Тайм-менеджмент

4-й совет тайм менеджмента. Осознанность

Что для меня значит быть осознанным? – Это замечать все, что происходит как внутри тебя, так и вокруг, и наоборот. Я считаю, что осознанность сама по себе творит чудеса. Мы даже провели отдельный тренинги под названием Осознанность.  

Осознанность может помочь и в тайм менеджменте. Поэтому, я предлагаю в течение ближайшей недели быть осознанным в плане того, на что вы тратите свое время. Будет удобно завести для этого небольшой блокнот, который можно везде носить с собой. В течение этих 7 дней с момента, как вы проснулись и до того момента, как легли спать, записывайте все то, что вы делаете, начиная от того что почистили зубы и умылись и заканчивая стоянием в очереди.

Это упражнение не займет у вас много времени, но оно сразу поможет вам взглянуть на то, как вы в  действительности тратите свое время.

Приведу один из примеров, как работает это упражнение. На одном из тренингов девушка жаловалась на то, что никак не может выучить английский. На тренинге мы делали подобное упражнение, только охватывали всю предыдущую неделю и прописывали, сколько человек приблизительно тратил времени на то или иное занятие. Оказалось, что девушка за всю неделю тратила лишь несколько часов на изучение английского. Я ее спросил, достаточно ли такое количество времени, она ответила, что конечно же нет. В итоге после осознания она запланировала пару часов каждый день на изучение английского. Благо, пользуясь техниками тайм менеджмента, у нее есть на это ресурсы.

Еще раз повторю упражнение: в течение недели записывайте в блокнот все, что вы делаете, а потом делайте выводы, куда девается время и как сделать так, чтобы его хватало.

Помните, что ваши комментарии, очень сильно заряжают оптимизмом и вдохновением других. Так что не стесняйтесь – пишите.

Пакетируйте похожие задачи

Основная идея этого метода управления временем состоит в том, чтобы собрать группу подобных действий и сделать их все одним махом. Вы можете эффективно работать над несколькими задачами, не теряя потока, если деятельность требует аналогичных установок.

Объединяйте похожие задачи и работайте над ними в одно время. Пакетная обработка уменьшает время запуска и замедления, улучшает фокусировку. Возьмите свой список дел на неделю и посмотрите, какие задачи можно было бы объединить.

Например, пакетировать можно такие дела:

• Написать все посты для блога на неделю за один присест;
• Ответить на все накопившиеся письма из email, сделать все необходимые звонки;
• Закупиться необходимыми продуктами и вещами сразу на неделю;
• Выполнить все бытовые задачи в один день.

Чтобы быстрее обрабатывать пакеты, работайте над подобными задачами в течение заданного периода времени, используя технику Помодоро.

21

Тайм-менеджмент для студентов — для чего нужен

Тайм-менеджмент — это особый инструмент по оптимизации времени. С его помощью можно успевать больше, затрачивая меньше сил, но получая при этом качественный результат. Знание правил тайм-менеджмента в студенческой жизни поможет правильно распоряжаться временем, планировать свой день максимально эффективно, высвобождать часы для личных дел.

В результате вы сможете полноценно работать и учиться без вреда для здоровья, качественно отдыхать и иметь насыщенную личную жизнь. Технология по организации временных ресурсов заключается в тренировке сознательного контроля над временем, потраченным на выполнение задания.

Для этого существуют специальные практики и инструменты. Сюда входит расстановка приоритетов, составление списков, мониторинг, анализ временных трат, делегирование дел, постановка целей, распределение времени и планирование.

Большинство людей, включая студентов, находится в режиме тотального дефицита временных ресурсов. Это создает напряженность, эмоциональные переживания, ведущие к дезорганизации деятельности. От правильной организации учебной деятельности зависит, насколько успешной личностью станет студент.

Среди преимуществ технологии тайм-менеджмента можно отметить:

• достижение поставленных целей кратчайшим путем;
• уменьшение количества ошибок;
• меньшую загруженность учебой;
• увеличение мотивации труда;
• большее удовлетворение получаемым образованием, своей учебной деятельностью;
• уменьшение стресса и спешки;
• лучшую организацию учебного процесса;
• выполнение работы с меньшими временными и энергетическими затратами.

Как часто требуется проводить хронометраж дня

Упражнение не требует постоянного выполнения.

Для начала можно попробовать учитывать свое время пару-тройку дней. Обычно это хватает для первичной самодисциплины, но не дает полной картины.

Идеальное решение – вести хронометраж дня две недели.

Это позволит увидеть основные хронофаги, научится первоначальному контролю над временем и оценить свои реальные возможности в достижении планов.

Потом хронометраж можно прекратить и возвращаться к нему только для решения действительно значимых задач или для приведения своего графика в норму после отпуска или длительных выходных!

Интересные статьи:

Выполнить неприятную задачу: правило лягушки

Марк Твен говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Мотивационный оратор Брайан Трейси применил мысль классика к организации рабочего дня.

«Лягушками» Трейси называет самые важные, сложные и трудоемкие задачи, которые мы обычно откладываем. Он советует начинать день именно с них. Когда вы справитесь с трудным делом, у вас поднимется настроение и возрастет мотивация, к тому же вы сэкономите время, которое могло бы уйти на прокрастинацию.

Если за день нужно решить сразу несколько сложных задач, Трейси советует выбирать самую большую и важную из них. Так постепенно сформируется привычка сразу приступать к главному, а это, по мнению автора методики, ключ к высокой продуктивности.

Правило лягушки и другие техники управления временем Трейси описал в книге «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это принятие решений: что делать, когда делать, и что делать — все зависит от вас. Вы можете с уверенностью заявить, что эффективно распоряжаетесь своим временем, если отдаете приоритет высокоценным, целеустремленным занятиям, выполняете их в соответствии с графиком и при этом находите время позаботиться о себе физически. Однако, если вас спросят, как вам это удается? Это очень просто, это всего лишь использование различных методов тайм-менеджмента.

Методы тайм-менеджмента, представляющие собой набор правил и концепций, позволяют сделать больше за меньшее время и с меньшими усилиями. Это также помогает улучшить качество ваших решений и скорость их принятия.

В дополнение к этому вам следует подумать о конкретных аспектах вашего тайм-менеджмента, которые требуют работы, и о том, как вы предпочитаете организовывать свое время. Вы также можете адаптировать свои стратегии управления временем к рабочему месту, чтобы повысить свою производительность.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

• первостепенные срочные;
• первостепенные не срочные;
• срочные второстепенные;
• второстепенные несрочные.

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

• делегируйте полномочия (что не требует именно вашего обязательного участия, всегда можно передать, если вы в этот момент будете заняты ситуацией, которую кроме вас никто не разрешит);
• научитесь говорить «нет» (система персонального тайм-менеджмента сводится в том числе к тому, чтобы не брать лишние дела, то есть дела, воплотить которые качественно вы не сможете, потому что не успеете или будете делать их в спешке).

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны

Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

Каждый день с утра составлять список дел.
Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Задание на взаимопроверку

Прежде чем продолжить изучение урока, предлагаем выполнить интересное задание.

Предложите план своего дня – рабочего или выходного. Начинайте со времени пробуждения и заканчивайте временем отхода ко сну. Чрезмерно детализировать не нужно, отмечайте лишь основные задачи. Это задание поможет вам потренироваться и в общих чертах понять, насколько хорошо вам удается планировать в данный момент, а именно:

• грамотно ли вообще вы планируете;
• не погружаетесь ли вы в излишнюю детализацию;
• не является ли ваш план слишком абстрактным.

Обратную связь вы получите от тех, кто выполнит данное задание также, как и вы.

Это задание на взаимную проверку, поэтому сначала вам нужно проверить 2 работы других пользователей, а затем загрузить свою. При проверке чужих работ вам необходимо оценить план других участников, проставив соответствующие оценки по каждой из шкал.

Cтатистика На весь экран

Теперь предлагаем перейти к следующему разделу.

Канбан

Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска».

В чём заключается: чертится таблица из трёх столбцов. Столбцы носят названия «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов. В течение дня дела вычёркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния.

Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.

Большой плюс канбана — наглядность. Но его можно сделать ещё удобнее и нагляднее — с помощью маркерной доски и стикеров. На доске чертите таблицу, а на стикерах пишете дела, которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеиваете из одного столбца таблицы в другие.

Кому подходит: канбан изначально придумали, чтобы использовать на предприятиях. Там с его помощью контролировалась работа команды и прогресс проектов. Однако канбан годится и для личного планирования. Его, кстати, можно комбинировать с другими системами тайм-менеджмента, например с временными блоками (о них мы рассказали выше).

Особенности: сейчас канбан популярен, его часто внедряют в компаниях — и на то есть причины. Однако, чтобы это принесло пользу, нужно глубже вникнуть в эту систему, узнать о её нюансах и постараться избежать ошибок.

Книги по тайм менеджменту – ТОП-5

В книге «Тайм-менеджмент» рассказывается, как перестать накапливать важные дела и откладывать их на потом. Брайан Трейси посвятил более 30 лет темам личной эффективности и тесно связывает их с достижением успеха в бизнесе. Одна из главных мыслей автора – грамотное управление временем немедленно приводит к увеличению ваших доходов и запускает механизм достижения успеха в других сферах жизни.

«Тайм-драйв» – отличная книга для русскоговорящего читателя с соответствующим менталитетом. Здесь автор излагает на простых жизненных примерах суть управления временем без лишней «воды» и пафоса. Подойдет как менеджерам и деловым людям, так и простым парням и девушкам, желающим навести порядок в своей жизни. Книга написана популярным языком для широкого круга читателей.

В книге «Жесткий тайм-менеджмент…» автор предлагает каждый день своей жизни «выжать до последней капли», то есть сделать его максимально продуктивным. В прямолинейной форме он дает ряд советов, которые моментально поднимают продуктивность человека и наполняют смыслом казалось бы никчемную жизнь обывателя. Не зря книга начинается со слова «жесткий», именно так, не щадя себя Кеннеди предлагает менять свои неправильные привычки на новые и полезные.

Это произведение поможет вам избавиться от прокрастинации, уменьшить стресс от обилия важных и параллельно возникающих задач. Книга поможет установить читателю баланс между работой и личной жизнью. Здесь вы найдете приемы – как уделяя всего 10 минут элементарному планированию, успевать в 2-3 раза больше, чем вы могли до этого.

Книга «7 заповедей организованной мамы» отлично подойдет как мамам в декрете, так и женщинам с более взрослыми детьми. В любом случае маме нужно успевать многое и чем больше у нее детей, тем грамотнее стоит подходить к управлению временем. А ведь нужно еще находить время для мужа и для себя в конце концов. Что следует учитывать, если у вас большая и активная семья – обо всем этом вы узнаете из книги Светлана Гончаровой.

Достоинства и недостатки тайм-менеджмента

• Всегда завершает начатое. Это относится как к личной, так и к профессиональной сферам.
• Как правило, добиваются поставленных целей.
• Рационально распределяют своё время. Имеют больше возможностей для отдыха и наслаждения жизнью.
• Становятся более уверенными в себе, мыслят позитивно, настроены на достижение успеха.
• Способны побороть в своей жизни прокрастинацию — стремление откладывать не сделанные дела на неопределённо далёкое будущее.
• Всегда имеет эффективный план на ближайшее время и в перспективе.
• Способен контролировать свою жизнь, изменять её к лучшему, пользоваться открывшимися возможностями.

Объективно оценить достигнутый прогресс можно только попробовав методы тайм-менеджмента на практике. Несмотря на то, что таким образом можно достигнуть многого, имеются минусы, которые некоторых отпугивают от рационального подхода к своему времени.

• Использование тайм-менеджмента комфортно не для всех.
• Хаос в жизни создают ощущение постоянной занятости и позволяет заполнить время. Если все дела за день переделать до обеда, то высвободится несколько часов свободного времени. Далеко не каждый сможет в такой ситуации найти себе занятие.
• Придерживаться распорядка иногда бывает скучно. У жизни остаётся меньше разнообразия. Наличие одного и того же распорядка каждый день делает их похожими. Лучшая эффективность не всегда приятнее постоянного однообразия.
• Тайм-менеджмент при использовании предполагает. Что всё происходит просто и предсказуемо. Ведь именно в такой обстановке можно легко планировать свою жизнь. В реальной ситуации в жизнь постоянно вторгаются непредсказуемые события. Не всегда удаётся сохранить порядок своих действий в новой ситуации.

Применение тайм-менеджмента требует от человека постоянного проявления самодисциплины. В обмен на потраченные усилия он получает более яркую и интересную жизнь.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?

Тайм-менеджмент — это управление временем в самом буквальном смысле слова (от англ. time management). Если говорить подробнее, то это набор определенных инструментов, техник и методов организации деятельности человека, которые повышают его продуктивность.

Тайм-менеджмент нужен каждому для того, чтобы научиться управлять самым дорогим ресурсом современности — временем. Благодаря тайм-менеджменту можно:

• эффективно выстроить свою деятельность;
• побороть прокрастинацию;
• получать бОльший эффект от работы и добиться высоких результатов (успевать сделать больше важных дел);
• существенно понизить уровень переживаний и стресса;
• научиться расставлять приоритеты для достижения своих целей.

Навыки тайм-менеджмента могут способствовать росту продуктивности не только отдельного человека, но и целого коллектива в рамках компании.

В литературе представлено множество подходов к организации времени. В каждом из них есть основные принципы, следуя которым, человек сможет начать работать более эффективно. Выделяют наиболее важные:

• мотивация;
• анализ;
• планирование;
• структурирование;
• приоритеты;
• делегирование.

Все эти принципы так или иначе заложены в разнообразные методы и инструменты эффективного управления временем и деятельностью человека. 

`pc`

{{/pc}}

`mobile`

{{/mobile}}

Немного научных фактов

Люди «ничего не успевают», потому что в школе их не учат, как управлять своим временем и ресурсами, правильно ставить задачи и распределять их в течение дня.

Более того, на скорость работы влияет недисциплинированность. Ты, наверняка, замечала, что берясь за какое- то дело, особенно, если оно тебе не нравится, через какое-то время ты начинаешь заглядывать в телефон, проверять почту, смотреть видео с котиками.

Человек убеждает себя, что он потратит на это всего пару минут, а потом вернется к работе, мол, надо сделать перерыв. Но, как правило, в ленте можно «зависнуть» быстрее, чем Windows 93.

И даже если ты действительно потратила только пару минут, прочитав электронное письмо, это все равно влияет на твою продуктивность.

Согласно исследованию Клайва Томпсона, человек проверяет почту каждые 10 минут, это около 56 раз в день, о чем Томпсон писал в статье «Meet the Life Hackers», The New York Times.

А Боб Салливан и Хью Томпсон в своей книге «Эффект плато. Как преодолеть застой и двигаться дальше», рассказывают, что после каждой проверки почты человеку требуется до 25 минут, чтобы вернуться к прежнему ритму работы.

Зная все это, Шварц утверждал, что поэтому люди и не могут все успеть, действовать продуктивно – мы слишком часто отвлекаемся на мелочи, не понимая, насколько сильно они сжирают наше свободное время и энергию.

Его метод 90/30 предполагает, что во время работы, в эти самые 90 минут, нельзя разрешать себе отвлекаться на почту, переписку с друзьями, зависание в родительском чате и так далее. Тогда ты сможешь сделать трудное дело намного быстрее и легче, чем «размазывая» его на весь день.