайны и конкретизируйте.
14. Используйте ежедневник или перечисленные выше приложения.
15. Периодические анализируйте собственную систему тайм-менеджмента, чтобы выявлять ошибки и исправлять их.
16. Время – самый важный и ценный ресурс, поэтому проводите его с пользой и удовольствием.

Принципы тайм менеджмента в работе

Тайм-менеджмент — это компетенция, которая включает в себя широкий спектр навыков и принципов. Мы выделили 10 основных:

Грамотное управление временем позволяет принимать эффективные решения. Это потому, что вы можете видеть, что нужно сделать и когда.

Частью тайм-менеджмента является знание того, что вы можете сделать. Если вы знаете, что задачи нужно выполнять, но у вас нет времени на их выполнение самостоятельно, вы можете делегировать их другим. Это одна из важнейших компетенций любого руководителя, и она всегда оценивается в ходе тестов и собеседований при приеме на работу и в конкурсе «Лидеры России».

Легко начать сначала с приятных задач, но это не всегда самые важные или срочные дела.

Ваши навыки тайм-менеджмента должны позволить вам сосредоточить свое внимание на приоритетах, не отвлекаясь на второстепенное, пока не выполнено основное

Ваш тайм-менеджмент заключается в постановке целей и понимании того, что вам нужно делать.

Это могут быть краткосрочные или долгосрочные цели. Было бы полезно, если бы вы подумали о том, что достижимо и реалистично.

Для этого полезно следовать схеме SMART для постановки целей — каждая цель должна быть:

• Specific — точная
• Measurable — измеримая
• Achievable — достижимая
• Realistic — реалистичная
• Time-bound – ограниченная сроками

Навыки управления временем заключаются в том, чтобы быть организованным и использовать методы тщательного планирования для планирования ваших задач. Это дает вам четкое представление о том, что вам нужно сделать и почему.

Организация — это создание решения, которое позволит вам работать эффективно, иметь чистый и опрятный стол, логичную систему хранения документов или знать, как тщательно планировать свои встречи.

Как мы уже говорили выше, знание того, как расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке, является признаком того, что вы можете хорошо управлять своим временем.

Вам нужно уметь определять, какие задачи являются срочными, важными или трудоемкими, и выделять достаточно времени для их выполнения.

Если вы умеете находить решения разных рабочих проблем, то, скорее всего, вы уже сильны и в тайм-менеджменте.

Это потому, что вы можете определить решения, которые позволят вам преодолеть любые проблемы и поддерживать проекты в нужном русле.

Проверка, что вы выделяете достаточно времени для задач и встреч — хороший признак эффективного тайм-менеджмента.

Когда вы встречаетесь с кем-то, вы должны предвидеть, сколько времени может занять разговор, и предусмотреть достаточно времени, чтобы вы не отставали от графика.

Можете ли вы видеть более широкую картину? Можете ли вы установить, почему определенные задачи должны быть приоритетными и как это связано с вашей общей бизнес-стратегией?

Знание того, что важно для итогового результата, может помочь вам определить ключевые приоритеты. Тайм менеджмент может быть и в масштабе года или десятилетия – он того он не перестает быть важным и актуальным

Грамотный тайм-менеджмент позволяет эффективно справляться со стрессом. Если вы не перегружены работой, вы можете быть гораздо более спокойным человеком и наслаждаться лучшим балансом между работой и личной жизнью.

Те, у кого плохие навыки тайм-менеджмента, гораздо чаще вынуждены работать сверхурочно и страдать от последствий эмоционального выгорания.

Что такое тайм-менеджмент — определение и история развития

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают организовать рабочее время и повысить эффективность от его использования. 

После того как мы узнали, что такое тайм-менеджмент, углубимся в историю появления этого термина. Историю развития техники управления временем условно можно разделить на 4 периода. Рассмотрим каждый из них в отдельности. 

1. Донаучный период

Прародителем искусства управления времени можно считать римского философа Луция Аннека Сенека

В одном из своих писем, отправленное прокуратору Луцилию, Сенека задавался вопросом о важности эффективного использования времени. . Также более поздние мыслители, такие как Леон Баттиста Альберти и Френсис Бекон, делились своими мыслями о личной эффективности

Но самый большой вклад в развитие методологии управления временем внёс американский политик Бенджамин Франклин. 

Также более поздние мыслители, такие как Леон Баттиста Альберти и Френсис Бекон, делились своими мыслями о личной эффективности. Но самый большой вклад в развитие методологии управления временем внёс американский политик Бенджамин Франклин. 

Политический деятель разработал технику под незаурядным названием “Пирамида Франклина”. В ней Франклин описал алгоритм постановки и достижения долгосрочных целей. 

Это период хоть и считается основополагающим для истории развития менеджмента, но имел ряд недостатков, а именно: элитарное использование методики, субъективность информации и отсутствие структурированной системы. 

2. Тейлоризм (1910-е — 1950-е)

Промышленная революция, происходящая в ведущих странах мира с середины XVIII по конец XIX в., привела к необходимости создать методику для управления работой большого количества людей. При разработке планирования рабочего времени использовали идеи основоположника научной организации труда Фредерика Тейлора. 

Если не углубляться в детали, то суть тейлоризма заключалась в анализе систематизации работы. Таким образом, методика позволяла повысить производительность труда на предприятии. 

А Вы уже пробовали тайм-менеджмент?
Да 42.65%

Нет 57.35%

Проголосовало: 68

3. Классический (1950-е — 1990-е)

В середине XIX века произошёл резкий технологический скачок и возникла потребность в повышении производительность интеллектуального труда. 

Методы тейлоризма, направленные на увеличение эффективности физического труда, не справлялись с этой задачей, поэтому на смену учениям Фредерика Тейлора пришёл классический тайм-менеджмент. За основу классического метода была взята идея, что работник самостоятельно способен улучшить личностные качества без надзора «сверху».

Стоит отметить, что классический тайм-менеджмент не учитывал психологические факторы, то есть был рассчитан на людей, которые не подвержены перепадам настроения, лени и прокрастинации. 

4. Современный (1990-е — наши дни)

Основное отличие современного тайм-менеджмента от классического состоит в том, что первый период воспринимает людей не как «шестерёнки в едином механизме», а как личностей со своими потребностями и желаниями. 

Поэтому в современной технологии выстраивания плана действий есть несколько важных дополнений: 

• Состояние окружающей среды. Теперь учитываются внешние факторы, которые влияют на продуктивность работы. 
• Личные потребности и предпочтения. На этом этапе развития рассматриваются личные нужды каждого человека. 
• Инновационных технологий. Чтобы повысить результативность команды, современная методология прибегает к использованию новейшие компьютерные технологии. 

Когда катастрофически не хватает времени

Главный прием в тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент появился относительно давно и приемов управления временем придумали навалом. Есть среди них действительно эффективные, такие как, например расстановка приоритетов и планирование дел. А есть сомнительные, о которых я не помню, так как они мне нафиг не нужны.

Я прочитал с десяток книг по тайм-менеджменту и более 7 лет уже ежедневно применяю получение мной знания на практике. И могу выделить основной, на мой взгляд, навык планирования времени, который надо внедрить всем. Даже тем, кто сидит под деревом и медитирует.

Вышесказанное не означает, что все остальное в тайм-менеджменте ерунда. Нет. Любой человек, который хочет делать дела с максимальной эффективностью обязан как минимум ознакомиться с существующими приемами тайм-менеджмента. А лучше практиковать их каждый день. Изучать тайм-менеджмент нужно, он окупает затраты времени на его изучение, так как навыки остаются с вами на всю жизнь. Кстати, если у вас есть сложности с планированием своего времени, если ничего не успеваете и куча дел навалилась горой – напишите мне ВКонтакте, возможно я смогу бесплатно поделиться с вами опытом и помочь вам. Ну, или просто добавляйтесь в друзья на будущее.

Так вот, возвращаясь к теме разговора. Главный прием тайм-менеджмента, по моему мнению – это планирование дел, с четким ограничением, сколько ресурсов вы готовы на это дело потратить.

Например – хотите написать статью. Говорите себе – я готов потратить на статью 1 час времени. И тратите именно этот час. Или, например, хотите подкачать пресс – говорите, что за 30 минут вы должны сделать 3 подхода по 30 повторений. И укладываетесь в эти параметры.

Звучит просто и элементарно, но это не так. Если вы научитесь действительно использовать этот принцип планирования, эффективность вашей работы возрастет в разы. Во всяком случае, у меня происходит именно так. Я уже не помню, подсмотрел я это способ планирования у кого-то или придумал сам. Главное – что работает он великолепно, особенно вместе с другими приемами тайм-менеджмента, о которых мы поговорим как-нибудь в следующий раз. Ну, или если напишете мне, поговорим раньше.

Успехов вам и эффективного планирования! Ну, или просто хорошего выходного, сидя под деревом!

Книги и литература

Рассмотрим 3 книги, которые помогут лучше понять принципы управления временем: 

1. «Прокрастинация. Первая помощь» (Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург)

В книге понятным и простым языком описаны ключевые техники и методики по выявлению и лечению прокрастинации. Нидерландские психологи Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург попытались ответить на следующие вопросы: отчего нам так хочется прокрастинировать и почему это свойственно всем людям?

2. «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией» (Франческо Чирилло)

В книге Франческо Чирилло подробно рассказывает, как фокусироваться на сложных делах, бороться с прокрастинацией, систематизировать свою работу и укладываться во временные рамки без стресса и выгорания.

3. «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Дэвид Аллен)

Мы уже упоминали в статье про знаменитого специалиста в области тайм-менеджмента Дэвида Аллена, который в течение двадцати лет создавал уникальную методику организации рабочего процесса. В своей книге он говорит, как эффективно усваивать информацию, планировать и контролировать рабочий процесс.

Тайм-менеджмент: что это такое простыми словами

Тайм менеджмент

Каждый человек мечтает о том, чтобы использовать отведенное ему время с максимальной эффективностью. Но чаще всего живет в режиме цейтнота и постоянно изыскивает ресурсы для того, чтобы успеть всё и везде. Поэтому техники управления временем остро востребованы в 21 веке.

Определение тайм-менеджмента имеет несколько вариаций. Но чаще всего используется следующий вариант: тайм-менеджмент – это умение организовывать время для решения поставленных задач с извлечением наибольшей эффективности из имеющихся ресурсов.

Принципы эффективного управления временными ресурсами существовали в виде теории вплоть до последней четверти 20 века. И только в этот период стали востребованы в бизнес-среде, оформившись в полноценное направление. Постепенно техники получили повсеместное распространение. Ими пользуются не только на работе, но и:

в личной жизни; в период организации важного события, в том числе семейного; для выполнения текущих задач.

Поэтому можно сказать, что тайм-менеджмент полезен всем людям, которые ежедневно решают комплекс разноплановых задач в разных сегментах.

Он позволяет выделить из общего потока важные дела и выполнять их в соответствии с установленными сроками, исключив опоздания, стресс и другие проблемы.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

• первостепенные срочные;
• первостепенные не срочные;
• срочные второстепенные;
• второстепенные несрочные.

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

• делегируйте полномочия (что не требует именно вашего обязательного участия, всегда можно передать, если вы в этот момент будете заняты ситуацией, которую кроме вас никто не разрешит);
• научитесь говорить «нет» (система персонального тайм-менеджмента сводится в том числе к тому, чтобы не брать лишние дела, то есть дела, воплотить которые качественно вы не сможете, потому что не успеете или будете делать их в спешке).

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны

Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Time-management – что это такое и как возник

Противоположность этому, понятие «прокрастинация». Это постоянное откладывание важных дел в «долгий ящик». Прокрастинатор «тянет» до последнего и приступает к активным действиям, когда уже «припекло». Уверен, что и у вас бывают приступы лени, однако с ними нужно справляться и развивать в себе волевые качества.

Основная задача тайм-менеджмента (ТМ) – успевать больше, делать лучше, уставать меньше. Если вы постоянно находитесь в режиме спешки, сдвигаете дедлайны и испытываете стресс от того, что не успеваете сделать запланированное, значит, ваша личная эффективность оставляет желать лучшего.

Расскажу, как возник тайм-менеджмент.

Еще 2000 лет назад Сенека – римский философ и мыслитель озвучил идею оценки потраченного времени на хорошее, плохое и бесполезное

Далее он предложил вести учет времени и делать это письменно, чтобы каждое важное дело было доведено до конца

Сенека также выступил за оценку эффективности прожитых лет. По его мнению, каждый мыслящий человек должен регулярно подводить некоторый итог своей жизни. Например, раз в год. Даже наш президент в своем новогоднем обращении несколько минут уделяет подведению итогов за ушедший год.

Вильфредо Парето

Многие успешные люди применяют активно этот принцип на практике: бизнесмены подводят финансовые итоги каждый квартал, спортсмены замеряют дельту достижений ежемесячно.

Следующий виток в развитии тайм-менеджмента принесла эпоха индустриализации. Управляя промышленными предприятиями, нужно было планировать время, за которое работник выполнял ту или иную задачу, появилось понятие рабочего графика и трудовых смен.

Экономист и социолог Вильфредо Парето вывел опытным путем закон, названный в дальнейшем в его честь.

В нашем случае, 20% правильно использованного времени сэкономят вам 80% рабочих часов.

Освоив навыки оптимального распределения ресурсов, вы повысите свою производительность, станете зарабатывать больше.

Этот принцип действует во всех сферах жизни. Например, 20% людей владеют 80% денег

Управление временем включает в себя:

• анализ временных затрат;
• грамотное планирование и постановку целей;
• самоорганизацию;
• делегирование задач;
• составление списков;
• мониторинг деятельности;
• расстановку приоритетов;
• исключение лишнего.

Изначально такая деятельность применялась только по отношению к бизнесу. Но постепенно выяснилось, что ТМ отлично работает во всех сферах жизни, включая бытовую.

Управлять самым ценным и невосполнимым ресурсом люди пытались во все времена. Но как полноценная дисциплина тайм-менеджмент получил распространение только в 20 веке.

Замечено, что люди, освоившие навыки ТМ, не только более эффективны в профессиональном плане, но и более здоровы, жизнерадостны и успешны в личных отношениях. Правильное распределение личных ресурсов позволяет осмыслить свою жизнь с точки зрения развития и самосовершенствования.

Новый подход к тайм-менеджменту

От строго планирования всей жизни постепенно отказываются многие. Стремление жить в балансе все чаще становится приоритетным и помогает отойти от поминутного следования плану. От желания все успеть люди переходят к необходимости понять, где есть резервы времени, которые можно использовать без ущерба для отдыха и личной жизни.

Топ методов управления временем

На первое место выходит планирование рабочих процессов, которое помогает распределять время на задачи так, чтобы не затрагивать личное пространство и давать возможность «перезагрузиться», делая спонтанный выбор способа отдыха. В числе методов, которые способны упорядочить рабочие дела, самыми популярными и эффективными становятся те, что дают не просто план действия, а понимание, куда уходит время:

mind-maps, или интеллект-карты. Креативный способ увидеть, как распределяется время. Это такие цветные зарисовки взаимосвязей, которые помогают понять, где в планировании есть огрехи. Нарисованная карта легко покажет, что в 1 день вписано дел на 48 часов работы. Приоритетные задачи можно выделять цветом, чтобы не потерять в рутине. Отслеживать выполненные можно, вычеркивая «ветки»;
управления проектами. Это способ упорядочить задачи и отслеживание процесса их выполнения. Как правило, задаются этапы работы, и карточка задачи двигается по ходу исполнения;
тайм-трекинг, или хронометраж. Используются инструменты для отслеживания фактически затраченного времени на каждую конкретную задачу/ее этап

Важно для понимания, насколько трудоемким получается процесс работы, какие дела отнимают больше времени.

Все эти методы хороши и эффективны, однако каждый их них охватывает вопрос расходования времени с какой-то одной стороны. Плюс зачастую планирование в таких форматах отнимает достаточно много времени, которое хочется сэкономить. Поэтому на первый план выходят инструменты автоматического учета времени, которые самостоятельно, без участия человека собирают статистику расходования рабочих часов, не отвлекая от выполнения основных трудовых обязанностей.

Возможности автоматического учета времени

Автоматический учет времени может быть организован с помощью разных инструментов, но самыми популярными становятся те, что включают в себя широкий функционал, объединяющий разные методы тайм-менеджмента – автоматические системы учета времени. Таким инструментом является программа CrocoTime, которая может:

• фиксировать начало и окончание рабочих часов. Это помогает понять, насколько в жизни соблюдается тот самый work-life balance;
• показывать активность в течение рабочего дня. Помогает приоритезировать задачи во времени: наибольшая продуктивность утром – ставьте сложные дела на это время, вечером – перенесите на начало рабочего дня то, что не требует максимальной концентрации, и выполняйте рутинные задачи за чашкой кофе, одновременно втягиваясь в рабочий процесс;
• отмечать активность в Интернете. Система фиксирует и детализирует использование программ и сайтов в Сети, таким образом становится понятно, почему человек целый день без перерыва смотрел в монитор, а к концу рабочего времени оказалось, что задачи так и не сдвинулись с мертвой точки. Посмотрев на статистику использования ресурсов, сделайте вывод о самых главных отвлекающих факторах и боритесь с собственным списком «пожирателей времени»;
• демонстрировать распределение нагрузки. Если добросовестно работаешь, умело отметаешь все отвлечения, а задач меньше не становится, значит, нагрузка слишком велика априори или пора научиться говорить «нет». Программа покажет причины постоянной работы в авральном режиме;
• детализировать время, затраченное на задачи. Функция тайм-трекинга встроена в систему, дополнительных трекеров не требуется, а информация о затраченных ресурсах – усилиях и времени – будет отражаться в статистике и поможет увидеть, какие дела отнимают больше всего часов.

Система CrocoTime призвана наладить отношения со временем: статистика, преобразованная в графики и диаграммы, покажет, как на самом деле обстоят дела с планированием и какие базовые принципы тайм-менеджмента упущены. А кто владеет информацией – тот владеет миром. С CrocoTime не нужно заводить планировщики и тратить время на детализацию дел вручную, достаточно одной программы, чтобы раз и навсегда подружиться со временем и научиться грамотно им управлять.

Обзор приложений для тайм-менеджмента

Не стоит отказываться от технических новинок, учась управлять временем. Успешные люди охотно используют их и считают одним из лучших изобретений человечества.

Обзор на самые интересные варианты приведён в списке:

Clear. Приложение было создано около 10 лет назад и представляет собой виртуальный блокнот, в котором можно фиксировать дела и вычёркивать сделанные.
1-3-5 List. Приложение работает по типу техники «1-3-5»

В нём дела сортируются по степени важности, выделяя одну первостепенную задачу, три средних и пять малозначительных. RescueTime

Интересный вариант, с помощью которого можно сделать полноценный анализ временных затрат за день. Причём программа способна отправлять предупреждения, отметив незапланированный расход времени.
Trello. Софт доступен уже около 10 лет. Он подходит тем, кто предпочитает визуализировать задачи максимально ярко. Приложение выглядит как гигантская доска, на которой размещаются карточки с делами по степени важности. После отметки о выполнении оставшиеся задачи автоматически переходят из одной категории в другую.
Loop — Habit Tracker. Максимально функциональный софт помогает не просто грамотно распоряжаться временем, но и выработать полезные привычки надолго.
focus@will – необычное приложение, подбирающее по результатам предварительного тестирования лучшее музыкальное сопровождение для выполнения той или иной работы.

https://www.youtube.com/watch?v=10pTEiXr2w4 Рабочие приемы в тайм- менеджменте

Что такое тайм–менеджмент и для чего он нужен

Большое количество задач порождает стресс и растерянность Человек хватается то за одно, то за другое. В результате оба дела остаются невыполненными или следанными наспех, некачественно.

Распорядившись своим временем умело, без суеты и спешки можно выполнить намного больше заданий. К тому же качество работы будет намного выше.

Постоянная спешка выбивает из колеи, нарушает душевное равновесие и вызывает стресс. В результате решается меньше задач, качество выполнения становится хуже.

Из-за этих причин грамотный тайм-менеджмент приобретает большое значение. Он нужен и рядовым сотрудникам, и руководителям. Но каждом случае подход должен быть индивидуален.

Таким образом, система управления временем позволяет не только выполнить как можно больше работы, но и повысить ее качество, успокоиться и сделать свой труд более эффективным.

Вывод

Тайм-менеджмент – умение управлять временем. Данный навык
помогает грамотно организовать деятельность, перестать тратить время зря,
повышает продуктивность, уровень дохода, эффективности. Есть три вида
тайм-менеджмента: личный, социальный и профессиональный. Проанализируйте жизнь
и выявите проблемную зону.

Поставьте цели, напишите их от руки по системе SMART: пишите конкретно,
измеримо, со сроками, актуально и достижимо. Исходя из целей, планируйте каждый
день заранее.

Первым делом выполняйте важные, объемные и сложные задания по принципу «съешь лягушку на завтрак». Умейте расставлять приоритеты, отказываться от ненужного и делегировать маловажное. Многозадачность – враг продуктивности

Переключение с одного
дела на другое лишь тратит ресурсы и тормозит мозг, поэтому выполнять задачи следует
последовательно от самой важной к менее

Многозадачность – враг продуктивности

Переключение с одного
дела на другое лишь тратит ресурсы и тормозит мозг, поэтому выполнять задачи следует
последовательно от самой важной к менее

Не забывайте про отдых. Обозначьте границы отдыха и по
наступлению определённого часа заканчивайтесь с делами и меняйте деятельность.
Вместо социальных сетей и сериалов, лучше прогуляйтесь или займитесь спортом,
творчеством.

Спите не менее 8 часов в день, хорошо кушайте и не перегружайте себя, иначе наступит выгорание, что приведет к усталости и депрессии.